Teamondersteuner

Deze werkzaamheden maken jou blij:

* Ondersteunen van collega’s bij hun dagelijkse werkzaamheden:

* Vervanging bij afwezigheid van collega’s, inclusief verdeling van taken;

* Tegenlezen van voorstellen op lay-out en taalgebruik (niet inhoudelijk);

* Werkzaamheden in JOIN (ons registratiesysteem) bijhouden;

* Ondersteunen bij projecten, beleid en werkprocessen, waarbij het ook voor kan komen dat je eigenaar bent van een werkproces;

* Opstellen managementrapportages.

* Regie- en beheertaken:

* Coördineren, opstellen en verzenden van correspondentie, waaronder (welkomst)brieven voor nieuwe medewerkers;

* Beheren van de gezamenlijke mailbox (RO-advisering), inclusief het signaleren, prioriteren en in samenspraak verdelen van binnenkomende vragen en verzoeken;

* Organiseren, bewaken en opvolgen van administratieve en procesmatige werkzaamheden binnen beide teams, zoals betaalopdrachten en teamafspraken;

* Ondersteunen van een breed palet aan professionals door overzicht te houden, prioriteiten te signaleren en proactief acties uit te zetten;

* Schakelen met interne en externe contacten en zorgen voor een soepele voortgang van werkzaamheden.

* Uitvoeren van overige administratieve taken die geen inhoudelijke RO/vergunning kennis vereisen, waarbij het wel belangrijk is dat je affiniteit met het vakgebied hebt.

* Plannen en organiseren:

* Organiseren van (thema of participatie) bijeenkomsten;

* Secretarisrol bij de weegtafel: agenda opstellen en acties bijhouden;

* Ondersteunen of begeleiden van (deel)processen, denk bijvoorbeeld aan het inzichtelijk maken van samenwerkingsafspraken tussen taakveleden of teams;

* Ondersteuning bij inhuurprocessen: uitvraag bij bureaus, inplannen kennismakingsgesprekken en eerste screening waar nodig;

* Notuleren bij werkoverleggen, kwartaal overleggen, lastige gesprekken en weekstarts, inclusief het opstellen van actielijsten;

* Afspraken inplannen en kamers reserveren.

* Bijhouden van overzichten en informatie:

* Actiepunten registreren en monitoren POHO/wethouder, monitoren raadsvragen, monitoren ingediende moties en bijhouden;

* (Verder) Opstellen en bijhouden van een on-boarding document voor nieuwe medewerkers

* Beheren van applicaties zoals startersleningen en doorstroming reguliere woningen arbeidsmigranten, inclusief uploaden van bestanden.