19 apr 2024
Document Controller
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | ZZP |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Rotterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Matchd |
| Contactpersoon |
Matchd Amersfoort 033-2048204 |
Informatie
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle documenten die verband houden met engineering-, bouw- en operationele activiteiten op het project. Je rol omvat het organiseren, opslaan en distribueren van verschillende soorten documentatie om een soepele uitvoering van het project en naleving van de sectorregelgeving te waarborgen.
Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Documentbeheer: Onderhoudt een uitgebreid systeem voor het organiseren, opslaan en ophalen van documentatie, waaronder technische tekeningen, specificaties, rapporten en correspondentie;
- Revisiebeheer: Zorgt ervoor dat alle documentatie up-to-date is en nauwkeurig is voorzien van revisienummers, revisiedata en andere relevante metadata;
- Distributie: Faciliteert de tijdige distributie van documentatie naar projectteams en externe organisaties;
- Toegangscontrole: Implementeert en handhaaf toegangscontroles om gevoelige documentatie te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel deze kan bekijken of aanpassen;
- Kwaliteitsborging: Voert regelmatig kwaliteitscontroles uit op documentatie om de nauwkeurigheid, volledigheid en naleving van vastgestelde normen en procedures te verifiëren;
- Coördinatie: Werkt samen met projectmanagers, ingenieurs en andere belanghebbenden om workflows te coördineren en eventuele verschillen op te lossen;
- Archivering: Onderhoudt een efficiënt archiveringssysteem voor het opslaan van historische documenten en gegevens in overeenstemming met retentiebeleid en wettelijke vereisten;
- Training: Geeft training en ondersteuning aan teamleden van het project en externe organisaties over documentbeheerprocessen, systemen en beste praktijken;
- Overdracht: Faciliteert de soepele overgang van projectdocumentatie tijdens het overdrachtsproces, zorg ervoor dat alle relevante documentatie op passende wijze is georganiseerd en overgedragen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten.
12 maanden - 36 uur per week - 1 fte.
Omschrijving
Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren van alle documenten die verband houden met engineering-, bouw- en operationele activiteiten op het project. Je rol omvat het organiseren, opslaan en distribueren van verschillende soorten documentatie om een soepele uitvoering van het project en naleving van de sectorregelgeving te waarborgen.
Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Documentbeheer: Onderhoudt een uitgebreid systeem voor het organiseren, opslaan en ophalen van documentatie, waaronder technische tekeningen, specificaties, rapporten en correspondentie;
- Revisiebeheer: Zorgt ervoor dat alle documentatie up-to-date is en nauwkeurig is voorzien van revisienummers, revisiedata en andere relevante metadata;
- Distributie: Faciliteert de tijdige distributie van documentatie naar projectteams en externe organisaties;
- Toegangscontrole: Implementeert en handhaaf toegangscontroles om gevoelige documentatie te beschermen en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel deze kan bekijken of aanpassen;
- Kwaliteitsborging: Voert regelmatig kwaliteitscontroles uit op documentatie om de nauwkeurigheid, volledigheid en naleving van vastgestelde normen en procedures te verifiëren;
- Coördinatie: Werkt samen met projectmanagers, ingenieurs en andere belanghebbenden om workflows te coördineren en eventuele verschillen op te lossen;
- Archivering: Onderhoudt een efficiënt archiveringssysteem voor het opslaan van historische documenten en gegevens in overeenstemming met retentiebeleid en wettelijke vereisten;
- Training: Geeft training en ondersteuning aan teamleden van het project en externe organisaties over documentbeheerprocessen, systemen en beste praktijken;
- Overdracht: Faciliteert de soepele overgang van projectdocumentatie tijdens het overdrachtsproces, zorg ervoor dat alle relevante documentatie op passende wijze is georganiseerd en overgedragen in overeenstemming met de vastgestelde vereisten.
12 maanden - 36 uur per week - 1 fte.
Functie eisen
- Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste
- Minimaal HBO denk- en werkniveau;
- Ervaring als Document Controller in de gas- of olie-industrie, met een sterke kennis van branche-specifieke documentatievereisten en -normen;
- Vaardigheid in documentbeheersoftware en -tools, zoals SharePoint of vergelijkbare systemen;
- Uitstekende capaciteiten voor massaverwerking, waardoor het mogelijk is om te werken met grote hoeveelheden documentatie en metadata;
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail, met het vermogen om effectief meerdere taken en prioriteiten te beheren;
- Sterke communicatieve en interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om effectief samen te werken met teams van verschillende disciplines.
- Kennis van relevante voorschriften en normen, zoals ISO 9001, API-normen of lokale wettelijke vereisten.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We nemen binnen één werkdag contact met je op.
