Directiesecretaris

Overzicht creëren, structuur aanbrengen en de juiste mensen met elkaar verbinden – dat is jouw kracht als directiesecretaris bij de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS). Dankzij jouw inzet kan de directeur zich volledig richten op strategische besluitvorming. Jij neemt operationele en organisatorische taken uit handen, bewaakt de voortgang en zorgt voor een soepel verloop van processen. Daarnaast zorg je ervoor dat relevante informatie tijdig bij de juiste personen terechtkomt. Wil jij een sleutelrol spelen in een dynamische omgeving waarin je écht impact maakt? Dan is dit jouw kans!

Hoe jij bijdraagt in je rol

In jouw rol combineer je secretariële, organisatorische en adviserende taken. Je coördineert annotaties, overleggen en presentaties van de directeur, bewaakt de kwaliteit van inhoudelijke stukken en stemt af met opstellers waar nodig. Daarnaast bereid je overlegmomenten voor, en coördineer je de aanlevering van stukken en de opvolging van actiepunten.

Op organisatorisch vlak zorg je voor de planning en voortgang van directie-evenementen en activiteiten, houd je de korte- en langetermijnagenda van het MT/DT actueel en breng je mensen en activiteiten binnen én buiten de directie samen.

Als adviseur fungeer je als sparringpartner voor de directeur op procesmatig niveau. Je geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies aan het MT en de directeur over procesoptimalisatie en organisatorische vraagstukken. Daarnaast signaleer en analyseer je ontwikkelingen en knelpunten binnen de organisatie. Die vertaal je naar concrete verbetervoorstellen.

Tot slot speel je een actieve rol in het verder professionaliseren van de ondersteuning van de directeur in haar rol richting de Ondernemingsraad (OR). Je zorgt voor een gestructureerde aanpak door actief te schakelen met de OR-leden en de ambtelijk secretaris, relevante input op te halen en deze zorgvuldig te verwerken. Daarnaast bereid je overlegmomenten voor, coördineer je de benodigde stukken en actiepunten. Hierdoor zorg je ervoor dat de directeur en de bestuurder goed voorbereid zijn en de samenwerking effectief en soepel verloopt.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij wordt blij van structuur en overzicht. Het liefst werk je in een omgeving waar jij de verbindende schakel bent en écht impact maakt. In deze nieuwe functie krijg je samen met de directeur de ruimte om de rol vorm te geven en een optimale samenwerking op te bouwen. Hoe kunnen we slimmer werken? Die vraag houdt jou bezig, en je krijgt energie van continu verbeteren, optimaliseren en processen soepeler laten verlopen. Je bent proactief, stapt makkelijk op mensen af en pakt zelf alvast de pen op waar nodig.

Meer weten of solliciteren?

Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatie middels onderstaande button. Wil je eerst nog even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Ilya Wit-Hoornweg, directeur Bedrijfsvoering & Informatievoorziening, via 06-21392225. Of met Yasmin Vittali, adviseur Werving en Selectie via 06-48048494.

Meer weten over de directeur met wie je straks gaat samenwerken? Lees het interview met haar op onze website.

• je hebt een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting, zoals Bestuurskunde, Rechten, Bedrijfskunde, MER, Organisatiewetenschappen, Communicatie of een vergelijkbaar vakgebied
• je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• je beschikt over uitstekende plannings- en organisatorische vaardigheden, waardoor je moeiteloos complexe agenda’s beheert, het overzicht behoudt en actiepunten en deadlines bewaakt en realiseert
• je hebt een goed ontwikkeld gevoel voor interne en externe belangen, begrijpt de verschillende perspectieven en handelt hierop tactvol en doordacht
• je bent standvastig, durft keuzes te maken en toe te lichten, en neemt proactief initiatief in uitdagende situaties
• je focust op verbetering en zoekt actief naar mogelijkheden voor procesoptimalisatie en efficiëntie

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

Jij bent de steunpilaar van de directeur en denkt altijd vooruit. Je voelt haarfijn aan welke vragen gaan komen en weet tactisch te adviseren waar nodig. Zonder diepgaande inhoudelijke kennis begrijp je de impact van dossiers en stel je de juiste vragen aan specialisten. Je werkt accuraat en hebt een scherp oog voor detail. Procesoptimalisatie en efficiëntie zijn voor jou vanzelfsprekend, en je zoekt continu naar verbeteringen in werkwijzen en structuren. Daarnaast ben je oplossingsgericht en creatief: flexibel waar mogelijk, maar strak op de planning. Je coördineert moeiteloos meerdere zaken tegelijkertijd en hebt een verbindende instelling met een scherp oog voor organisatiebelangen. Affiniteit met HR, financiën, organisatieontwikkeling of governance (PIOFAH-domein) is een pre, evenals ervaring als directiesecretaris, bestuurssecretaris of een vergelijkbare rol binnen een bestuurlijke of overheidsorganisatie.

• Salaris­niveau schaal 10
• Maand­salaris Min €3.404 – Max. €5.389 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• Minimaal aantal uren per week 36
• Maximaal aantal uren per week 36

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden.
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

• bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
• de gesprekken voor deze rol worden live gevoerd in Den Haag
• een veiligheidsonderzoek B maakt deel uit van de selectieprocedure
• het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, maar dit doen we altijd in overleg met jou
• het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.