Managementassistent | 32 uur | Stichting kanker.nl

Jij organiseert graag, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt overzicht, pakt zaken zelfstandig op en krijgt energie van een werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. In deze functie zet je jouw organisatietalent in voor een organisatie met een maatschappelijke missie en maak je met jouw ondersteuning elke dag het verschil.

Voor Stichting kanker.nl in Amsterdam- Zuid zoekt Pienk een parttime Managementassistent die zorgt voor structuur, overzicht en verbinding. Je ondersteunt het management, organiseert bijeenkomsten, bewaakt afspraken en acties en helpt bij de praktische voortgang van een aantal organisatiebrede projecten (PMO). Je bent degene die ziet wat er nodig is, vooruitkijkt en ervoor zorgt dat zaken niet blijven liggen.

Stichting kanker.nl zet zich in voor een wereld waarin mensen die kanker hebben of hebben gehad, en hun naasten, met behulp van betrouwbare kennis hun kwaliteit van leven kunnen verbeteren. Dat doet de stichting door informatie, ondersteuning en ervaringen van anderen toegankelijk te maken.

De organisatie is volop in ontwikkeling. Nieuwe manieren van samenwerken, veranderende behoeften en organisatorische ontwikkelingen vragen om mensen die initiatief nemen en graag meebouwen. Juist daarin ligt jouw kans: jij zorgt voor rust en structuur, zodat collega's zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk en gezamenlijke missie.

Je werkt nauw samen met het management en hebt een belangrijke rol in het organiseren van een prettige, goed functionerende werkomgeving. Daarbij combineer je managementondersteuning met praktische organisatie, documentbeheer en projectondersteuning. Geen rol waarin je alleen uitvoert wat een ander vraagt, maar een functie waarin je zelf ziet wat er moet gebeuren en daar actie op onderneemt.

Als Management Assistent ben jij een belangrijke organisatorische spil binnen kanker.nl. Je zorgt dat overleggen goed voorbereid zijn, afspraken worden nagekomen en informatie gemakkelijk terug te vinden is. Ook draag je bij aan de verbinding binnen het team en verzorg je geselecteerde project management ondersteuning - pmo.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Management- en vergaderondersteuning: je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, stemt agenda's en praktische zaken af en zorgt dat deelnemers tijdig over de juiste stukken beschikken.
• Ondersteuning van de raad van toezicht: je helpt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, bewaakt de beschikbaarheid van vergaderstukken en zorgt dat afspraken en documentatie zorgvuldig worden bijgehouden.
• Actie- en voortgangsbewaking: je houdt actielijsten bij, bewaakt deadlines en volgt afspraken op via onder andere Microsoft Planner. Je signaleert tijdig wanneer iets dreigt te blijven liggen.
• Documentbeheer: je zorgt dat documenten, vergaderstukken en projectinformatie logisch en toegankelijk worden opgeslagen in SharePoint. Je houdt overzicht over versies en maakt informatie gemakkelijk vindbaar.
• Organisatie van bijeenkomsten: je organiseert teamdagen, lunches, interne activiteiten en andere bijeenkomsten. Je denkt mee over de invulling en zorgt dat alles praktisch goed geregeld is.
• Een goed georganiseerde werkomgeving: je pakt facilitaire zaken op, signaleert wat aandacht nodig heeft en regelt praktische zaken zelfstandig.
• Aandacht voor collega's: je denkt vooruit bij terugkerende momenten, zoals verjaardagen, attenties en andere kleine initiatieven die bijdragen aan een betrokken en prettige werksfeer.
• Projectondersteuning: je ondersteunt bij een beperkt aantal organisatiebrede projecten. Je organiseert projectoverleggen, houdt planningen en acties bij, structureert documentatie en helpt bij het verzamelen van voortgangsinformatie.
• Verbeteren en vooruitdenken: je ziet waar processen slimmer of eenvoudiger kunnen en komt met praktische voorstellen om de samenwerking en organisatie verder te verbeteren.

Je werkt zelfstandig en hebt veel ruimte om zaken op jouw manier goed te organiseren. Uiteraard stem je prioriteiten af met de betrokken manager en weet je wanneer afstemming nodig is.

De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor besluiten en projecten ligt bij de betreffende manager of projectleider. Jij zorgt ervoor dat de organisatie eromheen klopt, afspraken worden opgevolgd en informatie op orde is.

Deze parttime secretariële functie is een mooie combinatie van organiseren, ontzorgen en verbinden. Je werkt in een kleine, betrokken organisatie waar jouw bijdrage zichtbaar is en je gemakkelijk contact hebt met collega's en management.

Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen en jouw werk zelfstandig vorm te geven. Zie je dat er iets geregeld moet worden? Dan wacht je niet tot iemand het vraagt, maar pak je het op. Of het nu gaat om een goed voorbereid overleg, een soepel georganiseerde teamdag of het bewaken van belangrijke acties: jij zorgt dat het geregeld wordt.

Daarnaast bevindt Stichting kanker.nl zich in een fase van verandering. De organisatie ontwikkelt haar manier van werken en kijkt vooruit naar de toekomst. Dat maakt jouw rol extra interessant: je helpt niet alleen om de dagelijkse organisatie soepel te laten verlopen, maar draagt ook bij aan meer structuur, betere samenwerking en een professionele manier van werken.

En boven alles werk je voor een organisatie die er is voor mensen die met kanker te maken hebben. Die maatschappelijke betekenis geeft jouw dagelijkse werk extra waarde. De vacature is voor 32 uur per week in te vullen.