Facilitair Coördinator
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Hilversum |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Van Boheemen Consultancy B.V |
| Contactpersoon |
Eline Hermsen 06-188 09 184 |
Informatie
Context
Gemeente Hilversum bevindt zich midden in een grote organisatieontwikkeling. Sinds begin 2026 werken Hilversum en Wijdemeren ambtelijk samen, als voorbereiding op de bestuurlijke fusie die na de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2026 wordt afgerond. De medewerkers van Wijdemeren zijn inmiddels ondergebracht in de Hilversumse teams, waardoor de organisatie doorgroeit naar ongeveer 1.250 medewerkers.
In 2026 zal wel nog een deel van de publieksdienstverlening in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. Deze groei vraagt veel van onze facilitaire organisatie. De structuur van de gemeente is uitgebreid van vijf naar acht afdelingen en om alle teams goed te kunnen huisvesten is circa 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen. Dit brengt een forse uitbreiding en herijking van facilitaire contracten met zich mee, evenals de aansturing van leveranciers om tijdig de juiste kwaliteit dienstverlening te borgen. Daarnaast heeft er een herschikking plaats gevonden binnen de bestaande gebouwen om alle teams optimaal te kunnen faciliteren. Deze werkzaamheden zijn en worden nog steeds uitgevoerd onder leiding van een externe projectmanager, projectmanager facilitair en in nauwe samenwerking met het facilitaire team.
Naast deze fusie gerelateerde opgaven loopt de reguliere contractmanagementcyclus door. Dat betekent dat er continu projecten spelen rondom het aanpassen of uitbreiden van diensten, het voorbereiden van aanbestedingen op basis van de aanbestedingskalender en het actualiseren van beleidsdocumenten die ter besluitvorming aan het Centraal Management Team (CMT) worden voorgelegd en hierna geïmplementeerd dienen te worden vanuit het team Facilitair & Huisvesting.
Opdracht
Door de combinatie van deze veranderopgave en de reguliere werkzaamheden heeft het team Facilitair & Huisvesting veel verschillende werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden. Tegelijkertijd zijn er twee senior collega's uitgevallen vanwege ziekte en start in mei een zwangerschapsverlof van een van de facilitair coördinatoren (mei t/m oktober 2026). Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen en de kwaliteit van onze facilitaire ondersteuning op niveau te houden, zoeken we tijdelijk een Senior Facilitair Coördinator die een deel van de taken van de senioren waar kan nemen en die tevens het vervangen tijdens het zwangerschapsverlof op zich kan nemen van een aantal facilitaire contracten.
De Senior Facilitair Coördinator speelt een centrale rol binnen het team Facilitair & Huisvesting. De focus ligt nu vooral op het contractmanagement van onze facilitaire soft services en het begeleiden van de medior facilitair coördinatoren die deze contracten beheren door te fungeren als eerste aanspreekpunt. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stuurt leveranciers aan en zorgt dat contractafspraken worden nagekomen. Je bent een inhoudelijke sparringpartner voor het team en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin veel verandert. In deze periode werk je zowel op strategisch, tactisch en soms operationeel niveau mee aan de continuïteit van onze dienstverlening.
We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:
Hoofdtaken
- Verantwoordelijk voor het contractmanagement van facilitaire soft services;
- Bewaken van kwaliteit, prestaties en naleving van contractafspraken;
- Aansturen, begeleiden en coachen van de medior facilitair coördinatoren;
- Sparringpartner voor coördinatoren bij complexe vraagstukken en klantverzoeken:
- Regie voeren op contracten zoals: schoonmaak, catering, koffievoorzieningen, mobiliteit, multifunctionele printers etc.
- Zorgen voor optimale samenwerking met leveranciers en interne medewerkers;
- Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van optimalisaties binnen deze dienstverleningen;
- Ondersteunen bij werkzaamheden als gevolg van de fusie;
- Inrichten BHV organisatie o.b.v. geactualiseerd BHV beleidsplan, organiseren BHV informatiebijeenkomsten, maandelijkse oefeningen, invullen Hoofd BJV rol na inzetten etc.
