Secretaresse Makelaar | 32 - 40 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Zoey Jansen 030-276 71 87 |
Informatie
Een veelzijdige secretariële functie binnen de vastgoedwereld, waarin organiseren, ondersteunen en overzicht houden centraal staan. Vanuit het centrum van Utrecht ondersteun je een professioneel team van bedrijfsmakelaars bij de dagelijkse werkzaamheden. Je beheert afspraken, verzorgt correspondentie, houdt dossiers op orde en hebt contact met klanten, relaties en collega's.
In deze rol, voor 32 tot 40 uur per week, krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en weet wat er speelt binnen de lopende trajecten. Een goede secretariële of administratieve basis is belangrijker dan ervaring binnen de vastgoedbranche. De specifieke kennis van de makelaardij leer je in de praktijk.
De functieAls Secretaresse zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van de bedrijfsmakelaars goed georganiseerd is. Je neemt werkzaamheden uit handen, bewaakt afspraken en termijnen en zorgt ervoor dat documenten, informatie en dossiers op orde zijn.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:- beheren en organiseren van agenda's en afspraken;
- plannen en voorbereiden van afspraken en bezichtigingen;
- verzorgen van telefonisch en schriftelijk contact met klanten en relaties;
- opstellen en verwerken van correspondentie en documenten;
- bijhouden, ordenen en compleet houden van dossiers;
- verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen;
- bewaken van afspraken, acties en deadlines;
- verzamelen en opvragen van benodigde informatie;
- ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden van de makelaars;
- oppakken van verschillende secretariële en organisatorische zaken.
Je houdt goed in de gaten wat er moet gebeuren en zorgt dat werkzaamheden tijdig worden opgepakt. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je gemakkelijk de samenwerking met collega's wanneer dat nodig is.
Een functie waarin je écht ontzorgtAls secretaresse ben je een belangrijke ondersteuning voor de bedrijfsmakelaars. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden, terwijl jij achter de schermen zorgt dat de organisatie goed blijft draaien.
De combinatie van plannen, organiseren, administratie en contact maakt het werk veelzijdig. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en hebt daardoor een goed beeld van wat er binnen de organisatie speelt.
Het ene moment werk je een dossier bij of bereid je documenten voor, het volgende moment plan je een afspraak of heb je contact met een klant. Een functie voor iemand die graag structuur aanbrengt, vooruitdenkt en energie krijgt van een afwisselende werkdag.
Dit kan zomaar jouw volgende stap zijnSpreekt deze combinatie van secretariële ondersteuning, vastgoed en afwisseling je aan? Dan maken we graag persoonlijk kennis met je. We vertellen je tijdens een gesprek graag meer over de functie, de organisatie en het team.
Omschrijving
Een veelzijdige secretariële functie binnen de vastgoedwereld, waarin organiseren, ondersteunen en overzicht houden centraal staan. Vanuit het centrum van Utrecht ondersteun je een professioneel team van bedrijfsmakelaars bij de dagelijkse werkzaamheden. Je beheert afspraken, verzorgt correspondentie, houdt dossiers op orde en hebt contact met klanten, relaties en collega's.
In deze rol, voor 32 tot 40 uur per week, krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en weet wat er speelt binnen de lopende trajecten. Een goede secretariële of administratieve basis is belangrijker dan ervaring binnen de vastgoedbranche. De specifieke kennis van de makelaardij leer je in de praktijk.
De functieAls Secretaresse zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van de bedrijfsmakelaars goed georganiseerd is. Je neemt werkzaamheden uit handen, bewaakt afspraken en termijnen en zorgt ervoor dat documenten, informatie en dossiers op orde zijn.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:- beheren en organiseren van agenda's en afspraken;
- plannen en voorbereiden van afspraken en bezichtigingen;
- verzorgen van telefonisch en schriftelijk contact met klanten en relaties;
- opstellen en verwerken van correspondentie en documenten;
- bijhouden, ordenen en compleet houden van dossiers;
- verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen;
- bewaken van afspraken, acties en deadlines;
- verzamelen en opvragen van benodigde informatie;
- ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden van de makelaars;
- oppakken van verschillende secretariële en organisatorische zaken.
Je houdt goed in de gaten wat er moet gebeuren en zorgt dat werkzaamheden tijdig worden opgepakt. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je gemakkelijk de samenwerking met collega's wanneer dat nodig is.
Een functie waarin je écht ontzorgtAls secretaresse ben je een belangrijke ondersteuning voor de bedrijfsmakelaars. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden, terwijl jij achter de schermen zorgt dat de organisatie goed blijft draaien.
De combinatie van plannen, organiseren, administratie en contact maakt het werk veelzijdig. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en hebt daardoor een goed beeld van wat er binnen de organisatie speelt.
Het ene moment werk je een dossier bij of bereid je documenten voor, het volgende moment plan je een afspraak of heb je contact met een klant. Een functie voor iemand die graag structuur aanbrengt, vooruitdenkt en energie krijgt van een afwisselende werkdag.
Dit kan zomaar jouw volgende stap zijnSpreekt deze combinatie van secretariële ondersteuning, vastgoed en afwisseling je aan? Dan maken we graag persoonlijk kennis met je. We vertellen je tijdens een gesprek graag meer over de functie, de organisatie en het team.
Functie eisen
Wie jij bentJe bent iemand die graag zorgt dat alles goed geregeld is. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en vindt het prettig om structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op.
Je bent flexibel wanneer de planning verandert en schakelt gemakkelijk wanneer er iets onverwachts tussendoor komt. Daarbij verlies je de kwaliteit van je werk niet uit het oog.
Ook in het contact met anderen ben je toegankelijk en professioneel. Je communiceert prettig met collega's, klanten en andere betrokkenen en vindt het vanzelfsprekend om mee te denken en waar mogelijk werk uit handen te nemen.
Verder:- Heb je mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
- Heb je relevante ervaring als secretaresse, managementassistent, office assistant of binnen een vergelijkbare ondersteunende functie;
- Werk je nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd;
- Kun je goed plannen en weet je gemakkelijk overzicht te bewaren;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
- Vind je het leuk om collega's te ontzorgen en mee te denken over een praktische aanpak;
Ervaring binnen de makelaardij is geen must. Met een goede secretariële of administratieve basis, interesse in vastgoed en de motivatie om nieuwe dingen te leren, maak je je de werkzaamheden snel eigen.
Hoe jij werktJe houdt gemakkelijk overzicht en weet wat er speelt. Je vindt het prettig om vooruit te denken en werkzaamheden goed te organiseren, zodat zaken niet blijven liggen.
Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, maar bent ook praktisch ingesteld. Wanneer prioriteiten veranderen, schakel je gemakkelijk en bepaal je wat op dat moment belangrijk is. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk en wacht niet af wanneer je ziet dat iets geregeld moet worden. Tegelijkertijd ben je een echte teamspeler. Je communiceert open met collega's, bent servicegericht richting klanten en denkt graag mee over oplossingen.
Kortom: je bent een betrouwbare en betrokken ondersteuner die graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.
