Office & Administration Officer

Jij bent de kracht die ervoor zorgt dat alles vlot loopt. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je voelt je goed in een veelzijdige rol waar je verantwoordelijkheid kan nemen en initiatief mag tonen.

Wat ga je doen ?

Administratie & opvolging

· Verificatie van aankoopfacturen op juistheid & volledigheid

· Inbrengen en beheren van projecten/dossiers in onze bouwsoftware

· Administratieve ondersteuning voor projectleiders

· In overleg met de calculatiedienst feedback verstrekken op prijsaanvragen

· Opvolgen van aan- en afwezigheden (incl. Checkin@Work) en toezien op een correcte tijdsregistratie en het correct gebruik van projectcodes, in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers

· Uitvoeren en opvolgen van rapporteringen

· Klassement en digitale verwerking van dossiers

Organisatie & ondersteuning

· Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen plaatsen, werkkledij opvolgen, opvolgen dagelijkse praktische zaken

· Opvolgen van bestellingen en contact met leveranciers bij vragen of afwijkingen

· Organisatie van kleine interne events en praktische regelingen (sporadisch)

· Boekingen van hotels, restaurants, wagens of vluchten (sporadisch)

Onthaal & aanspreekpunt

· Warm onthaal van bezoekers en klanten

· Beheer van de algemene mailbox en inkomende post

· Interne vraagbaak voor collega’s: je denkt mee en zoekt oplossingen

Compliance & extra’s

· Opvolging van werfgebonden documenten: ie van Limosa, A1, Dimona en veiligheidsdocumenten

· Correcte input in de verschillende platformen

· Interesse in welzijn & veiligheid en administratieve ondersteuning van onze interne preventieadviseur

Wie ben jij?

· Je hebt een eerste stevige ervaring (5 à 10 jaar) in een gelijkaardige functie en kan zelfstandig werken, met voldoende maturiteit om verantwoordelijkheid op te nemen

· Je kan gestructureerd en nauwkeurig werken en je brengt energie, structuur en positiviteit in het team

· Je bent organisatorisch, denkt oplossingsgericht en bent kritisch aangelegd

· Je beschikt over een Bachelorniveau en je voelt je thuis in een technische/bouwomgeving

· Excel, Word en PowerPoint kennen voor jou weinig geheimen

· Je kan je vlot uitdrukken (zowel geschreven als gesproken) in het Nederlands en hebt een goede basis Frans en Engels

· Je woont op een aanvaardbare afstand van Nazareth

Wat bieden wij jou?

· Een gevarieerde, verantwoordelijke functie met impact

· Een sleutelrol in een stabiel, financieel gezond bedrijf

· Een warme werkomgeving met korte communicatielijnen

· Werkzekerheid en ruimte om mee te groeien met het bedrijf

· Bij voorkeur een voltijdse tewerkstelling

Interesse:

Stuur je CV naar Lies@lootens.com of bel/app Lies Verstraete : +32 472072972

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.