Manager Bedrijfsontwikkeling, Beheer en Projecten

RMN bevindt zich in een organisatiebrede transitie waarbij de managementstructuur, sturing, samenwerking en samenhang binnen de organisatie opnieuw worden ingericht. Onderdeel hiervan is de toekomstige positionering van de afdeling Bedrijfsontwikkeling, Beheer en Projecten (BBP).

Op dit moment is nog niet duidelijk of BBP in de toekomstige organisatiestructuur als zelfstandige afdeling blijft bestaan. Naar verwachting wordt binnen circa vijf maanden, mede op basis van het traject met de ondernemingsraad, duidelijkheid verkregen over de toekomstige inrichting.

De opdracht is gericht op het voorbereiden van BBP, haar werkprocessen en medewerkers op deze organisatiewijziging, zodat de werkzaamheden, verantwoordelijkheden en expertise van BBP ongeacht de uiteindelijke organisatievorm duurzaam kunnen worden voortgezet en geborgd.

De opdrachtnemer draagt gedurende deze transitiefase zorg voor de noodzakelijke continuïteit en tijdelijke coördinatie van de afdeling. Het tijdelijk leidinggeven aan de medewerkers staat daarbij ten dienste van de veranderopgave en is geen zelfstandig doel van de opdracht.

De opdracht bestaat uit

Analyse huidige situatie BBP

Het uitvoeren en opleveren van een analyse van de huidige inrichting van BBP, waaronder:

• taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
• expertise en kritieke kennis binnen het team;
• bestaande werkprocessen;
• rollen en eigenaarschap;
• afhankelijkheden met andere onderdelen van RMN;
• knelpunten en risico's voor de toekomstige organisatie-inrichting.
   

Vastleggen en borgen van werkprocessen

Het inventariseren, actualiseren en opleveren van heldere proces- en resultaatbeschrijvingen voor de werkzaamheden van BBP.
Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt:

• welke processen door BBP worden uitgevoerd;
• welke verantwoordelijkheden daarbij horen;
• welke expertise hiervoor noodzakelijk is;
• welke raakvlakken bestaan met afvalinzameling en reiniging van de openbare ruimte;
• op welke wijze deze werkzaamheden in een toekomstige organisatiestructuur kunnen worden geborgd.
   

Verbeteren integrale samenwerking
Het ontwikkelen en implementeren van concrete verbetermaatregelen waarmee de expertise van BBP, waaronder assetbeheer, beter wordt verbonden met de primaire processen van RMN. 
De opdrachtnemer levert hiervoor een voorstel op voor structurele samenwerking, inclusief rollen, verantwoordelijkheden, overlegstructuren en overdrachtsmomenten.
 

Inrichten van sturing en beheersing
Het uitwerken en implementeren van een passende werkwijze voor:

• planning en prioritering;
• datagestuurd werken;
• PDCA;
• aansluiting op de P&C-cyclus;
• voortgangs- en resultaatmonitoring.
           

De ontwikkelde werkwijze dient overdraagbaar te zijn aan de toekomstige organisatie.

Voorbereiden van scenario's voor de toekomstige positionering

De opdrachtnemer werkt op basis van de organisatieontwikkeling verschillende uitvoerbare scenario's uit voor de borging van de werkzaamheden en expertise van BBP.
De scenario's houden rekening met zowel:

• voortzetting van BBP als afzonderlijk organisatieonderdeel;
• als een situatie waarin BBP in de nieuwe structuur niet langer als zelfstandige afdeling terugkomt.

Per scenario worden minimaal uitgewerkt:

• positionering van werkzaamheden;
• verdeling van verantwoordelijkheden;
• borging van kritieke expertise;
• gevolgen voor samenwerking en processen;
• belangrijkste organisatorische risico's;
• noodzakelijke vervolgstappen.
   

Voorbereiden en begeleiden van de overgang
Na besluitvorming over de toekomstige organisatiestructuur levert de opdrachtnemer, voor zover dit binnen de looptijd van de opdracht plaatsvindt, een overdrachts- en implementatieadvies op voor de overgang naar de gekozen inrichting.
Tot het moment van besluitvorming draagt de opdrachtnemer zorg voor de noodzakelijke continuïteit en coördinatie binnen BBP, zodat de veranderopgave kan worden uitgevoerd zonder dat de lopende werkzaamheden onnodig worden verstoord.

Resultaat
De opdracht is afgerond wanneer uiterlijk aan het einde van de overeengekomen periode van vijf maanden minimaal de volgende resultaten beschikbaar zijn:

• een analyse van de huidige inrichting, processen, verantwoordelijkheden en expertise van BBP;
• actuele en overdraagbare proces- en resultaatbeschrijvingen van de werkzaamheden van BBP;
• een uitgewerkt voorstel voor betere integrale samenwerking tussen BBP en de primaire processen van RMN;
• een ingerichte werkwijze voor planning, PDCA, P&C-aansluiting en resultaatmonitoring;
• uitgewerkte scenario's voor de toekomstige borging en positionering van de werkzaamheden en expertise van BBP;
• een risicoanalyse gericht op continuïteit, kennisborging en overdracht;
• een overdrachts- en implementatieadvies waarmee RMN na besluitvorming de gekozen inrichting kan realiseren.

Het eindresultaat moet dus bruikbaar zijn ongeacht de uitkomst van de besluitvorming: zowel wanneer BBP blijft bestaan als wanneer de taken en expertise in een andere organisatievorm worden ondergebracht.

Randvoorwaarden

• De opdrachtnemer voert de transitieopdracht zelfstandig uit binnen de door RMN vastgestelde organisatorische en bestuurlijke kaders;
• De opdrachtnemer bepaalt zelfstandig de aanpak, methodiek en planning voor het realiseren van de overeengekomen resultaten;
• Afstemming met medewerkers, MT, directie en andere betrokkenen vindt plaats voor zover dit noodzakelijk is voor de analyse, implementatie en borging van de resultaten;
• De opdrachtnemer rapporteert periodiek over voortgang, risico's en gerealiseerde resultaten;
• De formele besluitvorming over de toekomstige organisatiestructuur blijft bij RMN en de daarvoor bevoegde organen;
• De tijdelijke coördinatie en begeleiding van medewerkers is uitsluitend gekoppeld aan het realiseren van de transitie en de continuïteit gedurende de overgangsperiode;
• Na afronding van de opdracht worden de ontwikkelde processen, documentatie, werkwijzen en adviezen overdraagbaar opgeleverd aan RMN.