Projectleider Documentmanagement

Situatie & Doel

SamenTwente werkt met Microsoft 365 als primaire omgeving voor documentbeheer, maar mist een voldoende uitgewerkt fundament. Er ontbreken op dit moment heldere definities, beleidskaders, governance-afspraken en inrichtingseisen. Deze opdracht richt zich daarom op het ontwikkelen van een samenhangend fundament dat documentbeheer professioneler en toekomstbestendig maakt.

Doel: Ontwerp en implementeer een systeem voor documentmanagement dat de document- en informatie-levenscyclus ondersteunt, aansluit op M365, onderscheid maakt tussen werk- en officiële documenten, en voldoet aan compliance-eisen (BIO, NEN 7510, AVG, Archiefwet).

Scope (In-scope)

Deze opdracht richt zich op beleid, governance, processen, definities en inrichtingseisen, NIET op implementatie of systemische uitrol (dat is Fase II):

• IST-analyse en GAPS: huidige stand van zaken, landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive gebruik, archivering
• Definitiekader: begrippen als document, werkdocument, vastgesteld document, metadata, classificatie, eigenaarschap
• Classificatie- en taxonomiemodel: organisatie-breed, met niveaus voor onderdeel, informatiesoort, documentstatus, eigenaarschap
• Metadata-kader: verplichte elementen (titel, eigenaar, classificatie, bewaartermijn, archiefstatus enz.)
• Governance en eigenaarschapsmodel: rollen, verantwoordelijkheden, RACI-matrix, escalatiemodel, besluitvorming
• Beleidskader documentbeheer: doelstelling, eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, compliance
• Procedurehandboek: concrete stappen voor document aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen
• M365 normenkader: functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, content types, labels, retentie, records management
• Implementatie roadmap: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), prioriteiten- en risicomatrix

Scope (Out-of-scope)

• Feitelijke implementatie/uitrol in de organisatie (dit is Fase II)
• Technische inrichting van systemen (dat doen functioneel beheer en ICT)
• Workshops, interviews en analyses als eindresultaat (alleen formele producten tellen)
• Trainingen, change management (onderdeel van Fase II)

Te Leveren Producten (Mijlpalen)

• M1: IST-analyse & GAPS (Week 4): Deadline: 30 oktober 2026 | Omvang: 10-15 pagina's
  • Huidige situatie: landschap, opslaglocaties, SharePoint/Teams/OneDrive inrichting, archivering, governance
  • Beleid en procedures: bestaand vs. ontbrekend
  • Top 10 risico's (risico, oorzaak, impact, aanbeveling)
  • GAP-analyse tegen toekomstige situatie met maatregelen
• M2: Begrippenkader, Classificatie & Taxonomie (Week 6): Deadline: 13 november 2026 | Omvang: 15-25 pagina's
  • Begrippenkader: 15-20 sleutelbegrippen met definitie, voorbeeld en beheergevolgen
  • Classificatiemodel: DUTO-niveaus, voorbeelden, eisen aan opslag/delen/bewaartermijn
  • Organisatie-brede taxonomie: bedrijfsvoering, diensten, informatiesoorten, documentstatus, eigenaarschap
  • Metadata-kader: verplichte elementen met definitie, doel, rol
• M3: Governance & Eigenaarschapsmodel (Week8): Deadline: 27 november 2026 | Omvang: 10-15 pagina's
  • Rollen: CIO, informatiebeheer, proceseigenaar, informatie-eigenaar, data-eigenaar, teammanager, functioneel beheer (met doel, verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
  • RACI-matrix voor alle documentbeheer-activiteiten
  • Escalatiemodel en compliance-rapportage
  • Besluitvormingsmodel
• M4: Beleidskader Documentbeheer (Week 10): Deadline: 11 december 2026 | Omvang: 15-20 pagina's
  • Beleidsregels voor: eigenaarschap, classificatie, metadata, versiebeheer, vastgestelde documenten, archivering, vernietiging, bewaartermijnen, extern delen, compliance
  • Per regel: beleidsregel, rationale, verantwoordelijke rol
  • Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling
• M5: Operationalisering, Procedures, M365-Inrichting & Implementatie roadmap (Week 13): Deadline: eind december 2026 | Omvang: 45-60 pagina's. Deze samengevoegde mijlpaal combineert de operationalisering van het beleidskader met concrete implementatierichtlijnen:
  • DEEL A: Procedurehandboek Documentbeheer (20-25 pagina's)
    • Uitgewerkte procedures voor: aanmaken, opslaan, delen, classificeren, vaststellen, archiveren, vernietigen, eigenaarschap wijzigen, periodieke review
    • Per procedure: doel, trigger, stappenplan, rollen, input, output, uitzonderingen
    • Uitvoerbaar zonder aanvullende toelichting
  • DEEL B: M365 Normenkader & Inrichtingseisen (12-18 pagina's)
    • Functionele eisen voor SharePoint, Teams, OneDrive, metadata, content types, labels, retentie, records management
    • Per onderdeel: eis, beleidsgrondslag, verantwoordelijke rol
    • Directe basis voor technische inrichtingsontwerp door functioneel beheer en ICT
  • DEEL C: Eindrapport & Implementatie roadmap (10-15 pagina's)
    • Samenvatting van bevindingen en uitgangspunten uit alle voorgaande mijlpalen
    • Roadmap Fase II: quick wins (0-6 mnd), middellange termijn (6-18 mnd), lange termijn (18-36 mnd)
    • Prioriteiten- en risicomatrix voor implementatie
    • Basis voor managementbesluit over implementatie
  • INTEGRALE KWALITEITSEISEN
    • Document is volledig samenhangend en kan als integraal projectrapport dienen
    • Alle drie delen worden peer-reviewed en stuurgroep-geaccepteerd als één deliverable
    • Cross-references tussen Procedures (A) ↔ M365-eisen (B) ↔ Roadmap (C) zorgen voor consistentie
    • Geschikt voor directe bestuurlijke vaststelling en operationalisering

Planning, Inrichting & Ondersteuning

• Looptijd: 20 weken (4 oktober 2026 - 19 februari 2027)
• Type: Resultaatgerichte opdracht, de professional bepaalt zelf, in samenspraak met de stuurgroep, de aanpak en de daarbij horende planning.
• Ondersteuning: Werkgroep met vertegenwoordigers van IM&T, IB, IBH, functioneel beheer, IT, CISO.
• Stuurgroep: CIO, CISO, Teamleider IM&T, Adviseur informatiebeheer

Acceptatiecriteria

• Product is volledig opgeleverd in Word met versiebeheer, auteur, datum en status;
• Product voldoet aan inhoudelijke eisen in deze beschrijving;
• Peer review heeft plaatsgevonden; opmerkingen zijn verwerkt of gemotiveerd afgewezen;
• Stuurgroep heeft schriftelijk akkoord gegeven;
• Workshops, interviews en memo's tellen niet als formele oplevering.

3 maanden - 24 uur - 0.67 fte