Office Manager

Van projectadministratie tot communicatie en van kantoororganisatie tot teamevents: jij zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en houdt overzicht in alle ondersteunende processen. Dankzij jouw gestructureerde aanpak kunnen collega’s zich volledig richten op hun projecten — en blijft het kantoor een plek waar iedereen prettig samenwerkt.

Bij Vintis Installatieadviseurs zijn we dagelijks bezig met het verduurzamen van gebouwen, van scholen, kantoren, hotels tot zorginstellingen. Jij zorgt er op de achtergrond voor dat alles goed geregeld is: heldere communicatie, een soepele planning en een georganiseerde werkomgeving. Zo draag jij, vanuit jouw expertise, bij aan een efficiënte organisatie die werkt aan een groenere wereld.

In de rol van Office Manager ben je de verbindende factor binnen Vintis. Je ondersteunt de directie en het team bij organisatorische, projectmatige, communicatieve en facilitaire werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde — jij houdt overzicht, organiseert, communiceert en zorgt dat processen soepel verlopen. Je werkt zelfstandig, maar hebt regelmatig contact met collega’s en projectleiders om zaken goed af te stemmen en de administratie op orde te houden.

• Beheren van agenda’s, correspondentie en interne/externe communicatie.
• Ondersteunen bij aanbestedingen, offertes en CRM-administratie (Simplicate).
• Controleren en opmaken van rapporten, offertes en presentaties.
• Onderhouden van contact met leveranciers, verzekeringen en pensioenpartners.
• Zorgen voor een nette, duurzame en goed georganiseerde kantooromgeving.
• Organiseren van teamevents en bijdragen aan een positieve werksfeer.

• Bij Vintis geloven we in waardering, vertrouwen en groei. Daarom bieden we jou:
• Verantwoordelijkheid: je beheert je eigen domein en hebt ruimte om initiatieven te nemen.
• Waardering: jouw werk maakt zichtbaar verschil in de dagelijkse bedrijfsvoering.
• Teamgevoel: een hecht team, sportieve uitjes, borrels en gezamenlijke lunches.
• Ontwikkeling: mogelijkheden om je vakkennis te verdiepen en processen te verbeteren.
• Zinvol werk: je draagt bij aan duurzame gebouwen en een comfortabel binnenklimaat.

• HBO-opleiding in de richting Office Management, Bedrijfsadministratie, HRM of vergelijkbaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen het MKB.
• Ervaring met Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint).
• Ervaring met Simplicate of vergelijkbare CRM-/projectsoftware.
• Je bent organisatorisch sterk, communicatief vaardig en digitaal handig. Een pre is kennis van Canva en Photoshop.
• Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en weet goed te prioriteren.
• Je bent 32 uur per week beschikbaar in Zoetermeer.

• Een zelfstandige, veelzijdige functie voor 32 uur per week.
• Een betrokken team in Zoetermeer, waar samenwerking en plezier centraal staan.
• Marktconform salaris op basis van kennis en ervaring.
• 31 vakantiedagen (o.b.v. fulltime).
• Reiskostenvergoeding en netto onkostenvergoeding.
• Winstuitkering bij vast dienstverband.

Klaar om jouw organisatorische en communicatieve talent in te zetten bij een organisatie met impact? Reageer dan snel en neem dan telefonisch contact op met onze Recruiter Samantha of stuur een bericht via Whatsapp.