Directiesecretaris

In de functie van Directiesecretaris P&O adviseer je de directeur en de afdelingsmanagers van P&O over strategische, organisatorische en beleidsmatige vraagstukken. Je brengt inhoud, processen en mensen samen en zoekt actief de samenwerking binnen en buiten P&O. Je werkt nauw samen met de directeur, signaleert kansen en neemt initiatief om deze samen met collega's verder uit te werken.

Je bereidt overleggen voor, onderhoudt interne contacten en bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam. Door je brede betrokkenheid binnen P&O leg je verbanden tussen verschillende onderwerpen en bewaak je gemaakte afspraken. Ook heb je een rol in de interne communicatie en zorg je dat collega's goed geïnformeerd zijn.

Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van P&O. Je vertaalt signalen en behoeften uit de organisatie naar voorstellen en concrete acties. Daarbij houd je overzicht over organisatieontwikkelingen, help je processen te stroomlijnen en ondersteun je collega's waar nodig. Je verbindt collega's met elkaar en stimuleert samenwerking.

Daarnaast organiseer en coördineer je bijeenkomsten, zoals één P&O overleggen, heidagen of werkbezoeken, en zorg je voor rapportages en goed ingerichte werkprocessen.

Als vaste sparringpartner van de directeur ondersteun je bij belangrijke overleggen en besluitvorming. Je zorgt voor een zorgvuldig ambtelijk besluitvormingsproces door overleggen goed te organiseren, voor te bereiden en vast te leggen. Je bewaakt de kwaliteit van stukken, houdt zicht op de strategische planning en volgt besluiten en acties op. Ook onderhoud je contact met andere directiesecretarissen en adviseurs binnen het cluster Bedrijfsvoering.

• Je zorgt voor een goed georganiseerd ambtelijk besluitvormingsproces. Je bereidt overleggen voor, stelt agenda's op en zorgt voor verslaglegging.
• Je bewaakt de samenhang, kwaliteit en volledigheid van voorstellen. Je houdt de termijnagenda bij en zorgt dat acties worden opgevolgd.
• Je adviseert collega's over de kwaliteit van stukken voor verschillende ambtelijke overleggen en denkt waar nodig strategisch mee.
• Je bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam en denkt mee over organisatieontwikkeling en prioriteiten.
• Je werkt aan thema's zoals governance, samenwerking, cultuur en veranderopgaven en zorgt voor samenhang tussen verschillende dossiers.
• Je draagt bij aan duidelijke interne communicatie binnen P&O en richting de rest van de organisatie.
• Je bouwt en onderhoudt samen met de directeur en andere directieleden een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie, bijvoorbeeld met andere directies binnen Bedrijfsvoering en met collega's uit andere grote gemeenten.
• Je pakt projecten op die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega's binnen de organisatie.