Documentalist -Project Gerrit Krolbrug

Voor de Rijkswaterstaat Rhoon is FlexIntens op zoek naar een Documentalist -Project Gerrit Krolbrug voor 16 uur per week.

Functie Documentalist Locatie en werkwijze Locaties: Leeuwarden, Zwolle, Assen en deels vanuit huis. Werkwijze: hybride. Functieomschrijving Je bent verantwoordelijk voor het op orde brengen en houden van de archivering van documenten in het projectarchief en het beheer van het Document Management Systeem (DMS). Je zorgt voor een betrouwbare informatiehuishouding door registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en dossiers. Tevens ondersteun en coach je projectmedewerkers bij hun taken op het gebied van documentbeheer en archiefvorming. Taken

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van standaardweergaven en standaard zoekvragen in het DMS.
• Instrueren en begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle projectdocumenten en verplaatsen van documenten/(sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten en het routeren van post en e-mailstukken.
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) en inventariseren/melden van verbetervoorstellen voor applicaties.

Resultaten

• Ingericht projectarchief volgens afspraken en kwaliteitseisen (ordeningsstructuur, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Gewenste houding en werkaanpak Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid, hebt een professionele houding en beschikt over voldoende ervaring om snel te starten met weinig inwerktijd. Belangrijkste competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling en zelfstandigheid

Eisen

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Kennis en ervaring met (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• In staat zelfstandig werkinstructies en handreikingen op te stellen.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint-applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.