Programmamanager Nieuwbouw Regio Oost -Diergeneeskunde

Omschrijving van de opdracht 

Door het vertrek van ons afdelingshoofd Regio Oost zijn we op zoek naar tijdelijke invulling van de functie van Programmamanager Nieuwbouw Regio Oost. Wij zoeken een zeer ervaren programmamanager die direct de regie pakt en beide projecten met tempo, focus en bestuurlijke scherpte verder brengt met aantoonbare ervaring in de aansturing van grote en complexe vastgoed- of nieuwbouwprojecten.

De programmamanager neemt de verantwoordelijkheid over van de vertrekkende programmamanager en zorgt voor continuïteit, voortgang en bestuurlijke grip totdat structurele invulling van de functie is gerealiseerd.

Dit is nadrukkelijk geen beheeropdracht. Beide projecten vragen om actieve sturing, besluitvaardigheid en zichtbare regie. De programmamanager moet snel overzicht creëren, prioriteiten stellen, knelpunten bespreekbaar maken en oplossen en betrokken interne en externe partijen aanspreken op gemaakte afspraken.

In Regio Oost werken we aan twee toonaangevende nieuwbouwprojecten voor de faculteit Diergeneeskunde. Projecten waarin onderwijs, onderzoek, patiëntenzorg, duurzaamheid en complexe bouwopgaven samenkomen:

• Project 1: Het Veeducatorium op De Tolakker: een kliniek/verpleegafdeling voor zieke dieren, het gebouw is bedoeld voor onderwijs, patiëntenzorg en onderzoek, waarbij studenten Diergeneeskunde leren omgaan met en behandelen van zieke runderen. Het aanwezige pluimvee wordt gehouden in het kader van wetenschappelijk onderzoek.
• Project 2: Nieuwbouw Diergeneeskunde, waar hoogstaand veterinaire onderwijs, onderzoek en niet-klinische patiëntenzorg samenkomen, in een duurzaam, toekomstbestendig gebouw. Opgebouwd vanuit de circulaire ontmanteling van het Marinus G De Bruijn gebouw dat nu nog op hetzelfde perceel staat.

Projectcontext Project 1 – Nieuwbouw Veeducatorium, realisatiefase / richting oplevering

Dit project bevindt zich in de laatste maanden richting oplevering. In deze fase is strakke sturing noodzakelijk op onder andere:

• planning en kritieke mijlpalen;
• resterende risico's en issues;
• financiën, prognose en mogelijke meerkosten;
• kwaliteit en nakoming van contractuele afspraken;
• besluitvorming over afwijkingen;
• samenwerking met gecontracteerde partijen;
• voorbereiding van oplevering, ingebruikname en overdracht aan de gebruiker.

De opdracht is helder: het project samen met de directievoerder en projectteam beheerst en zonder verlies van tempo naar een succesvolle oplevering brengen.

Verwachte resultaten in de eerste zes maanden voor project 1

De tijdelijke programmamanager wordt in ieder geval verantwoordelijk gehouden voor de volgende resultaten voor Project 1:

• een actueel en betrouwbaar beeld van planning, financiën, risico's en resterende werkzaamheden;
• actieve beheersing van de kritieke punten richting oplevering; 
• tijdige besluitvorming over afwijkingen en knelpunten;
• strakke aansturing van projectteam en gecontracteerde partijen;
• een beheerste oplevering en overdracht aan de gebruikersorganisatie.

Project 2 – Nieuwbouw DGK, ontwerpfase

Dit omvangrijke project bevindt zich in de ontwerpfase. Het Voorlopig Ontwerp (VO) is recent afgerond na een langdurig proces met veel discussie over de verhouding tussen ambities, eisen en beschikbare financiële middelen. De komende periode moet nadrukkelijk vaart worden gemaakt met het Detail Ontwerp (DO). Daarbij is het essentieel dat de in het VO gemaakte keuzes en financiële kaders worden bewaakt en niet opnieuw ter discussie komen te staan zonder expliciete aanleiding en besluitvorming.

De programmamanager stuurt een team van projectmanagers aan die op hun beurt het interne projectteam en het gecontracteerde integrale ontwerpteam aansturen. De programmamanager stuurt strak op:

• voortgang en mijlpalen;
• scope en afgesproken uitgangspunten;
• budget en financiële haalbaarheid;
• kwaliteit van het ontwerp;
• tijdige voorbereiding en besluitvorming;
• beheersing van wijzigingen;
• risico's, afhankelijkheden en escalaties;
• samenwerking en aanspreekbaarheid van alle betrokken disciplines.

De opgave is om na de langdurige VO-fase tempo, focus en voorspelbaarheid in het project te brengen en het DO binnen de afgesproken kaders tot stand te laten komen.

Verwachte resultaten in de eerste zes maanden voor project 2

De tijdelijke programmamanager wordt in ieder geval verantwoordelijk gehouden voor de volgende resultaten:

• een helder en gedragen planning voor de DO-fase;
• aantoonbaar tempo in de totstandkoming van het Detail Ontwerp;
• een strak aangestuurd intern projectteam en integraal ontwerpteam;
• bewaking van de bij afronding van het VO vastgestelde scope, kwaliteit en financiële kaders;
• een effectief wijzigings- en besluitvormingsproces;
• actueel inzicht in risico's, financiële prognose en belangrijkste afhankelijkheden;
• tijdige escalatie en besluitvorming wanneer voortgang of financiële kaders onder druk komen te staan.

Overkoepelend voor beide projecten

• een eenduidige manier van rapporteren over tijd, geld, risico's, kwaliteit en besluitvorming;
• heldere verantwoordelijkheden en escalatielijnen binnen de projecten;
• versterking van de samenwerking en aanspreekcultuur binnen de projectteams;
• een goede overdracht aan de toekomstige vaste programmamanager.

Kern van de rol

De programmamanager is integraal verantwoordelijk voor de regie op beide projecten en stuurt primair op voortgang, risico's, financiën, kwaliteit en besluitvorming. Van de programmamanager wordt verwacht dat deze niet uitsluitend rapporteert over de stand van zaken, maar actief intervenieert wanneer projecten van koers dreigen te raken.

De programmamanager:

• creëert snel overzicht in de actuele projectstatus, belangrijkste risico's, financiële positie, planning en besluitpunten;
• vertaalt dit naar heldere prioriteiten en concrete acties;
• stuurt projectmanager resultaatgericht aan;
• is escalatieniveau richting opdrachtnemers en weet hen strak aan te spreken op contractuele afspraken;
• bewaakt de samenhang tussen scope, kwaliteit, planning en budget;
• voorkomt dat eerder genomen besluiten zonder goede reden opnieuw ter discussie worden gesteld;
• organiseert tijdige besluitvorming en zorgt dat besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd;
• escaleert tijdig wanneer knelpunten niet binnen het project kunnen worden opgelost;
• onderhoudt een professionele en constructieve relatie met de beoogde gebruikers van de gebouwen, zonder de projectkaders uit het oog te verliezen;
• treedt op als stevige opdrachtgever richting ontwerpers, adviseurs, aannemers en overige gecontracteerde partijen;
• zorgt voor heldere, betrouwbare en compacte rapportage aan stuurgroep/opdrachtgever en bestuur/management.

Aanbod

Het betreft een opdracht die bij voorkeur zo snel mogelijk start voor de duur van 6 maanden. Tevens is er een mogelijkheid voor verlenging van 2 maal 6 maanden. Het aantal contracturen betreft 24 uur per week. 

6 maanden - 24 uur per week - 0,67 fte