Interim Bestuurssecretaresse
| Branche | Onderwijs, training en instructie |
| Dienstverband | ZZP |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Amsterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | High Quality |
| Contactpersoon |
High Quality +31 6 27431864 |
Informatie
Wegens het vertrek van de vaste Bestuurssecretaresse zijn wij voor onze opdrachtgever in Amsterdam op zoek naar een Interim Bestuurssecretaresse (32 uur per week). In deze zelfstandige rol ondersteun je de Bestuurder in de volle breedte op administratief, organisatorisch en secretarieel vlak. Daarnaast werk je nauw samen met de Bestuurssecretaris en bied je waar nodig ondersteuning aan de Manager Bestuursbureau en de collega's binnen het Bestuursbureau.
Naast de dagelijkse ondersteuning krijg je een duidelijke analyseopdracht. Met een frisse, positief kritische blik onderzoek je hoe de functie toekomstbestendig kan worden ingericht. Je brengt de huidige werkprocessen en taakverdeling in kaart, bekijkt welke werkzaamheden van de Bestuurssecretaris kunnen verschuiven naar de Bestuurssecretaresse en onderzoekt mogelijkheden voor verdere digitalisering en slimmere werkmethoden (zoals AI-toepassingen en procesautomatisering). Op basis hiervan geef je proactief advies voor de toekomstbestendige inrichting van de functie en een soepele overdracht aan de vaste opvolger.
Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Beheren en prioriteren van de agenda, e-mail en correspondentie van de Bestuurder
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van bestuursvergaderingen, inclusief actielijsten en documentenstroom
- Signaleren en proactief oppakken van knelpunten, kansen en verbeteringen in planning en processen
- Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders, zoals scholen, gemeenten en samenwerkingspartners
- Beheren van het contractenregister en andere vertrouwelijke documenten
- Ondersteunen van het Bestuursbureau en de Manager Bestuursbureau bij organisatorische en administratieve werkzaamheden
- Uitvoeren van een analyseopdracht waarbij je werkprocessen en taakverdeling in kaart brengt, verschuivingen in werkzaamheden onderzoekt, digitaliserings- en optimalisatiemogelijkheden identificeert en proactief adviseert over een toekomstbestendige inrichting van de functie en overdracht aan de vaste opvolger.
Omschrijving
Wegens het vertrek van de vaste Bestuurssecretaresse zijn wij voor onze opdrachtgever in Amsterdam op zoek naar een Interim Bestuurssecretaresse (32 uur per week). In deze zelfstandige rol ondersteun je de Bestuurder in de volle breedte op administratief, organisatorisch en secretarieel vlak. Daarnaast werk je nauw samen met de Bestuurssecretaris en bied je waar nodig ondersteuning aan de Manager Bestuursbureau en de collega's binnen het Bestuursbureau.
Naast de dagelijkse ondersteuning krijg je een duidelijke analyseopdracht. Met een frisse, positief kritische blik onderzoek je hoe de functie toekomstbestendig kan worden ingericht. Je brengt de huidige werkprocessen en taakverdeling in kaart, bekijkt welke werkzaamheden van de Bestuurssecretaris kunnen verschuiven naar de Bestuurssecretaresse en onderzoekt mogelijkheden voor verdere digitalisering en slimmere werkmethoden (zoals AI-toepassingen en procesautomatisering). Op basis hiervan geef je proactief advies voor de toekomstbestendige inrichting van de functie en een soepele overdracht aan de vaste opvolger.
Je takenpakket bestaat o.a. uit:
- Beheren en prioriteren van de agenda, e-mail en correspondentie van de Bestuurder
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van bestuursvergaderingen, inclusief actielijsten en documentenstroom
- Signaleren en proactief oppakken van knelpunten, kansen en verbeteringen in planning en processen
- Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders, zoals scholen, gemeenten en samenwerkingspartners
- Beheren van het contractenregister en andere vertrouwelijke documenten
- Ondersteunen van het Bestuursbureau en de Manager Bestuursbureau bij organisatorische en administratieve werkzaamheden
- Uitvoeren van een analyseopdracht waarbij je werkprocessen en taakverdeling in kaart brengt, verschuivingen in werkzaamheden onderzoekt, digitaliserings- en optimalisatiemogelijkheden identificeert en proactief adviseert over een toekomstbestendige inrichting van de functie en overdracht aan de vaste opvolger.
Functie eisen
- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
- 32 uur per week beschikbaar (dinsdag vaste dag i.v.m. vergadering Bestuursteam)
- Ruime ervaring als Directiesecretaresse, Bestuurssecretaresse of aanverwante functies, bij voorkeur in een complexe of bestuurlijke omgeving
- Ervaring binnen (semi)publieke of onderwijsinstelling is een pré
- Digitaal vaardig en affiniteit met procesverbetering (Google Workspace, AI, workflow-tools etc.)
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Verder ben jij organisatiesensitief, beschik je over een sterk ontwikkeld organisatievermogen, kan je snel schakelen tussen wisselende prioriteiten en heb je oog voor detail én de grote lijn.
