Management Assistente

Als Management Assistente ben je samen met je collega's verantwoordelijk voor de professionele ondersteuning van de organisatie. Je hebt een centrale positie binnen SADC en bent voor veel collega's en externe relaties een belangrijk aanspreekpunt.

Een belangrijk onderdeel van je functie is de ondersteuning van een directielid. Je beheert de agenda en mailbox, plant complexe afspraken en zorgt ervoor dat bijeenkomsten met verschillende betrokken partijen goed worden georganiseerd. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en verzoeken tijdig worden opgepakt.

Daarnaast ben je betrokken bij het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor. Je zorgt ervoor dat bezoekers gastvrij worden ontvangen, vergaderruimtes klaarstaan en collega's kunnen rekenen op een prettige en goed georganiseerde werkomgeving.

Ook ondersteun je bij facilitaire zaken, ICT-gerelateerde vragen en verschillende administratieve werkzaamheden. Je hoeft daarbij niet overal zelf een oplossing voor te hebben, maar weet wel hoe je zaken in beweging krijgt en zorgt ervoor dat vragen bij de juiste personen terechtkomen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda en mailbox van een directielid;

• Plannen en coördineren van complexe afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten;

• Beheren van de algemene mailbox en zorgen voor een tijdige afhandeling van binnenkomende verzoeken;

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en externe relaties;

• Verzorgen van de planning en het beheer van vergaderruimtes;

• Organiseren van lunches en verzorgen van kantoorartikelen en andere facilitaire benodigdheden;

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor ICT-gerelateerde vragen en facilitaire zaken;

• Bijhouden en actualiseren van contactgegevens van externe relaties en andere stakeholders;

• Administratief ondersteunen bij projecten en interne bedrijfsprocessen;

• Signaleren van knelpunten en meedenken over het verbeteren van werkprocessen en dienstverlening.

Wat deze functie interessant maakt, is dat je veel verschillende werkzaamheden combineert. Het ene moment ben je bezig met een complexe agenda of een belangrijke bijeenkomst, terwijl je even later een collega helpt met een praktische vraag of meedenkt over hoe een intern proces beter georganiseerd kan worden.

Je werkt daarbij nauw samen met je collega's binnen Business Support. Jullie stemmen werkzaamheden op elkaar af, nemen taken van elkaar over wanneer dat nodig is en zorgen samen voor continuïteit binnen de organisatie.