Office Manager | Maror | 32 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Amsterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Werk jij graag in een kleine organisatie waar jouw werk direct impact heeft? Ben je nauwkeurig, zelfstandig en zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel loopt?
Voor Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland, in Amsterdam Centrum, zoeken wij een betrokken Office Manager die het bureau organisatorisch en administratief ondersteunt. Een parttime vacature voor 32 uur per week.
In deze veelzijdige, parttime functie werk je nauw samen met de directeur en ondersteun je het bestuur van de stichting. Je bent de spil van het kantoor en zorgt ervoor dat processen, administratie en communicatie goed georganiseerd zijn.
Wat ga je doen?Als Office Manager heb je een brede rol. Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat, ondersteunt het bestuur en zorgt voor een goede administratieve en organisatorische basis van het bureau. De functie bestaat onder andere uit:
Secretariaat en kantoororganisatie
- verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mails
- aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken
- beheren van het (deels digitale) archief
- uitvoeren en bijhouden van het interne AVG-beleid
- aansturing van leveranciers
- organiseren van praktische zaken op kantoor (voorraadbeheer, vergaderingen, archiefvernietiging)
- aanpassen van teksten op de website via het CMS (ervaring niet noodzakelijk)
Ondersteuning bestuur
- opstellen en verspreiden van vergaderstukken
- plannen en voorbereiden van agendapunten
- voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen (ca. 1x per maand in principe op woensdagavond)
- ondersteunen van bestuur en commissies
Financiële administratie
- voorbereiden en klaarzetten van betalingen
- controleren van rekeningafschriften en saldi
- aanleveren van financiële stukken aan administrateur en accountant
- ondersteunen bij het opstellen van begroting en subsidiejaarbudget
Subsidieaanvragen
- registreren en verwerken van subsidieaanvragen
- bijhouden van de database en dossiers
- verzorgen van correspondentie met aanvragende organisaties
- bewaken van deadlines rondom besluitvorming en betalingen
Deze rol biedt jou de kans om te werken binnen een betrokken organisatie met een duidelijke maatschappelijke rol.
Enthousiast?Spreekt deze mooie, afwisselende office functie jou aan bij Maror-gelden en ben je op zoek naar een functie binnen een kleine organisatie waarin je veel zelfstandigheid krijgt en een belangrijke rol speelt in het dagelijks functioneren van het bureau? Wie weet ga ik dan snel met jou in gesprek over deze volgende stap!
Omschrijving
Werk jij graag in een kleine organisatie waar jouw werk direct impact heeft? Ben je nauwkeurig, zelfstandig en zorg jij ervoor dat alles achter de schermen soepel loopt?
Voor Stichting Collectieve Maror-gelden Nederland, in Amsterdam Centrum, zoeken wij een betrokken Office Manager die het bureau organisatorisch en administratief ondersteunt. Een parttime vacature voor 32 uur per week.
In deze veelzijdige, parttime functie werk je nauw samen met de directeur en ondersteun je het bestuur van de stichting. Je bent de spil van het kantoor en zorgt ervoor dat processen, administratie en communicatie goed georganiseerd zijn.
Wat ga je doen?Als Office Manager heb je een brede rol. Je bent verantwoordelijk voor het secretariaat, ondersteunt het bestuur en zorgt voor een goede administratieve en organisatorische basis van het bureau. De functie bestaat onder andere uit:
Secretariaat en kantoororganisatie
- verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mails
- aannemen en doorverbinden van telefoongesprekken
- beheren van het (deels digitale) archief
- uitvoeren en bijhouden van het interne AVG-beleid
- aansturing van leveranciers
- organiseren van praktische zaken op kantoor (voorraadbeheer, vergaderingen, archiefvernietiging)
- aanpassen van teksten op de website via het CMS (ervaring niet noodzakelijk)
Ondersteuning bestuur
- opstellen en verspreiden van vergaderstukken
- plannen en voorbereiden van agendapunten
- voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen (ca. 1x per maand in principe op woensdagavond)
- ondersteunen van bestuur en commissies
Financiële administratie
- voorbereiden en klaarzetten van betalingen
- controleren van rekeningafschriften en saldi
- aanleveren van financiële stukken aan administrateur en accountant
- ondersteunen bij het opstellen van begroting en subsidiejaarbudget
Subsidieaanvragen
- registreren en verwerken van subsidieaanvragen
- bijhouden van de database en dossiers
- verzorgen van correspondentie met aanvragende organisaties
- bewaken van deadlines rondom besluitvorming en betalingen
Deze rol biedt jou de kans om te werken binnen een betrokken organisatie met een duidelijke maatschappelijke rol.
Enthousiast?Spreekt deze mooie, afwisselende office functie jou aan bij Maror-gelden en ben je op zoek naar een functie binnen een kleine organisatie waarin je veel zelfstandigheid krijgt en een belangrijke rol speelt in het dagelijks functioneren van het bureau? Wie weet ga ik dan snel met jou in gesprek over deze volgende stap!
Functie eisen
Wie jij bent:Je voelt je prettig in een kleine organisatie waar veel zelfstandig wordt gewerkt en waar rust en concentratie belangrijk zijn. Tegelijkertijd kun je goed omgaan met momenten van hectiek en deadlines. Uiteraard heb je affiniteit met de doelgroep en de missie van de organisatie.
Wat je meebrengt- mbo+/hbo werk- en denkniveau
- ervaring in een vergelijkbare functie als office manager
- uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels (een taaltest is onderdeel van de procedure)
- sterke schriftelijke vaardigheden
- cijfermatig inzicht
- ervaring met Microsoft Office
- ervaring met een CMS is een pré
- je bent 32 uur per week beschikbaar
Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, pakt zaken zelfstandig en proactief op, en stemt daarbij vanzelfsprekend af met betrokkenen. Ook in drukke situaties houd je het overzicht. Daarbij ben je klantvriendelijk en geduldig in je contact met anderen en sta je bekend als een integer en betrouwbare professional.
Dan wil ik jou leren kennen!Herken jij jezelf in een georganiseerde, proactieve werkstijl en werk je graag in een omgeving waar je echt het verschil kunt maken? Dan pas jij perfect in deze rol. Solliciteer vandaag nog en ontdek jouw mogelijkheden als Office Manager bij Maror!
