1924. Frontoffice medewerkster/ Personal Assistant

Omschrijving

Functie eisen

# Functieprofiel Callcenter Medewerker / Telefonisch Gastvrouw-Gastheer ## Functietitel

• *Callcenter Medewerker (Telefonisch Gastvrouw/Gastheer)**

## Doel van de functie Als Telefonisch Gastvrouw of Gastheer ben jij het eerste aanspreekpunt voor de klanten van onze opdrachtgevers. Je beantwoordt inkomende telefoongesprekken namens diverse bedrijven, inventariseert de klantvraag en zorgt voor een professionele en passende opvolging. Hierbij denk je actief mee, schakel je snel tussen verschillende opdrachtgevers en zorg je voor een optimale klantbeleving. ## Kerntaken ### Telefoonbeantwoording

• Professioneel aannemen van inkomende gesprekken namens verschillende opdrachtgevers.
• Gepersonaliseerd opnemen volgens de wensen van de opdrachtgever.
• Luisteren, doorvragen en de vraag van de beller helder in kaart brengen.
• Correct informeren van bellers binnen de afgesproken kaders.

### Verwerken van gespreksinformatie

• Vastleggen van volledige en accurate gespreksnotities.
• Verwerken van terugbelverzoeken, afspraken en acties in het softwaresysteem.
• Versturen van notificaties en berichten via e-mail of sms.

### Klantgerichte opvolging

• Actief meedenken over passende vervolgacties.
• Beoordelen of een gesprek kan worden afgehandeld, moet worden doorverbonden of moet worden teruggekoppeld.
• Onderhouden van contact met opdrachtgevers bij vragen of bijzonderheden.

### Administratieve ondersteuning

• Ondersteunen bij agenda- en afsprakenbeheer.
• Uitvoeren van lichte secretariële werkzaamheden.
• Verwerken van e-mails en administratieve verzoeken volgens instructies van opdrachtgevers.

## Verantwoordelijkheden

• Zorgdragen voor een professionele vertegenwoordiging van iedere opdrachtgever.
• Waarborgen van een uitstekende klanttevredenheid.
• Correct en vertrouwelijk omgaan met bedrijfs- en persoonsgegevens.
• Tijdige en nauwkeurige afhandeling van alle klantcontacten.

## Functie-eisen ### Opleiding en werkervaring

• MBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in telefonische klantcontacten, receptiewerkzaamheden, hospitality of klantenservice is een pré.

### Kennis

• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Basisvaardigheden in Microsoft Office en CRM-/telefoonsystemen.
• Affiniteit met administratieve werkzaamheden.

### Competenties

• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Klantgericht en dienstverlenend.
• Empathisch en betrokken.
• Nauwkeurig en georganiseerd.
• Stressbestendig.
• Probleemoplossend vermogen.
• Snel kunnen schakelen tussen verschillende opdrachtgevers.
• Verantwoordelijkheidsgevoel.
• Discreet en betrouwbaar.

## Wat maakt deze functie bijzonder? Bij HB Telediensten ben je niet zomaar een telefonist(e). Je bent een verlengstuk van de organisatie van onze opdrachtgevers. Je vertegenwoordigt hun bedrijf alsof je er zelf werkt, denkt mee met de beller én met de opdrachtgever en zorgt ervoor dat ieder contactmoment professioneel, vriendelijk en waardevol verloopt. ## Kernwaarden van de functie

• Gastvrijheid
• Betrokkenheid
• Professionaliteit
• Flexibiliteit
• Nauwkeurigheid
• Persoonlijke aandacht

• *Samenvattend:** De ideale medewerker van HB Telediensten heeft de warme uitstraling van een receptionist(e), de nauwkeurigheid van een secretaresse en het probleemoplossend vermogen van een klantenserviceprofessional. Daarmee is hij of zij de stem én het visitekaartje van de opdrachtgever.