Secretaresse
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Eindhoven |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | MBO |
| Organisatie | Van Boheemen Consultancy B.V |
| Contactpersoon |
Paul Boheemen 06 18809184 |
Informatie
Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega's die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.
Jij zorgt dat het soepel loopt.
Samen met twee collega's vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma's. Daarbij heb je regelmatig contact met collega's, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.
Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.
Dit ga je doen
Je beheert agenda's en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten;
Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio;
Je stemt met collega's en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten;
Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding;
Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is;
Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling;
Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder;
Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.
Omschrijving
Een volle agenda, een ingewikkelde planning of een bijeenkomst met bestuurders uit de regio: jij brengt overzicht en zorgt dat het geregeld wordt. Krijg je energie van organiseren en werk je graag samen met collega's die op je kunnen rekenen? Dan maken we bij Metropoolregio Eindhoven graag kennis met je.
Jij zorgt dat het soepel loopt.
Samen met twee collega's vorm je het secretariaat binnen ons bedrijfsbureau. Jullie ondersteunen zeven managers en organiseren bijeenkomsten voor onze vijf programma's. Daarbij heb je regelmatig contact met collega's, samenwerkingspartners en wethouders uit de regio.
Je kijkt vooruit, denkt mee en ziet wat er nodig is. Verandert een agenda op het laatste moment? Jij stelt prioriteiten en zoekt een praktische oplossing. Zo ben jij een vertrouwd aanspreekpunt en breng je rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt.
Dit ga je doen
Je beheert agenda's en zorgt dat afspraken goed op elkaar aansluiten;
Je organiseert interne en externe overleggen en bijeenkomsten, vaak met bestuurders uit de regio;
Je stemt met collega's en externe contacten af over afspraken en bijeenkomsten;
Je regelt vergaderruimtes, faciliteiten en de praktische voorbereiding;
Je bewaakt afspraken, actiepunten en deadlines en trekt tijdig aan de bel als dat nodig is;
Je verwerkt uitgaande correspondentie en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling;
Je beantwoordt het centrale telefoonnummer en helpt bezoekers en bellers verder;
Je publiceert berichten, stelt planningen op en zorgt dat stukken goed worden gearchiveerd.
Functie eisen
Je vindt het fijn om anderen te ondersteunen en neemt uit jezelf werk uit handen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen. Ook bij wisselende prioriteiten of onverwachte situaties houd je overzicht en blijf je rustig, vriendelijk en duidelijk.
Daarnaast:
kun je goed organiseren, prioriteiten stellen en praktische oplossingen bedenken;
leg je gemakkelijk contact, van collega tot bestuurder;
werk je nauwkeurig en beheers je de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie;
heb je goede kennis van Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel, en maak je nieuwe systemen snel eigen;
heb je vaak aan een half woord genoeg en vraag je door als iets onduidelijk is;
heb je een relevante mbo-opleiding en ervaring in een vergelijkbare functie.
