Manager Projectbeheersing
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Zeist |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Van Boheemen Consultancy B.V |
| Contactpersoon |
Eline Hermsen 06-188 09 184 |
Informatie
Over deze opdracht
Zeist is een gemeente in beweging. We werken aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Onze projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model.
Om die projecten goed te beheersen zoeken wij een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico's op orde houdt, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.
Positie in de organisatie
Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur.
Takenpakket
Rapportage en voortgangsbewaking
Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming.
Planning en risicomanagement
Je stelt projectplanningen op en bewaakt deze actief. Samen met de projectmanager organiseer en begeleid je risicosessies voor het opstellen en periodiek actualiseren van het risicodossier. Risico's breng je actief in tijdens de projectteamoverleggen.
Financieel projectbeheer
Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget.
Subsidiebeheer per project
Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.
Digitale projectomgevingen en dossiervorming
Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina's) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer.
Aanbestedingsondersteuning
Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota's van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed.
Verwachte resultaten
- Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico's, kwaliteit);
- Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project;
- Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling;
- Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief;
- Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie.
Omschrijving
Over deze opdracht
Zeist is een gemeente in beweging. We werken aan een mooier, duurzamer en toekomstbestendig Zeist: van de herinrichting van wegen en riolering tot klimaatadaptatie en een kwalitatief hoogwaardige openbare ruimte. Onze projectmanagers sturen een gevarieerde portefeuille aan projecten aan binnen het IPM-model.
Om die projecten goed te beheersen zoeken wij een ervaren en zelfstandige Manager Projectbeheersing (MPB). Iemand die niet alleen de financiën, planning en risico's op orde houdt, maar ook een stevige sparringpartner is voor de projectmanager. Je werkt gelijktijdig in meerdere projectteams en bent het ankerpunt voor beheersing, dossiervorming en subsidies.
Positie in de organisatie
Je werkt als zelfstandig lid van de projectteams van meerdere projectmanagers, zonder functionele ondergeschiktheid. Je levert beheersinformatie en advies ten behoeve van de sturing. Voor de financiële aansluiting op afdelingsniveau werk je nauw samen met de interne financieel projectadviseur.
Takenpakket
Rapportage en voortgangsbewaking
Je stelt integrale voortgangs- en risicorapportages op ten behoeve van de projectmanager en stuurt op openstaande acties. Wijzigingen in scope, tijd en geld signaleer je tijdig, registreer je en vertaal je naar sturing en verantwoording. Je bereidt projectoverleggen inhoudelijk voor en bewaakt de voortgang van acties en besluitvorming.
Planning en risicomanagement
Je stelt projectplanningen op en bewaakt deze actief. Samen met de projectmanager organiseer en begeleid je risicosessies voor het opstellen en periodiek actualiseren van het risicodossier. Risico's breng je actief in tijdens de projectteamoverleggen.
Financieel projectbeheer
Je voert het financieel beheer per project: aanvragen van kredieten, monitoren van budgetuitputting en controleren van facturen van aannemers en ingenieursbureaus op kostenpost, termijn en geleverde prestatie. SSK-ramingen worden door de bureaus opgesteld; je coördineert dit proces en bewaakt de aansluiting op het projectbudget.
Subsidiebeheer per project
Je handelt subsidieaanvragen, wijzigingsverzoeken en vaststellingen zelfstandig af. Je stelt het activiteitenverslag en het financieel subsidieoverzicht op, zet documentatie klaar voor de accountant en verwerkt SISA-verantwoordingen in afstemming met de financiële afdeling.
Digitale projectomgevingen en dossiervorming
Je beheert de digitale projectomgevingen (Teams, projectpagina's) en bent eindverantwoordelijk voor het projectdossier: verslagen, opdrachten, offertes, facturen, wijzigingen, ontwerpen en correspondentie met externen. Opleverdossiers controleer je op volledigheid en draag je over aan beheer.
Aanbestedingsondersteuning
Je ondersteunt aanbestedingstrajecten: verzorgt de planning, stemt af met de inkoopafdeling, organiseert informatiesessies, stelt nota's van inlichtingen op en verzorgt communicatie via TenderNed.
Verwachte resultaten
- Compleet en actueel overzicht van de beheersing van de projecten (scope, tijd, geld, risico's, kwaliteit);
- Heldere, tijdige rapportages en actuele risicodossiers en planningen per project;
- Correcte en tijdige financiële verantwoording, inclusief subsidieafhandeling;
- Functionele en toegankelijke digitale projectomgevingen en een compleet projectarchief;
- Afgeronde aanbestedingstrajecten inclusief planning, procesdocumentatie en communicatie.
Functie eisen
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van een bedrijfseconomische of technische opleiding;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met financiel projectbeheer in de fysieke leefomgeving (infra, riolering, wegen, groen);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het IPM-model (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met subsidieprocessen (aanvragen, wijzigen, vaststellen – provincie of rijk) (benoem duidelijk in het cv hoe hier aan voldaan is);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met financiële systemen als Cognos, Financials of vergelijkbaar (benoem aan de hand van 2 voorbeelden in het cv hoe hier aan voldaan is);
- Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week;
- Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.
Wensen:
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als manager projectbeheersing bij een gemeente;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met integrale projectrapportages (scope/tijd/geld/risico) in IPM-context;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met subsidieverantwoording (SISA, provinciale subsidies);
- Je hebt aantoonbare werkervaring bij een gemeente vergelijkbaar met Zeist (40.000–100.000 inwoners);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met aanbestedingsondersteuning (TenderNed, NvI, planning);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met meerdere gelijktijdige projectteams.
Compententies
- Integraal denken: je houdt overzicht op scope, tijd, geld en risico's tegelijkertijd
- Proactief signaleren: je herkent wijzigingen en afwijkingen tijdig en benoemt ze
- Stevige sparringpartner: je adviseert de projectmanager gevraagd en ongevraagd, ook bij lastige boodschappen
- Nauwkeurig en gestructureerd: sterk in financiële administratie, dossiervorming en procesopvolging
- Samenwerken: je schakelt soepel tussen meerdere projectteams en disciplines
- Organisatiesensitief: je begrijpt de politiek-bestuurlijke context van een gemeente
