Projectsecretaris oekraine
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Apeldoorn |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 0262042411 |
Informatie
Als projectsecretaris ondersteun je projectleiders en projectteams bij projecten over onder meer opvang van Oekraïners en asielzoekers, woningbouw, duurzaamheid en voorzieningen voor inwoners. Jij brengt structuur in afspraken, informatie en besluitvorming.
Jouw taken:
- Je plant projectgroep- en stuurgroepoverleggen, maakt agenda's en stukken klaar en organiseert informatiebijeenkomsten voor participatie.
- Je notuleert op ambtelijk en bestuurlijk niveau en legt besluiten, actiepunten, verantwoordelijken en deadlines helder vast.
- Je volgt afspraken actief op, rappelleert betrokkenen en bespreekt het wanneer acties of deadlines onder druk staan.
- Je houdt planningen, afhankelijkheden, risico's en beheersinstrumenten bij en doet concrete voorstellen voor bijsturing.
- Je organiseert het APMW 2.0-proces, inclusief afstemming, planning, monitoring en voorbereiding van voortgangsrapportages.
- Je beheert projectdocumentatie in MS Teams, archiveert informatie in het zaaksysteem en ordent informatie voor besluitvorming.
Je werkt 32 tot 36 uur per week van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 17.00 uur. Je start op 30 september 2026 voor 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
Omschrijving
Als projectsecretaris ondersteun je projectleiders en projectteams bij projecten over onder meer opvang van Oekraïners en asielzoekers, woningbouw, duurzaamheid en voorzieningen voor inwoners. Jij brengt structuur in afspraken, informatie en besluitvorming.
Jouw taken:
- Je plant projectgroep- en stuurgroepoverleggen, maakt agenda's en stukken klaar en organiseert informatiebijeenkomsten voor participatie.
- Je notuleert op ambtelijk en bestuurlijk niveau en legt besluiten, actiepunten, verantwoordelijken en deadlines helder vast.
- Je volgt afspraken actief op, rappelleert betrokkenen en bespreekt het wanneer acties of deadlines onder druk staan.
- Je houdt planningen, afhankelijkheden, risico's en beheersinstrumenten bij en doet concrete voorstellen voor bijsturing.
- Je organiseert het APMW 2.0-proces, inclusief afstemming, planning, monitoring en voorbereiding van voortgangsrapportages.
- Je beheert projectdocumentatie in MS Teams, archiveert informatie in het zaaksysteem en ordent informatie voor besluitvorming.
Je werkt 32 tot 36 uur per week van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 17.00 uur. Je start op 30 september 2026 voor 6 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.
Functie eisen
Als projectsecretaris oekraine werk je nauwkeurig en houd je overzicht wanneer verschillende projecten, afspraken en belangen samenkomen. Je merkt snel wanneer informatie ontbreekt, een deadline verschuift of een afhankelijkheid aandacht vraagt. Dat bespreek je duidelijk met de betrokkenen en je denkt mee over een praktische oplossing. In overleggen luister je scherp en schrijf je besluiten begrijpelijk op. Je schakelt gemakkelijk met projectleiders, bestuurders en andere betrokkenen. Daarbij werk je zelfstandig, zorgvuldig en dienstverlenend.
Wat neem je mee?
- Een mbo-4-opleiding, bij voorkeur in secretariaat, administratie of een vergelijkbare richting.
- Minimaal 3 jaar ervaring als projectsecretaris of in een vergelijkbare strategische ondersteunende rol binnen een projectomgeving.
- Ervaring met notuleren op ambtelijk en bestuurlijk niveau.
- Kennis van projectmanagementmethodieken en beheersinstrumenten.
- Ervaring met rapportages en APMW 2.0 of vergelijkbare voortgangs- en besluitvormingsprocessen.
- Goede vaardigheden met Microsoft 365; ervaring met iBabs, Djuma, Octox en ValidSign is een pre.
