Sr. Management Assistent | 32 - 40 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Voor een bestuurlijke omgeving in Utrecht (Science Park) zoeken wij een senior Management Assistent die rust brengt in dynamiek en moeiteloos op topniveau ondersteunt. Ben jij een stevige, discrete en vooruitdenkende professional die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en het strak houden van processen? Dan is dit een rol waarin jij volledig tot je recht komt.
De functieIn deze positie ben jij een senior managementassistent en een professionele ondersteuner. Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat, samen vormen jullie een hecht team dat elkaar versterkt, back-up biedt en zorgt voor continuïteit.
Je ondersteunt primair en zelfstandig de directeur en het managementteam (3 managers). Daarnaast spring je, als dat tijdelijk nodig is, bij in de ondersteuning van één of meerdere leden van het College van Bestuur. Je beweegt je makkelijk in een omgeving waar zorgvuldigheid, prioriteiten stellen en gevoel voor verhoudingen dagelijks belangrijk zijn.
De organisatie werkt voornamelijk op locatie; dinsdag en donderdag zijn vaste werkdagen waarop je in ieder geval aanwezig bent.
Wat ga je doen?Je rol is breed en vraagt om regie, overzicht en senioriteit. Onder andere houd je je bezig met:
- Het ondersteunen van het managementteam met agendabeheer, e-mailafhandeling en het beheren van de mailbox van de directeur;
- Het plannen, voorbereiden en organiseren van teamdagen en het oppakken van alle overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden;
- Het uitvoeren van administratieve taken, zoals het plaatsen van bestellingen, het verzorgen van de financiële afhandeling, het verwerken van correspondentie en de verspreiding van stukken;
- Het opstellen en bewaken van de jaarplanning van studiedagen voor het College van Bestuur en directeuren, inclusief de teamdagen van het CvB;
- Het organiseren en coördineren van externe bestuurlijke overleggen en het zorgen voor een soepele voorbereiding en logistiek;
- Het fungeren als stevige back-up binnen het secretariaat, waardoor je ook andere bestuurders kunt ondersteunen wanneer dat eventueel nodig is.
Je krijgt een positie waarin je echt verschil maakt voor de bestuurlijke slagkracht van de organisatie. Dankzij jouw overzicht, proactieve aanpak en aandacht voor kwaliteit ontstaat er ruimte en rust voor het management en bestuur. Je bent een stabiele factor die vooruitdenkt, processen bewaakt en zorgt dat alles op het juiste moment geregeld is.
De functie is beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week.
Enthousiast?Ben jij deze ervaren management assistent met bestuurlijke antenne, discretie en een proactieve stijl van ontzorgen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren en dit sterke secretariaatsteam te versterken.
Omschrijving
Voor een bestuurlijke omgeving in Utrecht (Science Park) zoeken wij een senior Management Assistent die rust brengt in dynamiek en moeiteloos op topniveau ondersteunt. Ben jij een stevige, discrete en vooruitdenkende professional die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en het strak houden van processen? Dan is dit een rol waarin jij volledig tot je recht komt.
De functieIn deze positie ben jij een senior managementassistent en een professionele ondersteuner. Je werkt nauw samen met drie collega's op het bestuurssecretariaat, samen vormen jullie een hecht team dat elkaar versterkt, back-up biedt en zorgt voor continuïteit.
Je ondersteunt primair en zelfstandig de directeur en het managementteam (3 managers). Daarnaast spring je, als dat tijdelijk nodig is, bij in de ondersteuning van één of meerdere leden van het College van Bestuur. Je beweegt je makkelijk in een omgeving waar zorgvuldigheid, prioriteiten stellen en gevoel voor verhoudingen dagelijks belangrijk zijn.
De organisatie werkt voornamelijk op locatie; dinsdag en donderdag zijn vaste werkdagen waarop je in ieder geval aanwezig bent.
Wat ga je doen?Je rol is breed en vraagt om regie, overzicht en senioriteit. Onder andere houd je je bezig met:
- Het ondersteunen van het managementteam met agendabeheer, e-mailafhandeling en het beheren van de mailbox van de directeur;
- Het plannen, voorbereiden en organiseren van teamdagen en het oppakken van alle overige voorkomende ondersteunende werkzaamheden;
- Het uitvoeren van administratieve taken, zoals het plaatsen van bestellingen, het verzorgen van de financiële afhandeling, het verwerken van correspondentie en de verspreiding van stukken;
- Het opstellen en bewaken van de jaarplanning van studiedagen voor het College van Bestuur en directeuren, inclusief de teamdagen van het CvB;
- Het organiseren en coördineren van externe bestuurlijke overleggen en het zorgen voor een soepele voorbereiding en logistiek;
- Het fungeren als stevige back-up binnen het secretariaat, waardoor je ook andere bestuurders kunt ondersteunen wanneer dat eventueel nodig is.
Je krijgt een positie waarin je echt verschil maakt voor de bestuurlijke slagkracht van de organisatie. Dankzij jouw overzicht, proactieve aanpak en aandacht voor kwaliteit ontstaat er ruimte en rust voor het management en bestuur. Je bent een stabiele factor die vooruitdenkt, processen bewaakt en zorgt dat alles op het juiste moment geregeld is.
De functie is beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week.
Enthousiast?Ben jij deze ervaren management assistent met bestuurlijke antenne, discretie en een proactieve stijl van ontzorgen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren en dit sterke secretariaatsteam te versterken.
Functie eisen
Wie jij bentJij floreert in een bestuurlijke omgeving waar veel tegelijk gebeurt en waar zorgvuldigheid en tempo hand in hand gaan. Je bent een senior managementassistent die rust brengt, overzicht houdt en met gemak schakelt op directie- en bestuursniveau. Resultaatgerichtheid, samenwerken en initiatief nemen zijn voor jou geen losse termen, maar de manier waarop je elke dag werkt. Je denkt vooruit, voelt haarfijn aan wat er nodig is en zorgt dat de ondersteuning staat als een huis, ook als de druk oploopt.
Wat je meebrengtJe hebt een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau 4 en hbo werk- en denkniveau. In je loopbaan heb je ruime ervaring opgedaan in een vergelijkbare, zelfstandige rol als management assistent - directiesecretaresse waarin je directie, MT of bestuur ondersteunde binnen een complexe organisatie. Je beheerst het Nederlands uitstekend, mondeling én schriftelijk, en een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure.
Je werkt vlot met het MS Office-pakket en als je ervaring hebt met iBabs is dat een mooie pré. Daarnaast voel je je thuis in de dynamiek die daarbij hoort.
Verder ben je beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en kun je in ieder geval op dinsdag en donderdag op locatie aanwezig zijn.
Hoe jij werktJe bent een natuurlijke ontzorger met senioriteit: je ziet werk liggen, pakt het op en bewaakt de voortgang zonder dat iemand erom hoeft te vragen. Je organiseert je werkzaamheden systematisch en efficiënt, houdt grip op deadlines en stelt moeiteloos de juiste prioriteiten.
In contact met anderen ben je helder, correct en professioneel. Je communiceert soepel op verschillende niveaus, weet belangen goed te wegen en blijft ook in een hectische setting rustig en scherp. Je schakelt snel tussen onderwerpen, houdt overzicht en werkt accuraat, óók wanneer zaken onverwacht veranderen. Daarbij denk je graag mee, kom je met slimme verbeteringen en zoek je actief naar oplossingen die de ondersteuning nóg sterker maken.
Werk jij graag op niveau, haal je voldoening uit het ondersteunen van een managementteam en ben je op je best wanneer je structuur en continuïteit kunt brengen? Dan komen we heel graag met je in contact.
