Management Assistent | 32 - 40 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Voor een bestuurlijke omgeving in Utrecht (Science Park) zoeken wij een ervaren Management Assistent die rust brengt in dynamiek en moeiteloos op topniveau ondersteunt. Ben jij een stevige, discrete en vooruitdenkende professional die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en het strak houden van processen? Dan is dit een rol waarin jij volledig tot je recht komt.
De functieIn deze positie ben jij de vaste steun en toeverlaat van één van de bestuurders. Jij zorgt dat de agenda klopt, de communicatie soepel verloopt en dat bestuurlijke besluitvorming goed voorbereid is. Je beweegt je met gemak in een omgeving waarin politieke sensitiviteit, prioriteiten stellen en zorgvuldig handelen dagelijks terugkomen.
Je maakt deel uit van een professioneel bestuurssecretariaat met drie collega's. Samen vormen jullie een hecht team dat elkaar versterkt, back-up biedt en samen zorgt voor continuïteit in de ondersteuning. Als het nodig is, spring je ook bij voor een andere bestuurder. Daarnaast werk je nauw samen met het managementteam, de directeur/secretaris en twee managers binnen de dienst.
Wat ga je doen?Je rol is breed en vraagt om regie, overzicht en gevoel voor verhoudingen. Onder andere houd je je bezig met:
- Regie voeren op de dag- en weekplanning van de bestuurder, inclusief afstemming, voorbereiding en voortgangsbewaking
- Proactief beheren van de persoonlijke mailbox van de bestuurder én de centrale CvB-mailbox, zodat communicatie helder en beheersbaar blijft
- Prioriteren, filteren en zelfstandig afhandelen van e-mails, of gericht uitzetten bij de juiste collega's
- Uitvragen en uitzetten van verzoeken binnen de organisatie en actief sturen op tijdige opvolging
- Verwerken, ordenen en bewaken van bestuurlijke stukken in iBabs, zodat besluitvorming zorgvuldig en efficiënt kan plaatsvinden
- Ondersteunen bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke events
- Voorbereiden van overleggen met de bestuurder en aansluiten om acties te borgen en te sparren (notuleren is niet van toepassing)
- Soepel schakelen bij last-minute wijzigingen en spoedafspraken, waarbij jij overzicht en rust bewaart
- Actief bijdragen aan een professionele, collegiale sfeer binnen het secretariaat en de Bestuursdienst
Je krijgt een positie waarin je echt verschil maakt voor de bestuurlijke slagkracht van de organisatie. Dankzij jouw aanpak ontstaat er ruimte, rust en structuur voor de bestuurder die jij ondersteunt. Je bent een stabiele factor die belangen zorgvuldig weegt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alle puzzelstukjes op het juiste moment op hun plek vallen.
De functie is beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week.
Enthousiast?Ben jij die ervaren managementassistent met bestuurlijke antenne, discretie en een proactieve stijl van ontzorgen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren en dit sterke secretariaatsteam te versterken.
Omschrijving
Voor een bestuurlijke omgeving in Utrecht (Science Park) zoeken wij een ervaren Management Assistent die rust brengt in dynamiek en moeiteloos op topniveau ondersteunt. Ben jij een stevige, discrete en vooruitdenkende professional die energie krijgt van ontzorgen, organiseren en het strak houden van processen? Dan is dit een rol waarin jij volledig tot je recht komt.
De functieIn deze positie ben jij de vaste steun en toeverlaat van één van de bestuurders. Jij zorgt dat de agenda klopt, de communicatie soepel verloopt en dat bestuurlijke besluitvorming goed voorbereid is. Je beweegt je met gemak in een omgeving waarin politieke sensitiviteit, prioriteiten stellen en zorgvuldig handelen dagelijks terugkomen.
Je maakt deel uit van een professioneel bestuurssecretariaat met drie collega's. Samen vormen jullie een hecht team dat elkaar versterkt, back-up biedt en samen zorgt voor continuïteit in de ondersteuning. Als het nodig is, spring je ook bij voor een andere bestuurder. Daarnaast werk je nauw samen met het managementteam, de directeur/secretaris en twee managers binnen de dienst.
