Administratief medewerker Service & Onderhoud

In deze veelzijdige rol ben jij het eerste aanspreekpunt voor telefonische vragen van klanten die binnen komen om deze vervolgens op de juiste plek in de organisatie uit te zetten. Je zorgt in nauwe samenwerking met de collega’s op de S&O afdeling voor het verder professionaliseren van de operationele werkprocessen, ook signaleer en realiseer je verbeteringen.

window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-CWD68SF9J5');

Bewust kiezen voor technisch uitdagende projecten; daar staat onze opdrachtgever voor. Mede door een hoge servicegraad en duidelijke afspraken te maken met klanten én deze na te komen verkrijgen zij projecten en herhalingsopdrachten. De opdrachtgevers van onze opdrachtgever zijn: Gemeentes , Installateurs , Vastgoedeigenaren , Vastgoedbeheerders , facilitaire managers etc.

Door de weeks is het 100% aandacht voor het werk, de klant en de techniek. Op vrijdagmiddag leggen we tijdig het werk neer en is er ruimte en tijd voor een drankje en een hapje om de week af te sluiten. Voor veel werknemers is techniek hun passie en bij wijze van spreken meer een hobby dan werk. In dit hechte team brengt ieder zijn eigen specialisme in en biedt toegevoegde waarde aan het eindresultaat.

In deze administratieve erol ben jij hoofdzakelijk verantwoordleijk voor het inplannen van de buitendienst medewerkers, het opvolgen van acties richting de klant, het voorbereiden van de werkbonnen en de afronding van de werkzaamheden met o.a. het verzamelen van de onderhoudsrapportages, de controle op de ingevoerde uren en de overdracht naar de financiële administratie ten behoeve van de facturatie. Tevens heb je een ondersteunende rol bij het opstellen van de service contracten voor de onderhoudswerkzaamheden voor bestaande/nieuwe klanten. Nadat offertes in opdracht worden gegeven plan je in overleg met de klant en je collega’s de juiste service monteur in. Je zorgt voor de afhandeling van vragen en klachten van de klanten en hebt een actieve rol in het verwerken van de binnenkomende vragen per telefoon. M.a.w. In deze functie ben je een belangrijke schakel tussen de klant en de gehele organisatie.

Samenvattend:

• Een ondersteunende rol in het opstellen van onderhoudsoffertes en het opstellen van de onderliggende calculaties.
• Na goedkeuring van de offertes, zorgdragen voor een juiste administratieve verwerking met als belangrijk onderdeel het aanmaken van de opdrachtbonnen zodat de juiste werkzaamheden geborgd worden.
• In overleg met collega’s en de klanten stel je de planning op van de onderhoudswerkzaamheden.
• Voor aanvang van het onderhoud benader je proactief de klanten voor de afspraak bevestiging en inventariseer je specifieke vragen/wensen van de klant.
• Om je collega’s goed voorbereid naar het werk te laten gaan controleer je met de klant de werkgegevens/werkadres en de contactpersonen ten tijden van het onderhoud.
• Indien van toepassing draag je zorg voor ondersteunde faciliteiten voor de service monteur, zoals parkeervergunningen, hotelovernachtingen enz.
• Vraagt de onderhoudsrapportage op bij onze service monteurs na uitvoering van de werkzaamheden en zorgt voor verzending van de rapportages richting de klant.
• Indien van toepassing draag je zorg dat er offertes worden opgestuurd, welke vanuit sales/calculator worden opgesteld.
• Ondersteunt de service coördinator bij het controleren van de opdrachtbonnen zodat deze op een juiste wijze inclusief urenverantwoording kunnen worden afgesloten.
• Hierbij ben je een schakel richting de financiële administratie voor de juiste input voor de facturatie.

De Administratief Medewerker S&O rapporteert aan de Service Coördinator.

• Een klantvriendelijk en commerciële instelling is vereist.
• Daarnaast moet je binnen deze functie regelmatig afstemmen met anderen, dus improvisatie en organisatievermogen zijn een vereiste.
• Je hebt een flexibele, proactieve, no nonsens werkhouding, sterke communicatieve vaardigheden, een klantgerichte instelling en je bent gestructureerd. Vereiste kennis en/of ervaring:
• Goed in communiceren zowel intern met collega’s als met de klant.
• Goed kunnen schakelen tussen de interne en externe belangen en hier een ondersteunende rol in spelen binnen de organisatie.
• Zorgt voor afdoende controle op kwaliteit van werkzaamheden, rapportages en heeft hierin een signalerende rol.
• Zorgt voor een goede administratie. Werkt gestructureerd en behoud het overzicht. - Goede schriftelijke communicatie in het Nederlands.
• Affiniteit met het gebruik van systemen. Goede kennis van Outlook, Word, Excel is een pré om werkzaamheden goed uit te voeren.
• Affiniteit met het gebruik van ENK Software of andere ERP systemen is een pré.
• Aantoonbare ervaring in soortgelijke werkomstandigheden strekken tot aanbeveling.

Om je kennis te verdiepen en te verbreden is er ruime mogelijkheid om opleidingen en cursussen te volgen. Je komt te werken in een hecht team.

• Een contract voor 12 maanden met optie tot verlenging;
• Marktconform salaris (€2500 - €3500 bruto per maand, afhankelijk van kennis en ervaring);
• 30 vakantiedagen per kalenderjaar;
• 8% vakantiegeld;
• Pensioenregeling;
• 40 urige werkweek;
• Laptop en telefoon;
• Overige zaken nodig voor de uitvoering van je functie.