Projectmanager Contractmanagement en Rapportage EU

Opdrachtomschrijving

De KVK is sinds september 2024 coördinator van het WE BUILD consortium, samen met het ministerie van Economische Zaken en het Italiaans Departement voor Digitale Transformatie. Gedurende twee jaar werkt dit team aan een Large Scale Pilot op het gebied van de EU Digital Identity Wallet (eIDAS 2.0) en de aankomende European Business Wallet wetgeving. Het consortium omvat circa 200 organisaties uit 30 landen en ruim 600 deelnemers: van grote internationale technologieproviders en overheden tot gespecialiseerde identity providers en eindgebruikers zoals banken en internetplatforms. WE BUILD heeft als doel de technische, organisatorische en ecosysteem-randvoorwaarden te creëren om de lancering van persoonlijke en zakelijke identiteitswallets bij inwerkingtreding van de wet te versnellen. Work Package 1 (WP1) is verantwoordelijk voor het overall projectmanagement, de financiële rapportage, interne communicatie en de ondersteuning van de drie coördinatoren bij de aansturing van het consortium.

We zoeken een Senior Reporting en PMO medewerker. Iemand die niet alleen een PMOer is in de zin van organiseerder, maar ook met een sterk hart voor Contracten, Rapportage, en die ook overweg kan met Excel en het maken van heldere overzichten. Daarnaast ben je bij voorkeur ook een verbinder in een internationale setting.

Pijler 1 – Projectadministratie & Control (90%)

Je bent medeverantwoordelijk voor de administratieve ruggengraat van het project. Je zorgt dat rapportage, planning en financiële verantwoording op orde zijn. Dit omvat:

• Opzetten en onderhouden van de projectrapportagestructuur richting HaDEA en de Europese Commissie, inclusief periodieke voortgangsrapportages en financiële verantwoording.
• Inrichten en bewaken van projectplanningen, mijlpalen en deliverable-tracking over de workpackages heen.
• Financiële monitoring: urenrapportages, overzichten uitnutting budget, het coördineren van de (financiële) rapportage van consortiumpartners.
• Ondersteunen bij contractbeheer (Consortium Agreement), aanpassingen in de Grant Agreement en Amendments.
• Onderhouden van overzichtelijke dashboards en Excel-rapportages waarmee het management team snel inzicht heeft in voortgang, risico's en financiën.
• Kwaliteitsbewaking van rapportages.

Pijler 2 – Verbinden & Sturen (10%)

Niet strikt noodzakelijk maar zeker een pré ook voor deze rol in dit team. Als verbinder opereer je in het hart van het consortium. Je schakelt tussen beleidsmakers op EU- en lidstaatniveau, overheidsuitvoeringsorganisaties en commerciële partijen. Je ondersteunt de drie coördinatoren en bent hun extra ogen, oren en reflectiepunt. Concreet betekent dit dat je ondersteunt of op een beperkte manier bijdraagt aan:

• Relaties opbouwen en onderhouden met key stakeholders binnen en buiten het consortium, waaronder DG CONNECT, HaDEA, de veschillende deelnemers binnen het consortium.
• De temperatuur opnemen: signaleren waar processen vastlopen, waar belangen botsen en waar kansen liggen.
• Borgen dat de realisatie-workpackages (WP2, WP3, WP4) op koers liggen en dat pilots wortelen in echte gebruikersbehoeften – zodat er geen techniek zonder gebruikers wordt opgeleverd.
• Key meetings voorbereiden, actiepunten bewaken en stuurinformatie helder verwoorden en presenteren.
• Stimuleren en delegeren: via rapportage, communicatie en de Management Board het consortium beïnvloeden en taken beleggen waar ze thuishoren.

6 maanden - 40 uur - 1 fte