Officemanager

Jij zorgt ervoor dat ons kantoor in Amsterdam draait als een zonnetje. Niet vanachter een bureau, maar met de handen uit de mouwen. Je regelt, coördineert, en pakt gewoon aan wat nodig is.

Red Panda Works (25 mensen) en NinA AI (11 mensen) delen dit kantoor. Dat betekent: veel energie, veel beweging, en de constante uitdaging om alles soepel te laten lopen. Van een opgeruimd kantoor tot een goed georganiseerde teamreis. Van onboarding nieuwe collega's tot het regelen van leveranciers.

‍

• Het kantoor runnen: Voorraad beheren, leveranciers aansturen, abonnementen regelen. Jij zorgt dat alles aanwezig is wat nodig is.
• Schoonhouden: We hebben een schoonmaker, maar jij bent verantwoordelijk voor een fris en netjes kantoor. Corvéerooster opstellen, erop toezien dat het gebeurt, en ja, soms zelf even de handen uit de mouwen steken als het nodig is.
• Onboarding nieuwe medewerkers: Elke maand komen er 1-2 nieuwe collega's bij. Jij zorgt voor een warme ontvangst, technische setup (accounts, werkplek) en een rondje kantoor. Eerste indruk? Die maak jij.
• Ontvangst gasten: Dagelijks komen er gasten over de vloer. Van potentiële klanten tot sollicitanten, jij geeft ze een warm onthaal. Je neemt hun jas aan en biedt ze wat te drinken aan.
• Events en teamuitjes: Elk kwartaal een teamuitje, jaarlijks een reis met het hele team, en af en toe events voor klanten of prospects. Jij organiseert, plant en regelt.
• HR-ondersteuning: Verlofadministratie, verzuimregistratie, pensioen, verjaardagen, praktische HR-vragen. Je denkt mee en houdt overzicht.
• Financieel-administratief (licht): Facturen controleren, declaraties verwerken, budgetbewaking kantoorkosten.
• Alles wat verder nodig is: Van vergaderingen plannen tot post afhandelen. Jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het op.

Je werkt nauw samen met Wendy (COO) en bent het aanspreekpunt voor iedereen in het kantoor als het gaat om praktische zaken.

‍

Iemand die regelen in het bloed heeft en niet terugdeinst voor fysiek werk.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Ervaring als officemanager: Minimaal 2-3 jaar, je hebt bewezen dat je een kantoor zelfstandig kan runnen.
• Hands-on mentaliteit: Schoonmaken, sjouwen, opruimen? Geen probleem. Je bent niet te beroerd om zelf aan te pakken.
• Proactief en oplossend: Je ziet wat nodig is en regelt het, zonder dat iemand het hoeft te vragen.
• Organisatietalent: Onboarding, events, leveranciers, corvée, je houdt overzicht en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
• Communicatief sterk: Je schakelt makkelijk met leveranciers, collega's en Wendy. Je bent het aanspreekpunt.
• Administratief vaardig: Je bent niet bang van facturen, declaraties en planningen. Je houdt het overzichtelijk.

Dealbreakers:

• Je vindt schoonmaken of fysiek werk "beneden je niveau"? Dan is dit niet jouw plek.
• Je wacht liever op instructies dan dat je zelf initiatief neemt? Dit wordt geen match.
• Onboarding en events organiseren voelt als een bijzaak? Voor ons is het essentieel.

‍

• Salaris: €3.200 - €3.800 bruto per maand (o.b.v. 40 uur)
• Part-time:  24–28 uur, verdeeld over 4 of 5 dagen. Maar meer of minder is ook bespreekbaar
• 100% op kantoor: Amsterdam, geen hybride of thuiswerk, je moet er zijn om het te laten draaien
• Verantwoordelijkheid: Je runt het kantoor, niemand kijkt over je schouder
• Een leuk team: 35 mensen met veel energie en ambitie

‍

Stuur een korte motivatie waarin je uitlegt waarom jij de beste keuze bent en wat je al geregeld hebt in eerdere rollen

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.