Directie Assistent

De dag start met een MT-overleg waarvoor jij al vroeg de laatste stukken hebt verzameld. Even later schuif je aan om te notuleren en actiepunten te bewaken. Ondertussen houd je een oog op de mailbox van de financieel directeur, want een dringende vraag van een externe relatie moet vandaag nog beantwoord worden. Als directie assistent zorg je dat alles rondom de financieel directeur en de commercieel directeur soepel loopt. Nieuwsgierig hoe dit werk eruitziet?

Je bent het vaste aanspreekpunt voor de financieel directeur en de commercieel directeur. Jij beheert hun agenda’s, pakt binnenkomende mails en telefoontjes op en zorgt dat vragen bij de juiste personen terechtkomen. Je organiseert vergaderingen, maakt agenda’s, nodigt deelnemers uit en zorgt dat alle documenten klaarliggen. Tijdens overleggen maak je notulen, bewaak je actiepunten en stem je prioriteiten af.

Je leest proactief mee in de mailbox en signaleert urgenties en gevoeligheden in de organisatie. Je verwerkt post en documentatie, archiveert stukken en zorgt dat alle informatie logisch en vindbaar wordt opgeslagen. Administratieve procedures bewaak je strak. Je houdt overzicht over bestanden, maakt eenvoudige overzichten en ondersteunt bij documenten en presentaties.

Voor bijeenkomsten en interne evenementen regel jij de praktische kant: van planning tot communicatie en voorzieningen. Is jouw directeur een week van dienst? Dan ben jij bereikbaar en ondersteun je alle organisatorische en administratieve afhandelingen die daarbij horen.

Je werkt nauw samen met de andere directieassistenten en neemt taken van elkaar over wanneer dat nodig is. Zo blijft het directiesecretariaat altijd goed bemand.

Je houdt overzicht, ook wanneer plannen veranderen of meerdere vragen tegelijk binnenkomen. Dankzij jouw flexibiliteit schakel je snel van agendawijziging naar een urgent telefoontje. Je plant en organiseert gestructureerd en weet wat prioriteit heeft. Je neemt initiatief wanneer je ziet dat iets sneller, duidelijker of beter kan en je werkt met integriteit: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. In drukke periodes blijf je rustig en presteer je effectief onder tijdsdruk.

Daarnaast breng je mee:

• mbo 4 werk- en denkniveau
• ervaring met managementondersteuning en de beschreven werkzaamheden
• ruime kennis van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint en Microsoft Teams
• goede beheersing van de Nederlandse taal
• inzicht in administratieve processen en informatiestromen

Jij zorgt goed voor onze reizigers, dus zorgen wij goed voor jou. Bij GVB krijg je: 

• een salaris van minimaal € 3.232,- en maximaal € 4.539,- bruto per maand op basis van 36 uur per week (schaal 8). Inschaling vindt plaats o.b.v. opleiding en relevante werkervaring 
• een 13e maand, 8% vakantiegeld, 1,5% duurzame inzetbaarheidsuitkering en een goed pensioen via ABP 
• gratis onbeperkt reizen met het OV van GVB én voordelig meereizen voor het hele gezin 
• gemiddeld 21 vrije dagen per jaar (afhankelijk van leeftijd), met de mogelijkheid om extra dagen te kopen 
• een tegemoetkoming in je ziektekostenverzekering van € 84,91 per maand 
• diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden

Je werkt op het directiesecretariaat samen met drie collega’s. Jullie ondersteunen het directieteam van GVB en zorgen dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Jij bent gekoppeld aan de financieel directeur en de commercieel directeur, maar je kunt breder worden ingezet wanneer het nodig is. Het team is in ontwikkeling en jouw ideeën en werkwijze zijn welkom om samen te bouwen aan een sterk secretariaat.