Projectleider Piketmodel

Situatieschets
Binnen de VRU zijn op dit moment verschillende piketregelingen actief. Dit zorgt voor verschillen in aanstellingen en beloningen binnen en tussen piketgroepen en onduidelijke situaties. Dit brengt grote ongelijkheid met zich mee en het voldoet niet aan de wettelijke eisen.

Urgentie
Door de scheefgroei in beloning en aanstelling kunnen we als organisatie piketmedewerkers moeilijk vasthouden, wordt het moeilijker om piketgroepen gevuld te houden en boeten we in op kwaliteit. De opleidingskosten zijn hoog en buitenproportioneel door regelmatig verloop. Dit heeft zijn weerslag op de versterking en de slagkracht van de crisisorganisatie. Dit terwijl de crisisorganisatie de core business van de VRU is en in de huidige onzekere tijden en dreigingen voldoende geëquipeerd moet zijn om de crisis te beslechten.

De verschillen in beloning zijn te groot. Zowel tussen als binnen piketgroepen. Een piketmedewerker verdient het dubbele ten opzichte van zijn/haar collega voor hetzelfde [type] werk. Hierdoor is het belangrijk om te komen tot een éénduidige, marktconforme beloningsmethodiek.

Als Projectleider Piketmodel zet jij je in voor het ontwerpen, begeleiden en implementeren van een nieuw, uniform en uitvoerbaar piketmodel voor de VRU. Dit zijn de piketten van de organisatie onderdelen multi crisisbeheersing, bevolkingszorg, brandweer en GHOR. Je doel is om te gaan naar een zo uniform mogelijke vergoedingssystematiek en aanstellingsvorm. Daarnaast  onderzoek je de optimale inrichting en omvang van de piketorganisatie. In totaal zijn er 55 piketgroepen en 500 piketmedewerkers.

Je stuurt de piketwerkgroep aan, bewaakt de beleidsuitgangspunten en fungeert als inhoudelijk en communicatief aanspreekpunt voor management, medezeggenschap, bestuur en de doelgroep (piketmedewerkers).

Als projectleider opereer je tussen beleid en praktijk: vertaalt kaders naar werkbare oplossingen en signalen uit de uitvoering naar bestuurlijk haalbare keuzes. .

Je werkt in opdracht van de stuurgroep piket. Je bespreekt de voortgang met de stuurgroep piketmodel.

Taakgebieden:

• Je bent verantwoordelijk voor opstellen en bewaken van het projectplan, de planning & de resultaten;
• Je maakt een risico- en afhankelijkhedenanalyse met de werkgroep en stuurt de werkgroep aan;
• Je zorgt voor samenhang tussen: piketinhoud, vergoedingen, administratieve processen en juridische kaders;
• Je vertaalt beleidsuitgangspunten naar: uitvoerbare ontwerpkeuzes, concrete scenario's (incl. financiële en personele impact);
• Je bewaakt uitgangspunten: eenvoud, gelijkwaardigheid, betaalbaarheid en aansluiting bij landelijke ontwikkelingen;
• Je werkt aan verwachtingsmanagement: Het expliciet maken waar uniformiteit eindigt en maatwerk begint;
• Je bent inhoudelijk woordvoerder richting:  Directieteam (DT), MT VRU, Ondernemingsraad en Bestuur;
• Je bent in staat om helder en consistent uit te leggen: waarom volledige uniformering niet haalbaar is, welke keuzes wél voorliggen, wat de consequenties zijn per optie;
• Je bereidt beslisnotities, scenario-overzichten en Q&A's voor voor bestuurlijke gremia;
• Je organiseert inloopspreekuren en consultatiesessies met piketmedewerkers . Waarbij je vooraf de kaders helder stelt : wat staat vast, waar is beperkte ruimte, waar wordt expliciet geluisterd. Je haalt bezwaren, zorgen en praktijkervaringen op en weegt deze signalen af: wat kan worden meegenomen, wat niet, en waarom. Je voorkomt verdeeldheid door erkenning zonder valse verwachtingen.

Resultaatverplichtingen Projectleider Nieuw Piketmodel

Doel van de opdracht
Het opleveren van een bestuurlijk vastgesteld, uitvoerbaar en betaalbaar nieuw piketmodel voor de VRU, inclusief vergoedingssystematiek, administratief proces en implementatievoorstel.

