Secretaresse 32 uur

Ben jij degene die al heeft geregeld wat anderen pas een uur later bedenken? Houd je ervan om overzicht te creëren, zaken goed te organiseren en ervoor te zorgen dat een klein team optimaal kan werken? Dan hebben we bij Stichting Samenwerken Voor Veiligheid een mooie rol voor je.

Als Secretaresse ben je samen met een collega-secretaresse verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de organisatie. Jullie vormen samen het secretariaat en zorgen er als team voor dat de directeur en collegas optimaal worden ondersteund en dat alles op kantoor soepel verloopt.

Je ondersteunt de directeur, houdt overzicht over afspraken en acties en zorgt er samen met je collega voor dat het team kan rekenen op een goed georganiseerde backoffice. Daarbij verdelen jullie de werkzaamheden, stemmen regelmatig met elkaar af en kunnen jullie op elkaar terugvallen.

Het is een brede functie met veel eigen verantwoordelijkheid, maar je staat er dus niet alleen voor. Het ene moment organiseer je een bijeenkomst, daarna werk je de actielijst van een overleg bij en vervolgens zorg je dat informatie op de website of LinkedIn actueel is.

Je bent niet alleen degene die zaken uitvoert. Je kijkt vooruit, signaleert wat nodig is en pakt dit samen met je collega op.

Je ondersteunt de directeur bij het organiseren van zijn agenda, afspraken en correspondentie en bent tegelijkertijd het centrale aanspreekpunt voor veel praktische en administratieve zaken binnen het kantoor.

Daarbij houd je je onder andere bezig met:

• beheren van de agenda van de directeur en plannen en voorbereiden van afspraken;
• beheren van algemene mailboxen en verzorgen van correspondentie;
• bewaken van acties, deadlines en afspraken;
• organiseren en voorbereiden van interne en externe bijeenkomsten;
• opstellen van agenda's, notulen en actielijsten;
• ontvangen van gasten en zorgen voor een gastvrije ontvangst op kantoor;
• ondersteunen van collega's bij administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• actueel houden van het CRM-systeem en andere administraties;
• beheren en actualiseren van informatie op de website;
• ondersteunen bij communicatie via onder andere LinkedIn.

Omdat we met een klein team werken, krijg je veel mee van wat er binnen de organisatie gebeurt. Je hebt daardoor een brede rol, korte lijnen met je collega's en veel ruimte om zelf initiatief te nemen.

Je vindt het prettig wanneer mensen op je kunnen bouwen. Je houdt overzicht, ook wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen, en wacht niet altijd tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren.

Zie je dat een afspraak niet handig gepland staat, dat informatie ontbreekt voor een overleg of dat een actie dreigt te blijven liggen? Dan kom je zelf in beweging.

Tegelijkertijd werk je zorgvuldig en professioneel. Je schakelt gemakkelijk tussen de directeur, collega's, bezoekers en externe relaties en weet wanneer iets snel moet en wanneer juist nauwkeurigheid vooropstaat.

Dit neem je mee:

• een afgeronde administratieve, secretariële of vergelijkbare opleiding;
• minimaal 3 jaar relevante ervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie;
• een goede beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• goede kennis van Microsoft Office;
• organisatorisch vermogen en gevoel voor prioriteiten;
• een proactieve, servicegerichte en zelfstandige werkhouding.

Ervaring met CRM-systemen, websites of zakelijke social media is mooi meegenomen.