Office Manager | 24 - 32 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Woerden |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Noa Bogers 030-276 71 87 |
Informatie
Wil jij de motor zijn achter een goed georganiseerd kantoor? Krijg jij energie van structuur aanbrengen, mensen ontzorgen en ervoor zorgen dat alles soepel blijft lopen, ook als het tempo hoog ligt? Dan hebben wij een mooie parttime functie voor je.
Pienk zoekt een parttime Office Manager voor 24 tot 32 uur per week. Je komt direct in dienst bij de opdrachtgever.
Over de organisatieJe gaat aan de slag bij een groeiende, toekomstgerichte organisatie in de infrastructuursector. Vanuit De Meern (Utrecht) werkt een betrokken team aan projecten die Nederland verder verbinden. De sfeer is professioneel en open, met korte lijnen en veel ruimte voor initiatief. Er gebeurt veel, dus een sterke office basis is onmisbaar, en daar kom jij in beeld.
Jouw rol als Office ManagerIn deze functie ben jij degene die overzicht creëert, rust bewaart en het kantoor draaiende houdt. Je ondersteunt het managementteam en bent vooral de vaste steun en toeverlaat van de CEO. Tegelijkertijd zorg je voor een goed georganiseerde werkomgeving en pak je HR-ondersteunende taken op.
Je bent dus niet alleen bezig met plannen en regelen, maar ook met verbinden, vooruitdenken en signaleren waar het slimmer kan. Dankzij jouw aanpak kan het team zich focussen op de inhoud.
Wat je gaat doenJe taken zijn breed en lekker afwisselend. Denk aan:
- Agendabeheer:
- Regie voeren op agenda's en afspraken voor de CEO en het managementteam
- Vergaderingen:
- Overleggen voorbereiden en organiseren, waaronder aandeelhoudersvergaderingen (circa vier keer per jaar), inclusief notuleren en de notulen vertalen in het Engels
- Het kantoor praktisch en organisatorisch laten draaien: aanspreekpunt voor collega's en leveranciers, facilitaire zaken en voorraadbeheer, zoals het verzorgen van de lunch op maandag
- Bewaken van contracttermijnen, verlengingen en administratieve deadlines
- HR-ondersteuning:
- administratieve verwerking
- vacatures opstellen en publiceren
- laptops regelen
- documentbeheer
- ondersteuning bij in-, door- en uitstroom
- ziekmeldingen en verlofregistratie bijhouden
- Coördineren en organiseren van kantoor- en teamactiviteiten
Je houdt moeiteloos het overzicht, werkt zelfstandig en ziet zelf waar je kunt bijsturen of ontzorgen. Je schakelt soepel als prioriteiten veranderen, blijft rustig onder druk en weet precies wanneer je moet versnellen of juist moet afremmen. Je communiceert helder en prettig, werkt nauwkeurig en zorgt dat mensen en processen goed op elkaar aansluiten.
Interesse?Pienk verzorgt de werving en selectie voor deze functie. Zie jij jezelf als Office Manager in deze rol? Reageer dan via de sollicitatieknop. Ik vertel je graag meer en breng je snel in contact met de opdrachtgever als er een match is.
Omschrijving
Wil jij de motor zijn achter een goed georganiseerd kantoor? Krijg jij energie van structuur aanbrengen, mensen ontzorgen en ervoor zorgen dat alles soepel blijft lopen, ook als het tempo hoog ligt? Dan hebben wij een mooie parttime functie voor je.
Pienk zoekt een parttime Office Manager voor 24 tot 32 uur per week. Je komt direct in dienst bij de opdrachtgever.
Over de organisatieJe gaat aan de slag bij een groeiende, toekomstgerichte organisatie in de infrastructuursector. Vanuit De Meern (Utrecht) werkt een betrokken team aan projecten die Nederland verder verbinden. De sfeer is professioneel en open, met korte lijnen en veel ruimte voor initiatief. Er gebeurt veel, dus een sterke office basis is onmisbaar, en daar kom jij in beeld.
Jouw rol als Office ManagerIn deze functie ben jij degene die overzicht creëert, rust bewaart en het kantoor draaiende houdt. Je ondersteunt het managementteam en bent vooral de vaste steun en toeverlaat van de CEO. Tegelijkertijd zorg je voor een goed georganiseerde werkomgeving en pak je HR-ondersteunende taken op.
Je bent dus niet alleen bezig met plannen en regelen, maar ook met verbinden, vooruitdenken en signaleren waar het slimmer kan. Dankzij jouw aanpak kan het team zich focussen op de inhoud.
Wat je gaat doenJe taken zijn breed en lekker afwisselend. Denk aan:
- Agendabeheer:
- Regie voeren op agenda's en afspraken voor de CEO en het managementteam
- Vergaderingen:
- Overleggen voorbereiden en organiseren, waaronder aandeelhoudersvergaderingen (circa vier keer per jaar), inclusief notuleren en de notulen vertalen in het Engels
- Het kantoor praktisch en organisatorisch laten draaien: aanspreekpunt voor collega's en leveranciers, facilitaire zaken en voorraadbeheer, zoals het verzorgen van de lunch op maandag
- Bewaken van contracttermijnen, verlengingen en administratieve deadlines
- HR-ondersteuning:
- administratieve verwerking
- vacatures opstellen en publiceren
- laptops regelen
- documentbeheer
- ondersteuning bij in-, door- en uitstroom
- ziekmeldingen en verlofregistratie bijhouden
- Coördineren en organiseren van kantoor- en teamactiviteiten
Je houdt moeiteloos het overzicht, werkt zelfstandig en ziet zelf waar je kunt bijsturen of ontzorgen. Je schakelt soepel als prioriteiten veranderen, blijft rustig onder druk en weet precies wanneer je moet versnellen of juist moet afremmen. Je communiceert helder en prettig, werkt nauwkeurig en zorgt dat mensen en processen goed op elkaar aansluiten.
Interesse?Pienk verzorgt de werving en selectie voor deze functie. Zie jij jezelf als Office Manager in deze rol? Reageer dan via de sollicitatieknop. Ik vertel je graag meer en breng je snel in contact met de opdrachtgever als er een match is.
Functie eisen
Wie ben jij?Jij bent een stevige, proactieve office manager die graag overzicht creëert en het management ontzorgt. Je vindt het leuk om te organiseren, vooruit te denken en snel te schakelen wanneer prioriteiten veranderen. In een dynamische omgeving breng jij rust en structuur, en met jouw heldere communicatie weet je mensen moeiteloos met elkaar te verbinden.
Daarbij herken jij jezelf in het volgende profiel:
- Je bent parttime beschikbaar voor 24, 28 of 32 uur per week, verdeeld over 4 à 5 dagen op kantoor in De Meern (Utrecht), waarbij je op woensdag en/of vrijdag vrij bent (je kan 1 dag vanuit huis werken)
- Je hebt een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in een secretariële, administratieve of ondersteunende richting
- Je hebt recente ervaring als office manager, secretaresse of management assistent
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure)
- Je hebt een goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk (een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure)
- Je werkt vlot met MS Office en pakt nieuwe systemen snel en zelfstandig op
Werk je nauwkeurig en gestructureerd, blijf je flexibel als de dag ineens anders loopt? Denk je vooruit, houdt overzicht en bent een fijne collega om mee samen te werken? Dan past deze baan je perfect!
Kortom: jij bent de betrouwbare en energieke office manager die ervoor zorgt dat alles soepel blijft lopen en die met plezier het verschil maakt. We maken graag kennis met je!
