Projectleider P&O

De gemeente Woerden is de afgelopen periode druk bezig geweest met het op orde brengen van de formatie en de bijbehorende salarisbegroting. Aanleiding hiervoor was:

• de overgang per 1-1-2026 naar een nieuw P-systeem (AFAS);
• de implementatie van de organisatieontwikkeling waardoor teams zijn opgedeeld/gevormd en nieuwe manager binnen zijn gekomen;
• invoering van HR21 per 1-1-2026, een nieuwe systematiek van functiewaardering;
• het niet geheel helder zijn van de formatie en bijbehorende salarisuitgaven voor 1-1-2026.

De afgelopen maanden zijn verschillende acties uitgevoerd om op het vlak van de formatie in control te komen. In afstemming met de 21 teams is gekeken naar de toegestane formatie, de huidige bezetting en de aanwezige inhuur. In meerdere overleggen is hier duidelijkheid over gekomen en de gemeente is nu zover dat de formatie per 1-1-2026 duidelijk is en in AFAS wordt vastgelegd. Hetzelfde geldt voor de bezetting. Daar waar vacatures zijn, wordt vaak ingehuurd en in grote mate is deze inhuur ook in beeld gebracht (looptijd en kosten). Beschikbaar salarisbudget minus de uitgaven aan bezetting en inhuur geeft uiteindelijk een prognose voor de uitnutting van het salarisbudget per domein en daarmee voor de gehele gemeente. De eerste prognose is ook gemaakt.

De gemeente staat nu op het punt om de bedachte systematiek te continueren en implementeren en op dit moment ontbreekt de capaciteit om sturing op deze implementatie te zetten. Hiervoor zoekt de gemeente een projectleider.

Wat ga je doen?
Van de projectleider wordt gevraagd sturing te geven aan de volgende ontwikkelingen:

• Zorgen dat de inhuur (looptijd en kosten) bekend zijn en in AFAS worden ingevoerd en maak hier een te borgen proces van met eigenaren;
• Zorgen dat AFAS de data zodanig ontsluit dat het stuurvermogen geeft op formatie en inhuur incl. financiële doorvertaling en het management daar integraal op kan sturen;
• Zorgen dat de formatie en de bezetting onderwerp van gesprek worden in de maandgesprekken die HR-adviseurs en businesscontrollers met de lijnmanagers houden;
• Opstellen van organisatiebrede financiële prognose van de salarisbudgetten per mei 2026 en tevens te borgen met processen en eigenaren;
• Beschrijven en implementeren van het proces dat een permanent in control zijn op het gebied van de salarisprognose moet borgen. Onderwerpen zijn hierbij o.a.: hoe verloopt het traject van muteren van de formatie, hoe en in welk systeem houden we veranderingen in bezetting en inhuur bij, wat is de rol van P&O en Financiën bij het in control zijn en prognosticeren van de salarisbegroting en hoe vaak gaan we met de prognose naar het directieoverleg;
• Informatie uit AFAS over bezetting wordt al deels ontsloten via Power BI. De juistheid en tijdigheid van deze overzichten moet nog getoetst worden. Daarnaast moet door het datateam een prognose-overzicht in PowerBI worden gemaakt met informatie uit het personele en het financiële systeem. De projectleider wordt gevraagd de realisatie van beide overzichten aan te sturen en de juistheid van de opgeleverde overzichten te toetsen.

Naar verwachting heeft de opdracht een doorlooptijd van 3 maanden, met een gemiddelde inzet van 24 uur per week. Omdat vooraf niet volledig duidelijk is of deze termijn voldoende is, wordt een verlenging van 2 maanden in de opdracht meegenomen.