Management assistent
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie |
Den Haag, 's-Gravenhage |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 050-2070011 |
Informatie
In samenwerking met Dienst ICT Uitvoering (DICTU) zij wij op zoek naar een enthousiaste managementassistent. Het betreft een tijdelijke functie voor 32 - 36 uur voor de periode tot en met 31 december 2024. De standplaats van de functie is Den Haag.
Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor een breed takenpakket. De werkzaamheden zijn divers van aard en lopen op een gemiddelde dag vaak door elkaar heen. Je weet daarbij goed het overzicht te houden, prioriteiten te stellen, snel te schakelen en de regie te houden over je eigen agenda en de agenda's van de divisiemanager die je ondersteunt. Binnen het team van managementassistenten zorg je met elkaar als professionals dat het werk gedaan wordt, houd je overzicht en vang je waar nodig (afwezigheid door ziekte of vakantie, piekbelasting) elkaars werkzaamheden op.
Als senior in het vakgebied draag je bij aan de ontwikkeling van het vakgebied en kun je jouw kennis en ervaring overdragen aan andere medewerkers. Je coördineert complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen. Verder voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:
- Je houdt je bezig met nauwkeurig en complex agendabeheer en het beheren van mailverkeer van verschillende mailboxen;
- Je hebt een representatieve rol voor DICTU in het aannemen en behandelen van het telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten;
- Je draagt zorg voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit al het mail- en telefooncontact;
- Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken, regel je daar waar nodig vervoer, de reservering van parkeerplaatsen en van hotelovernachtingen, en houd je je bezig met logistieke activiteiten en de levering;
- Je contacten vinden zowel binnen als buiten DICTU plaats, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers;
- Je bent verantwoordelijk voor de registratie van onder andere het ziek- en beter melden van medewerkers, het (digitaal) klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Omschrijving
In samenwerking met Dienst ICT Uitvoering (DICTU) zij wij op zoek naar een enthousiaste managementassistent. Het betreft een tijdelijke functie voor 32 - 36 uur voor de periode tot en met 31 december 2024. De standplaats van de functie is Den Haag.
Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor een breed takenpakket. De werkzaamheden zijn divers van aard en lopen op een gemiddelde dag vaak door elkaar heen. Je weet daarbij goed het overzicht te houden, prioriteiten te stellen, snel te schakelen en de regie te houden over je eigen agenda en de agenda's van de divisiemanager die je ondersteunt. Binnen het team van managementassistenten zorg je met elkaar als professionals dat het werk gedaan wordt, houd je overzicht en vang je waar nodig (afwezigheid door ziekte of vakantie, piekbelasting) elkaars werkzaamheden op.
Als senior in het vakgebied draag je bij aan de ontwikkeling van het vakgebied en kun je jouw kennis en ervaring overdragen aan andere medewerkers. Je coördineert complexe informatiestromen en stelt managementinformatie samen. Verder voer je onder andere de volgende werkzaamheden uit:
- Je houdt je bezig met nauwkeurig en complex agendabeheer en het beheren van mailverkeer van verschillende mailboxen;
- Je hebt een representatieve rol voor DICTU in het aannemen en behandelen van het telefoonverkeer, en het ontvangen en begeleiden van gasten;
- Je draagt zorg voor een snelle en effectieve afhandeling van vragen en acties die voortkomen uit al het mail- en telefooncontact;
- Daarnaast organiseer je vergaderingen, plan je afspraken, regel je daar waar nodig vervoer, de reservering van parkeerplaatsen en van hotelovernachtingen, en houd je je bezig met logistieke activiteiten en de levering;
- Je contacten vinden zowel binnen als buiten DICTU plaats, bijvoorbeeld met leveranciers en Rijksbrede opdrachtgevers;
- Je bent verantwoordelijk voor de registratie van onder andere het ziek- en beter melden van medewerkers, het (digitaal) klaarzetten en archiveren van vergaderstukken en mogelijk het notuleren van vergaderingen.
Functie eisen
- Je hebt een afgeronde opleiding op mbo niveau in een secretariële richting;
- Je hebt meerdere jaren werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Je hebt actuele en actieve kennis van en ervaring met kantoorautomatisering (MS Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
- Je houdt van uitdagingen, en haalt voldoening uit de vele interacties met collega's binnen en buiten je team, en het gezamenlijk behalen van resultaten;
- Je hebt ervaring met het plannen, organiseren en prioriteren van activiteiten;
- Je hebt ervaring met het werken in teamverband;
- Je bent flexibel, proactief en nauwkeurig.
