Bestuurssecretaresse GS
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Lelystad |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Van Boheemen Consultancy B.V |
| Contactpersoon |
Paul Boheemen 06 18809184 |
Informatie
Je hebt veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.
De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.
Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.
Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.
Omschrijving
Je hebt veelzijdig werk. Je helpt met het organiseren van in- en externe bijeenkomsten. Je regelt alles tot in de puntjes. De catering staat op tijd klaar, de ruimtes zijn gereserveerd en gasten zijn hartelijk ontvangen.
De afspraken en de benodigde informatie documenteer je in ons systeem (iBabs). Wanneer de bestuurder naar het buitenland reist, boek jij zijn reis en verblijf. En zorg je ook dat de bestuurder op afstand goed wordt ondersteund.
Je houdt agenda's nauwlettend in de gaten. Alle afspraken plan jij tijdig en zorgvuldig in. Komt er een last minute afspraak? Geen probleem, jij haakt de juiste partijen aan om ervoor te zorgen dat de afspraak doorgaat. Dit betekent ook dat jij de verbinding zoekt met externen en dat 'nee' geen antwoord is waar jij je bij neerlegt. Collega's en externen weten je te vinden; jij bent namelijk de vraagbaak voor de afdelingen.
Wanneer je opmerkt dat zaken niet efficiënt verlopen, benoem je deze en zet je de juiste lijnen uit zodat zaken weer efficiënt verlopen. Daarbij ben je gestructureerd, jij gaat voor vernieuwing en geeft dit ook aan in het team. Jij verzorgt de notulen bij sommige vergaderingen. Het is een plus wanneer jij goed bent in notuleren.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde opleiding op MBO- niveau 4 niveau, in de richting van secretarieel/office management;
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld als ondersteuning van een College van B&W, Gedeputeerde Staten of vergelijkbaar;
- Je bent beried om 5 dagen per week aanwezig te zijn op het provinciehuis.
