Bestuurssecretaresse gemeente
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Hillegom |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 0613768664 |
Informatie
Als bestuurssecretaresse ondersteun je de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Je zorgt dat hun agenda's kloppen, afspraken goed zijn voorbereid en belangrijke acties niet blijven liggen. Daarbij denk je vooruit: wat is er nodig voor een afspraak, wie moet ergens bij aansluiten en welke informatie moet vooraf beschikbaar zijn?
Je werkt voor verschillende bestuurders en schakelt daardoor veel gedurende de dag. Het ene moment plan je een bestuurlijk overleg, het volgende moment stem je een afspraak af met een collega, inwoner of externe relatie. Je weet wat prioriteit heeft en houdt overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Beheren van complexe agenda's van bestuurders en gemeentesecretarissen.
- Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten.
- Zorgen dat de juiste stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn.
- Bewaken van afspraken, acties, deadlines en planningen.
- Verzorgen van administratieve en secretariële werkzaamheden.
- Onderhouden van contact met collega's, inwoners en externe relaties.
- Beantwoorden en doorzetten van vragen naar de juiste persoon binnen de organisatie.
- Vooruitdenken en signaleren waar extra afstemming of actie nodig is.
Je gaat 32 uur per week aan de slag en kunt zo snel mogelijk starten en gaat aan de slag voor een periode van 6 maanden, met mogelijkheid op verlenging. Je werkt afwisselend op de gemeentelijke locaties in Hillegom, Lisse en Voorhout/Sassenheim. Na je inwerkperiode kun je een deel van je werkzaamheden vanuit huis doen. Dinsdag en vrijdag zijn vaste kantoordagen.
Omschrijving
Als bestuurssecretaresse ondersteun je de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Je zorgt dat hun agenda's kloppen, afspraken goed zijn voorbereid en belangrijke acties niet blijven liggen. Daarbij denk je vooruit: wat is er nodig voor een afspraak, wie moet ergens bij aansluiten en welke informatie moet vooraf beschikbaar zijn?
Je werkt voor verschillende bestuurders en schakelt daardoor veel gedurende de dag. Het ene moment plan je een bestuurlijk overleg, het volgende moment stem je een afspraak af met een collega, inwoner of externe relatie. Je weet wat prioriteit heeft en houdt overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Beheren van complexe agenda's van bestuurders en gemeentesecretarissen.
- Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten.
- Zorgen dat de juiste stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn.
- Bewaken van afspraken, acties, deadlines en planningen.
- Verzorgen van administratieve en secretariële werkzaamheden.
- Onderhouden van contact met collega's, inwoners en externe relaties.
- Beantwoorden en doorzetten van vragen naar de juiste persoon binnen de organisatie.
- Vooruitdenken en signaleren waar extra afstemming of actie nodig is.
Je gaat 32 uur per week aan de slag en kunt zo snel mogelijk starten en gaat aan de slag voor een periode van 6 maanden, met mogelijkheid op verlenging. Je werkt afwisselend op de gemeentelijke locaties in Hillegom, Lisse en Voorhout/Sassenheim. Na je inwerkperiode kun je een deel van je werkzaamheden vanuit huis doen. Dinsdag en vrijdag zijn vaste kantoordagen.
Functie eisen
Jij houdt van organiseren en krijgt er energie van als alles goed geregeld is. Je kunt snel schakelen tussen verschillende agenda's, personen en belangen zonder het overzicht te verliezen. Ook wanneer een planning plotseling verandert, blijf je rustig en zoek je naar een passende oplossing.
Omdat je werkt met bestuurders en soms met vertrouwelijke informatie, ga je zorgvuldig en discreet te werk. Je bent dienstverlenend, communiceert makkelijk met verschillende mensen en voelt goed aan wat een situatie van je vraagt.
Verder vragen we:
- Minimaal hbo werk- en denkniveau.
- Minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële of ondersteunende functie van directie of bestuur.
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Ervaring met plannen, organiseren en het stellen van prioriteiten.
- Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook en Excel, of de bereidheid om je hierin verder te ontwikkelen.
- Ervaring binnen een gemeente of andere bestuurlijke omgeving is een pré.
