Medewerker / Coördinator Bedrijfsbureau

Ben jij een echte regelaar die overzicht houdt, ziet wat er moet gebeuren en het vervolgens ook gewoon oppakt?

Bij Knijn & Damsma zoeken we een Medewerker / Coördinator Bedrijfsbureau die ervoor zorgt dat alles achter de schermen én in de dagelijkse operatie goed georganiseerd is.

Jij bent de spin in het web van onze organisatie. Je ondersteunt de directie en collega’s, houdt administratieve en facilitaire zaken op orde, maar hebt ook een belangrijke rol rondom de operationele planning. Je houdt in de gaten of werkzaamheden en objecten goed en efficiënt zijn gepland, signaleert waar knelpunten ontstaan en ondersteunt de operatie en leidinggevenden waar nodig bij het plannen en organiseren van het werk.

Daarnaast werk je veel met verschillende systemen. Je vindt het leuk om uit te zoeken hoe systemen werken, houdt informatie actueel en zorgt ervoor dat offertes, planning, administratie en operationele gegevens goed worden verwerkt.

Je bent niet iemand die afwacht tot er iets op je bureau komt. Je kijkt om je heen, ziet wat beter, sneller of anders kan en komt in actie. Je bent hands-on, zelfstandig en praktisch ingesteld. Als er ergens iets blijft liggen, pak jij het op.

Geen dag is hetzelfde. En juist die dynamiek past bij jou.

Wat ga je doen?

Als Medewerker / Coördinator Bedrijfsbureau heb je een brede en afwisselende functie. Je zorgt voor structuur, overzicht en voortgang en bent een belangrijke schakel tussen de verschillende onderdelen van onze organisatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Overzicht houden op de planning van werkzaamheden en objecten;
• Ondersteunen van de operatie bij het maken en optimaliseren van de planning;
• Signaleren van knelpunten in de planning en zorgen dat deze worden opgepakt;
• Meedenken over een efficiënte en haalbare planning en waar nodig aanpassingen verwerken;
• Controleren of werkzaamheden, afspraken en wijzigingen goed in de verschillende systemen zijn verwerkt en wordt uitgevoerd;
• Ondersteunen van de directie en collega’s bij dagelijkse werkzaamheden;
• Beheren van agenda’s, administratie en correspondentie en telefoonbeantwoording;
• Uitwerken van offertes en ondersteunen bij administratieve, marketing en operationele werkzaamheden;
• Coördineren en regelen van facilitaire zaken, zoals wagenpark, IT, bedrijfskleding en materiaalbeheer;
• Organiseren van interne afspraken, bijeenkomsten en diverse kantoorzaken;
• Bewaken van afspraken, acties, processen en opvolging;
• Zorgen dat informatie op de juiste plek terechtkomt en collega’s weten wat er van hen wordt verwacht;
• Signaleren waar werkzaamheden blijven liggen en hier zelfstandig actie op ondernemen;
• Meedenken over het verbeteren en professionaliseren van processen, systemen en werkwijzen;
• Bijspringen waar dat nodig is om de organisatie draaiende te houden.

Kortom: jij zorgt dat zaken geregeld worden.

Wie ben jij?

We zoeken geen afwachtende administratieve kracht, maar iemand die eigenaarschap neemt en energie krijgt van regelen, organiseren en oplossen.

Je bent iemand die:

• Zelfstandig werkt en uit zichzelf ziet wat er moet gebeuren en dit ook doet;
• Goed overzicht houdt, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen;
• Affiniteit heeft met planning en operationele processen;
• Goed kan schakelen en prioriteiten kan stellen;
• Problemen signaleert én met een oplossing komt;
• Handig is met systemen en nieuwe software snel eigen maakt;
• Snel verbanden ziet en merkt wanneer informatie niet klopt of ontbreekt en actie neemt;
• Communicatief sterk is en makkelijk contact maakt met verschillende collega’s en externe bedrijven;
• Administratief sterk en nauwkeurig is;
• Goed kan organiseren en afspraken bewaakt;
• Ervaring heeft met Office-programma’s en administratieve systemen;
• Praktisch, positief, nuchter en oplossingsgericht is;
• Het leuk vindt om een brede functie te hebben waarin niet iedere dag hetzelfde is.

Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende, organisatorische of coördinerende functie is mooi meegenomen. Ervaring met planning, schoonmaak, facilitaire dienstverlening of een andere operationele omgeving is een pré.

Maar belangrijker vinden wij dat je de juiste instelling hebt: je ziet werk, pakt het op, maakt systemen snel eigen, communiceert en zorgt gewoon dat het geregeld wordt.

Wat krijg je van ons?

Een veelzijdige functie waarin je écht een belangrijke centrale rol speelt binnen onze organisatie.

Je kunt rekenen op:

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en vrijheid;
• Een centrale rol binnen een ambitieuze en groeiende organisatie;
• Regelmatig direct contact met directie, rayonmanagers, HR, administratie, operationele collega’s en externe bedrijven.
• Ruimte om zelf initiatief te nemen en processen te verbeteren;
• Korte lijnen en een informele, praktische werksfeer waar hard werken en plezier hand in hand gaan;
• Een salaris passend bij de functie en de kennis en ervaring die jou meebrengt.
• Vakantiedagen, vakantiegeld en andere voorwaarden volgens CAO Schoonmaak
• Leuke collega’s en een prachtige werkplek in een modern kantoor.

Waar kom je te werken?

Je gaat aan de slag bij Knijn & Damsma in Heemskerk, een groeiende organisatie binnen de schoonmaak- en facilitaire dienstverlening. Dagelijks zorgen wij ervoor dat vakantieparken, kantoren, scholen en andere locaties schoon, verzorgd en representatief zijn.

Binnen Knijn & Damsma werken we praktisch en met korte lijnen. We houden van aanpakken, helpen elkaar en kijken samen hoe het beter kan. Door onze groei worden een goede organisatie, efficiënte planning, betrouwbare systemen en onderlinge afstemming steeds belangrijker.

En daar speel jij een belangrijke rol in.

Je werkt nauw samen met directie, rayonmanagers, HR, administratie en de operationele collega’s. Je weet wat er speelt, houdt de verschillende lijntjes bij elkaar en zorgt dat zaken niet blijven liggen.

Jij bent degene die overzicht houdt, vooruitkijkt en in actie komt.

Iets voor jou?

Ben jij een organisatorische duizendpoot die graag verantwoordelijkheid neemt, energie krijgt van dynamiek, het leuk vindt om midden in de organisatie te staan en energie krijgt van bouwen en groeien?

Dan maken we graag kennis met je.

Klinkt dit als jouw nieuwe uitdaging? Reageer direct en wie weet word jij binnenkort onze nieuwe collega bij Knijn & Damsma.

Heb je vragen? Bel of app met Suzanne op 06-15878446.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.