Contractbeheerder

Team Inkoop is bezig met de verdere professionalisering van contractbeheer en contractmanagement. Een actuele, volledige en betrouwbare contract- en leveranciersadministratie is daarbij essentieel. Dit belang neemt verder toe door veranderende wet- en regelgeving, waaronder ontwikkelingen rondom de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) en andere relevante verplichtingen op het gebied van leveranciers-, contract- en inhuuradministratie. Per 1 januari 2025 heeft een samenvoeging van twee inkoopafdelingen plaatsgevonden. Beide afdelingen werkten tot dat moment met een eigen administratie, werkwijze en procesinrichting. De organisatie werkt er nu aan om de processen, systemen en administraties te uniformeren en toekomstbestendig in te richten. De opdracht richt zich op het op orde brengen, beheren en structureel verbeteren van het contractbeheer binnen de inkoopafdeling. De contractbeheerder/inkoopadministrateur zorgt ervoor dat inkoopcontracten correct, volledig en tijdig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Daarbij is het van belang dat niet alleen de huidige contractadministratie wordt bijgewerkt, maar ook dat de werkwijze duurzaam wordt ingericht, zodat de organisatie hier langdurig gebruik van kan maken. Dit zal gebeuren in een nauwe samenwerking met collega's van het support-change team. Daarnaast wordt op dit moment gewerkt aan de inrichting van Source-to-Contract in Mercell. De opdrachtnemer heeft de opdracht om actief bij te dragen aan een inrichting die aansluit bij de toekomstige behoeften van de organisatie. Hierbij gaat het onder meer om het eenduidig vastleggen van contractinformatie, leveranciersgegevens, looptijden, verlengingsopties, verantwoordelijke budgethouders, verplichtingen en relevante signaleringen. Een belangrijk onderdeel van de opdracht is het meedenken over de wijze waarop informatie moet worden vastgelegd in het kader van relevante wet- en regelgeving. Door de komst van de WTTA moeten leveranciers die arbeidskrachten ter beschikking stellen periodiek gecontroleerd kunnen worden. De opdracht vraagt daarmee om een combinatie van uitvoerende contractbeheerwerkzaamheden, administratieve zorgvuldigheid, procesmatig denken en het kunnen vertalen van wet- en regelgeving naar een werkbare administratieve inrichting.

• Het actualiseren, controleren en aanvullen van de bestaande contractadministratie.
• Het juist, volledig en uniform vastleggen van nieuwe inkoopcontracten.
• Het verwerken van wijzigingen in bestaande contracten, zoals verlengingen, beëindigingen, contactpersonen, leveranciersgegevens en gewijzigde afspraken.
• Het bewaken van contracttermijnen, verlengingsopties, opzegtermijnen en andere relevante actiemomenten.
• Het tijdig signaleren van benodigde acties richting contracteigenaren, budgethouders, inkopers en andere betrokken collega's.
• Het ondersteunen van collega's en budgethouders bij vragen over contractinformatie en de vastlegging daarvan.
• Het opstellen van periodieke rapportages over de status van de contractadministratie, lopende contracten, aankomende acties en mogelijke risico's.
• Het signaleren van onvolledigheden, afwijkingen en verbeterpunten in de contractadministratie.
• Het bijdragen aan de verdere inrichting van Source-to-Contract in Mercell.
• Het meedenken over een uniforme werkwijze voor contractbeheer en contractmanagement binnen de samengevoegde inkoopafdeling.
• Het uitwerken en vastleggen van een proces voor structureel contractbeheer, zodat werkzaamheden overdraagbaar en duurzaam geborgd zijn.
• Het inrichten van een werkwijze voor het vastleggen van informatie die nodig is in het kader van relevante wet- en regelgeving.

• Aan het einde van de opdracht zijn in ieder geval de volgende resultaten opgeleverd:
• Een opgeschoonde, actuele en betrouwbare contractadministratie.
• Een uniforme werkwijze voor het vastleggen en beheren van contracten.
• Een procesbeschrijving voor structureel contractbeheer, inclusief rollen, verantwoordelijkheden en actiemomenten.
• Periodieke rapportages waarmee inzicht ontstaat in contracten, looptijden, verplichtingen en risico's.
• Een uitgewerkte en geïmplementeerde werkwijze voor het vastleggen van relevante informatie in het kader van wet- en regelgeving.
• Een specifieke werkwijze voor het controleren en vastleggen van leveranciersinformatie in het kader van de WTTA.
• Een overdraagbare werkwijze waarmee de organisatie het contractbeheer ook na afloop van de opdracht zelfstandig kan voortzetten.