Office Manager | 32 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Amsterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Werk jij graag in een compacte organisatie waar jouw werk er écht toe doet? Ben je zelfstandig, nauwkeurig en zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit een mooie kans voor jou.
Voor een maatschappelijke organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij een betrokken, parttime Office Manager die zorgt voor structuur, overzicht en ondersteuning op alle fronten. Een veelzijdige parttime functie voor 32 uur per week, waarin jij een centrale rol speelt binnen het kantoor.
Jouw rolAls Office Manager ben jij de spil van de organisatie. Je werkt nauw samen met de directeur en ondersteunt het bestuur, terwijl je ervoor zorgt dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw inzet blijft alles overzichtelijk, gestructureerd en goed geregeld.
Wat ga je doen?In deze brede rol zorg jij ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt, van dagelijkse kantoororganisatie tot bestuurlijke ondersteuning, administratie en het verwerken van subsidieaanvragen. Concreet betekent dit dat jij:
- inkomende en uitgaande post en e-mails verwerkt en telefoongesprekken afhandelt
- het (digitale) archief beheert en zorgt dat alles goed vindbaar is
- overzicht houdt op kantoorzaken zoals leveranciers, voorraad, vergaderingen en faciliteiten
- het interne beleid (zoals AVG) bewaakt en uitvoert
- websitecontent bijwerkt via het CMS
- bestuursvergaderingen voorbereidt, stukken opstelt en verspreidt en agendapunten coördineert
- notuleert tijdens vergaderingen (circa 1x per maand, meestal op woensdagavond)
- bestuur en commissies ondersteunt in hun werkzaamheden
- betalingen voorbereidt en rekeningafschriften controleert
- financiële gegevens aanlevert aan de administrateur en accountant
- meedenkt over begrotingen en budgetten
- subsidieaanvragen registreert en verwerkt
- dossiers en de database bijhoudt
- contact onderhoudt met aanvragers en correspondentie verzorgt
- deadlines bewaakt rondom besluitvorming en uitbetalingen
Je komt terecht in een kleine, betrokken organisatie met een duidelijke maatschappelijke impact. In deze rol krijg je veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en de ruimte om écht het verschil te maken in het dagelijks functioneren van het kantoor.
Enthousiast?Spreekt deze veelzijdige office rol jou aan en zoek je een functie waarin jij een belangrijke, zelfstandige positie inneemt binnen een organisatie met impact? Dan kom ik graag met je in gesprek!
Omschrijving
Werk jij graag in een compacte organisatie waar jouw werk er écht toe doet? Ben je zelfstandig, nauwkeurig en zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is dit een mooie kans voor jou.
Voor een maatschappelijke organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij een betrokken, parttime Office Manager die zorgt voor structuur, overzicht en ondersteuning op alle fronten. Een veelzijdige parttime functie voor 32 uur per week, waarin jij een centrale rol speelt binnen het kantoor.
Jouw rolAls Office Manager ben jij de spil van de organisatie. Je werkt nauw samen met de directeur en ondersteunt het bestuur, terwijl je ervoor zorgt dat alle administratieve en organisatorische processen soepel verlopen. Dankzij jouw inzet blijft alles overzichtelijk, gestructureerd en goed geregeld.
Wat ga je doen?In deze brede rol zorg jij ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt, van dagelijkse kantoororganisatie tot bestuurlijke ondersteuning, administratie en het verwerken van subsidieaanvragen. Concreet betekent dit dat jij:
- inkomende en uitgaande post en e-mails verwerkt en telefoongesprekken afhandelt
- het (digitale) archief beheert en zorgt dat alles goed vindbaar is
- overzicht houdt op kantoorzaken zoals leveranciers, voorraad, vergaderingen en faciliteiten
- het interne beleid (zoals AVG) bewaakt en uitvoert
- websitecontent bijwerkt via het CMS
- bestuursvergaderingen voorbereidt, stukken opstelt en verspreidt en agendapunten coördineert
- notuleert tijdens vergaderingen (circa 1x per maand, meestal op woensdagavond)
- bestuur en commissies ondersteunt in hun werkzaamheden
- betalingen voorbereidt en rekeningafschriften controleert
- financiële gegevens aanlevert aan de administrateur en accountant
- meedenkt over begrotingen en budgetten
- subsidieaanvragen registreert en verwerkt
- dossiers en de database bijhoudt
- contact onderhoudt met aanvragers en correspondentie verzorgt
- deadlines bewaakt rondom besluitvorming en uitbetalingen
Je komt terecht in een kleine, betrokken organisatie met een duidelijke maatschappelijke impact. In deze rol krijg je veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en de ruimte om écht het verschil te maken in het dagelijks functioneren van het kantoor.
Enthousiast?Spreekt deze veelzijdige office rol jou aan en zoek je een functie waarin jij een belangrijke, zelfstandige positie inneemt binnen een organisatie met impact? Dan kom ik graag met je in gesprek!
Functie eisen
Wie jij bentJe voelt je thuis in een kleine organisatie waar zelfstandigheid belangrijk is en waar rust en focus de basis vormen. Tegelijkertijd schakel je moeiteloos wanneer het drukker wordt en deadlines naderen. Je hebt affiniteit met een maatschappelijke omgeving en voelt je betrokken bij de missie van de organisatie.
Wat je meebrengt- Minimaal MBO+ / HBO werk- en denkniveau
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels (een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure)
- Ervaring in een vergelijkbare rol, bijvoorbeeld als Office Manager of in een brede ondersteunende functie
- Ervaring met Microsoft Office
- Beschikbaarheid van 32 uur per week
Je hebt cijfermatig inzicht en sterke schriftelijke vaardigheden. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig en pakt werkzaamheden zelfstandig en proactief op. Je houdt overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt, en weet goed af te stemmen met collega's en betrokkenen. In je communicatie ben je vriendelijk en geduldig, en je staat bekend als een betrouwbare en integere professional.
Dan wil ik jou leren kennen!Herken jij jezelf in deze rol en werk je graag in een omgeving waar jouw bijdrage er écht toe doet? Dan kom ik graag met je in gesprek over deze mooie stap als Office Manager.