Randvoorwaarden

• Aansluiting op vastgestelde beleidsuitgangspunten;
• In lijn met (toekomstige) landelijke CAO-afspraken VR's;
• Juridisch houdbaar en uitvoerbaar in AFAS.

Kanttekening: Volledige uniformering is niet haalbaar. Maatwerk uitzonderingen moeten worden onderbouwd.

Resultaatverplichtingen

Uitsluitingen

De projectleider is niet verantwoordelijk voor:

• Operationele uitvoering van piketten
• Technische inrichting van AFAS;
• Lijnverantwoordelijkheid over medewerkers.

Resultaat 1 – Volledig overzicht huidige piketpraktijk en afwijkingen

Oplevering: uiterlijk week 8☐ Een schriftelijk vastgesteld projectplan met:

• scope en niet-scope;
• besluitvormingsmomenten;
• risico's en waar maatwerk of uitzonderingen mogelijk zijn;
• Goedgekeurd door opdrachtgever (Stuurgroep Piketmodel).

Resultaat 2 – Volledig overzicht huidige piketpraktijk en afwijkingen

Oplevering: uiterlijk week 12

De projectleider levert op:

• Een overzicht van alle piketfuncties en groepen binnen RABB waarvoor VRU eindverantwoordelijk is;
• Per piketfunctie inzicht in:
  • aanstellingsvorm;
  • poolgrootte;;
  • tijdsbelasting (beschikbaarheid, inzet, vakbekwaamheid)
  • huidige vergoedingen.
• Een expliciete afwijkingen- en risicoanalyse inclusief:
  • aard van de afwijking;
  • consequenties (juridisch, financieel, organisatorisch);
  • Vastgesteld in MT VRU.;

Resultaat 3 – Ontwerp nieuw piketmodel (inhoudelijk)

Oplevering: uiterlijk week 16

De projectleider levert op:

• Een uitgewerkt ontwerp piketmodel;
• Een opzet van een piketfunctieboek  

Positief besluit DT om door te gaan naar uitwerking piketmodel

Resultaat 4 – Vergoedingssystematiek en aanstellingsvorm

Oplevering: uiterlijk week 20

De projectleider levert op:

• Een uniforme vergoedingssystematiek voor:
• Differentiatie naar;
  • ambtenaren;
  • vrijwilligers;
  • externen.
• Uitgewerkte overgangs- en compensatieregelingen (oude rechten);
• Minimaal 2 financiële scenario's (basis / alternatief);
• Goedgekeurd door DT en financieel haalbaar verklaard door control.

Resultaat 5 – Administratief proces en AFAS-inrichting

Oplevering: uiterlijk week 24

De projectleider levert op:

• Een beschreven administratief proces (van planning tot uitbetaling);
• Duidelijke afspraken over:
   -wat wel/niet declarabel is.
• Functioneel afgestemde inrichtingseisen voor AFAS (geen technische bouw):
  • Akkoord HRM en Administratie
     

Resultaat 6 – Draagvlak en consultatie

Doorlopend, afronding uiterlijk week 20-24

De projectleider toont aan dat:

• Minimaal 2 consultatierondes/inloopspreekuren met piketmedewerkers zijn uitgevoerd;
• Bezwaren en signalen zijn:
  • geïnventariseerd;
  • gewogen;
  • transparant teruggekoppeld.
• Overleg heeft plaatsgevonden met OR
  • OR is tijdig en aantoonbaar betrokken

Bestuurlijke besluitvorming

Oplevering: uiterlijk week 30

De projectleider levert op:

• Een complete beslisnotitie voor DT en Bestuur met:
  • voorkeursvariant;
  • consequenties;
  • risico's.
• Ondersteuning bij bestuurlijke toelichting (inhoudelijk)

Bestuurlijk besluit genomen

Resultaat 8 – Implementatie- en overdrachtsplan

Oplevering: uiterlijk week 35 – week 45

De projectleider levert op:

• Een uitvoerbaar implementatieplan inclusief:
  • planning;
  • communicatie;
  • risico's.
• Volledige overdracht aan lijnorganisatie
  • Opdrachtgever verklaart opdracht afgerond.

Eindcriterium opdracht

Week 50

De opdracht is succesvol afgerond indien:

• Een nieuw piketmodel bestuurlijk is vastgesteld;
• de implementatie kan starten zonder aanvullende ontwerpvragen;
• risico's en afwijkingen expliciet zijn gemaakt en belegd.