Business Projectleider Voor IV-projecten

Gemeente Barneveld werkt continu aan een toekomstbestendige, betrouwbare en transparante organisatie, waarin technologie en informatievoorziening bijdragen aan een effectieve dienstverlening, informatieveiligheid, bedrijfscontinuïteit en vertrouwen in de overheid.

Binnen de informatievoorziening lopen diverse projecten gericht op vernieuwing van systemen, verbetering van processen en versterking van de informatiehuishouding. Om deze projecten succesvol te realiseren zoekt Gemeente Barneveld een ervaren Business Projectleider Informatievoorziening.

De opdrachtnemer wordt ingehuurd vanwege specialistische kennis en ervaring op het gebied van projectmanagement, informatievoorziening, aanbestedingen, implementaties en verandertrajecten binnen de publieke sector.

De opdracht heeft een tijdelijk en resultaatgericht karakter en richt zich op het gelijktijdig begeleiden van meerdere informatievoorzieningsprojecten. De projectleider zorgt voor een gestructureerde aanpak waarbij gestuurd wordt op tijd, geld, capaciteit, kwaliteit, risico's en afbakening. Daarbij staat het realiseren van overeengekomen projectresultaten centraal, inclusief een succesvolle overdracht naar beheer.

De projectleider ondersteunt opdrachtgevers bij het opstellen van projectopdrachten, plannen van aanpak en besluitvorming. Daarnaast draagt de projectleider zorg voor voortgangsrapportages, stakeholdermanagement, leveranciersaansturing en informatiebeheer binnen de projecten.

De opdrachtgever beoordeelt uitsluitend de kwaliteit, bruikbaarheid en tijdigheid van de overeengekomen resultaten.

De opdrachtnemer houdt zich onder andere bezig met:

• Opstellen en actualiseren van projectopdrachten en plannen van aanpak;
• Sturen op planning, capaciteit, budget, kwaliteit, risico's en scope;
• Functioneel aansturen van projectmedewerkers;
• Regie voeren op de inzet en prestaties van leveranciers;
• Organiseren van besluitvorming en escalaties waar nodig;
• Opstellen van periodieke voortgangsrapportages;
• Afstemmen met opdrachtgevers, stakeholders en de I-portfoliomanager;
• Organiseren van communicatie rondom projecten;
• Bewaken van een zorgvuldige overdracht naar beheer;
• Zorgdragen voor adequaat informatiebeheer binnen projecten;
• Begeleiden van aanbestedings-, selectie-, implementatie- en optimalisatietrajecten;
• Managen van meerdere projecten en projectfasen tegelijkertijd.

Gedurende de opdracht worden voor twee tot vier informatievoorzieningsprojecten of projectfasen (afhankelijk van de fase waarin deze zich bevinden) minimaal de volgende resultaten opgeleverd:

Voor projecten in de verwervingsfase:

• Begeleiden en documenteren van marktconsultaties;
• Opstellen van een passende aanbestedingsstrategie;
• Opstellen van benodigde aanbestedings- en selectiedocumentatie;
• Begeleiden van aanbestedings- en selectieprocedures;
• Opleveren van onderbouwde selectie- en gunningsadviezen;
• Contractering van een passende leverancier en/of oplossing.

Voor projecten in de implementatiefase:

• Vaststellen van een gedragen implementatieaanpak;
• Aansturen en begeleiden van implementatietrajecten;
• Coördineren van de afstemming tussen opdrachtgever, gebruikersorganisatie, leveranciers en technische specialisten;
• Bewaken van planning, capaciteit, budget, kwaliteit en scope;
• Oplevering van een geïmplementeerde oplossing die gereed is voor overdracht naar beheer.

Voor projecten in de optimalisatie- en beheerfase:

• Inventariseren van optimalisatiebehoeften;
• Prioriteren van verbetermaatregelen;
• Realiseren van overeengekomen verbeteringen;
• Vastleggen van beheer- en overdrachtsafspraken;
• Borgen van continuïteit en beheerbaarheid van de oplossing.

Voor alle toegewezen projecten geldt dat:

• Projectopdrachten, planningen en rapportages actueel en beschikbaar zijn;
• Besluitvorming tijdig wordt voorbereid en ondersteund met heldere informatie;
• Aantoonbaar wordt gestuurd op resultaten, risico's, afhankelijkheden, capaciteit, budget en planning;
• Stakeholders periodiek worden geïnformeerd over voortgang, risico's en besluitpunten;
• De gerealiseerde oplossingen aantoonbaar overdraagbaar zijn naar de beheer- en gebruikersorganisatie.

Aan het einde van de opdracht zijn twee tot vier informatievoorzieningsprojecten of projectfasen aantoonbaar verder gebracht naar een volgende volwassenheidsfase, waarbij de overeengekomen resultaten binnen de gestelde kaders van tijd, geld, kwaliteit en capaciteit zijn gerealiseerd en de continuïteit van beheer en gebruik is geborgd.