Wat ga je doen?Je rol is breed en vraagt om regie, overzicht en gevoel voor verhoudingen. Onder andere houd je je bezig met:
- Regie voeren op de dag- en weekplanning van de bestuurder, inclusief afstemming, voorbereiding en voortgangsbewaking
- Proactief beheren van de persoonlijke mailbox van de bestuurder én de centrale CvB-mailbox, zodat communicatie helder en beheersbaar blijft
- Prioriteren, filteren en zelfstandig afhandelen van e-mails, of gericht uitzetten bij de juiste collega's
- Uitvragen en uitzetten van verzoeken binnen de organisatie en actief sturen op tijdige opvolging
- Verwerken, ordenen en bewaken van bestuurlijke stukken in iBabs, zodat besluitvorming zorgvuldig en efficiënt kan plaatsvinden
- Ondersteunen bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke events
- Voorbereiden van overleggen met de bestuurder en aansluiten om acties te borgen en te sparren (notuleren is niet van toepassing)
- Soepel schakelen bij last-minute wijzigingen en spoedafspraken, waarbij jij overzicht en rust bewaart
- Actief bijdragen aan een professionele, collegiale sfeer binnen het secretariaat en de Bestuursdienst
Je krijgt een positie waarin je echt verschil maakt voor de bestuurlijke slagkracht van de organisatie. Dankzij jouw aanpak ontstaat er ruimte, rust en structuur voor de bestuurder die jij ondersteunt. Je bent een stabiele factor die belangen zorgvuldig weegt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alle puzzelstukjes op het juiste moment op hun plek vallen.
De functie is beschikbaar voor 32, 36 of 40 uur per week.
Enthousiast?Ben jij die ervaren managementassistent met bestuurlijke antenne, discretie en een proactieve stijl van ontzorgen? Dan nodigen we je van harte uit om te reageren en dit sterke secretariaatsteam te versterken.
Functie eisen
Wie jij bentJe voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving waar tempo, zorgvuldigheid en samenwerking samenkomen. Resultaatgericht werken, initiatief nemen en samen de schouders eronder zetten zijn voor jou vanzelfsprekend. Als ervaren managementassistent ben je een stabiele kracht op directie- of bestuursniveau: je houdt overzicht, brengt structuur en anticipeert op wat er nodig is nog vóór het gevraagd wordt. Juist in drukke of complexe situaties blijf jij scherp, discreet en doortastend.
Wat je meebrengtJe beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo 4-niveau en hebt hbo werk- en denkniveau. Je hebt ruime ervaring in het ondersteunen van directie, MT of bestuur binnen een grotere of bestuurlijk complexe organisatie, bijvoorbeeld als managementassistent, directiesecretaresse of executive assistant.
Daarnaast beheers je het Nederlands uitstekend, mondeling én schriftelijk; een taaltest is onderdeel van de procedure. Je bent (parttime) beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week en kunt in ieder geval op dinsdag en donderdag als vaste werkdagen worden ingezet. Je werkt vlot met MS Office en als je ervaring hebt met iBabs is dat mooi meegenomen.
Hoe jij werktJe bent van nature een ontzorger: je ziet wat moet gebeuren, pakt het op en bewaakt de voortgang zonder dat iemand het hoeft te vragen. Je communiceert soepel en professioneel, met gevoel voor verhoudingen en timing. Je schakelt snel tussen verschillende dossiers, werkt nauwkeurig en weet altijd prioriteiten te stellen. Plannen, organiseren en vooruitdenken zijn jouw tweede natuur, en ook als de druk hoog is blijf je rustig en houd je de regie.
Werk jij graag op bestuurlijk niveau, vind je het leuk om in een dynamisch veld het verschil te maken en haal je voldoening uit ontzorgen op topniveau? Dan komen we heel graag met je in contact.
