Medewerker Projectbureau
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | ZZP |
| Uren | Zie onder |
| Locatie |
Den Haag, 's-Gravenhage |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Matchd |
| Contactpersoon |
Matchd Amersfoort 033-2048204 |
Informatie
Als medewerker ben je onderdeel van het projectenbureau van het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform Sociaal Domein. Het projectenbureau is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de subsidieprogramma's op het gebied van inkoop, HR, ICT, financiën, AVG en secretariële ondersteuning. Als het om inkoop gaat, wil het OZJ haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma's als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contracteren. Je maakt daarin een vertaling van de behoefte van de projectleiders en programmamanagers over externe capaciteit naar functieprofielen en inrichting van het team.
De Inkoopservicedesk is onder meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbestedingen en het opstellen van de overeenkomst. Daarnaast hebben zij een belangrijke adviserende rol als het gaat om wijze van inkoop en het opstellen van profielen. Je draagt zorgt dat inkoopprocessen goed aansluit bij de projecten en dat de administratie daarvoor op orde.
Als medewerker van het projectenbureau ben je allround en zul je naast het adviseren en ondersteunen van de projectleiders ook verschillende werkzaamheden administratieve werkzaamheden. Wij zijn een echt ‘hands-on' team en zijn ook in staat werkzaamheden van elkaar over te nemen.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Het zowel proactief als reactief adviseren en ondersteunen op het inkoopproces rondom inhuur van personeel;
- Het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma's als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contracteren;
- Op verzoek en proactief signaleren en adviseren op contracten; denk aan afloopdatum en urenbesteding binnen een contract;
- Verantwoordelijk voor het uitvoeren en verbeteren van gehele inkoopproces rondom de inhuur van personeel, inclusief het coördineren van DAS procedures (aanbestedingen) aan de OZJ-kant;
- Je verzorgt het aanmaken van verplichtingen in het workflow management systeem;
- Fungeren als aanspreekpunt op het gebied van inkoop en HR voor alle medewerkers binnen de verschillende programma's;
- Verantwoordelijk voor de juiste afstemming en samenwerking met de verschillende afdelingen van de opdrachtgever zoals financiën, servicedesk en de afdeling inkoop;
- Het invoeren van gegevens in managementsystemen;
- Aanvragen van specifieke benodigdheden voor externe inhuur;
- Het opvangen van piekmomenten van collega's in het projectenbureau.
8 maanden - 24 tot 32 uur - 0,69 tot 0,89 fte.
Omschrijving
Als medewerker ben je onderdeel van het projectenbureau van het Ondersteuningsteam Zorg voor Jeugd en Platform Sociaal Domein. Het projectenbureau is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de subsidieprogramma's op het gebied van inkoop, HR, ICT, financiën, AVG en secretariële ondersteuning. Als het om inkoop gaat, wil het OZJ haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden. Het betreft hier immers veelal publieke gelden.
In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma's als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contracteren. Je maakt daarin een vertaling van de behoefte van de projectleiders en programmamanagers over externe capaciteit naar functieprofielen en inrichting van het team.
De Inkoopservicedesk is onder meer verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aanbestedingen en het opstellen van de overeenkomst. Daarnaast hebben zij een belangrijke adviserende rol als het gaat om wijze van inkoop en het opstellen van profielen. Je draagt zorgt dat inkoopprocessen goed aansluit bij de projecten en dat de administratie daarvoor op orde.
Als medewerker van het projectenbureau ben je allround en zul je naast het adviseren en ondersteunen van de projectleiders ook verschillende werkzaamheden administratieve werkzaamheden. Wij zijn een echt ‘hands-on' team en zijn ook in staat werkzaamheden van elkaar over te nemen.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Het zowel proactief als reactief adviseren en ondersteunen op het inkoopproces rondom inhuur van personeel;
- Het adviseren en ontzorgen van de projectleiders van de verschillende programma's als het gaat om wijze van inkoop (aanbesteding of offerte), het opstellen van functieprofielen, de aanscherping van offertes en de administratieve afhandeling van de contracteren;
- Op verzoek en proactief signaleren en adviseren op contracten; denk aan afloopdatum en urenbesteding binnen een contract;
- Verantwoordelijk voor het uitvoeren en verbeteren van gehele inkoopproces rondom de inhuur van personeel, inclusief het coördineren van DAS procedures (aanbestedingen) aan de OZJ-kant;
- Je verzorgt het aanmaken van verplichtingen in het workflow management systeem;
- Fungeren als aanspreekpunt op het gebied van inkoop en HR voor alle medewerkers binnen de verschillende programma's;
- Verantwoordelijk voor de juiste afstemming en samenwerking met de verschillende afdelingen van de opdrachtgever zoals financiën, servicedesk en de afdeling inkoop;
- Het invoeren van gegevens in managementsystemen;
- Aanvragen van specifieke benodigdheden voor externe inhuur;
- Het opvangen van piekmomenten van collega's in het projectenbureau.
8 maanden - 24 tot 32 uur - 0,69 tot 0,89 fte.
Functie eisen
- Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste;
- Je beschikt over een afgeronde hbo opleiding;
- Minimaal 3 jaar werkervaring in de rol van medewerker bedrijfsvoering, projectondersteuner of soortgelijk;
- Werkervaring met gebruik van Exact Synergy of vergelijkbare platforms;
- Beschikt over een eigen telefoon, laptop en/of iPad/tablet;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met van inkoopprocessen binnen de publieke sector;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met het samenwerken met ondersteunende afdelingen (Inkoop, HR, Financiën) in de publieke sector;
- Minimaal 3 jaar werkervaring met afstemming met toeleveranciers en/of projectleiders;
- Minimaal 1 jaar werkervaring workflow management systemen (Exact/AFAS/SAP of soortgelijk);
- Minimaal 3 jaar werkervaring met een project- of verplichtingen administratie.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar binnen één werkdag contact met je op te nemen.