Tijdelijke aanvullende taken (tijdens zwangerschapsverlof, mei t/m oktober):
- Overnemen van medior contractmanagementtaken binnen het team;
- Beheer van onder andere het post- en drukwerkcontract;
- Uitvoeren van operationele werkzaamheden binnen safety & security contract;
- Coördineren van praktische zaken voor de BHV‑organisatie, waaronder:
- BHV middelenbeheer;
- Planning en registratie trainingen;
- Afstemming met interne teams en BHV organisatie.
- Ondersteunen bij dag dagelijkse operationele facilitaire vraagstukken waar nodig.
De gesprekken bij de gemeente worden gepland op donderdag 12 februari 2026 .
Omschrijving
Context
Gemeente Hilversum bevindt zich midden in een grote organisatieontwikkeling. Sinds begin 2026 werken Hilversum en Wijdemeren ambtelijk samen, als voorbereiding op de bestuurlijke fusie die na de gemeenteraadsverkiezingen van oktober 2026 wordt afgerond. De medewerkers van Wijdemeren zijn inmiddels ondergebracht in de Hilversumse teams, waardoor de organisatie doorgroeit naar ongeveer 1.250 medewerkers.
In 2026 zal wel nog een deel van de publieksdienstverlening in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. Deze groei vraagt veel van onze facilitaire organisatie. De structuur van de gemeente is uitgebreid van vijf naar acht afdelingen en om alle teams goed te kunnen huisvesten is circa 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen. Dit brengt een forse uitbreiding en herijking van facilitaire contracten met zich mee, evenals de aansturing van leveranciers om tijdig de juiste kwaliteit dienstverlening te borgen. Daarnaast heeft er een herschikking plaats gevonden binnen de bestaande gebouwen om alle teams optimaal te kunnen faciliteren. Deze werkzaamheden zijn en worden nog steeds uitgevoerd onder leiding van een externe projectmanager, projectmanager facilitair en in nauwe samenwerking met het facilitaire team.
Naast deze fusie gerelateerde opgaven loopt de reguliere contractmanagementcyclus door. Dat betekent dat er continu projecten spelen rondom het aanpassen of uitbreiden van diensten, het voorbereiden van aanbestedingen op basis van de aanbestedingskalender en het actualiseren van beleidsdocumenten die ter besluitvorming aan het Centraal Management Team (CMT) worden voorgelegd en hierna geïmplementeerd dienen te worden vanuit het team Facilitair & Huisvesting.
Opdracht
Door de combinatie van deze veranderopgave en de reguliere werkzaamheden heeft het team Facilitair & Huisvesting veel verschillende werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden. Tegelijkertijd zijn er twee senior collega's uitgevallen vanwege ziekte en start in mei een zwangerschapsverlof van een van de facilitair coördinatoren (mei t/m oktober 2026). Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen en de kwaliteit van onze facilitaire ondersteuning op niveau te houden, zoeken we tijdelijk een Senior Facilitair Coördinator die een deel van de taken van de senioren waar kan nemen en die tevens het vervangen tijdens het zwangerschapsverlof op zich kan nemen van een aantal facilitaire contracten.
De Senior Facilitair Coördinator speelt een centrale rol binnen het team Facilitair & Huisvesting. De focus ligt nu vooral op het contractmanagement van onze facilitaire soft services en het begeleiden van de medior facilitair coördinatoren die deze contracten beheren door te fungeren als eerste aanspreekpunt. Je bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening, stuurt leveranciers aan en zorgt dat contractafspraken worden nagekomen. Je bent een inhoudelijke sparringpartner voor het team en houdt overzicht in een dynamische omgeving waarin veel verandert. In deze periode werk je zowel op strategisch, tactisch en soms operationeel niveau mee aan de continuïteit van onze dienstverlening.
We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:
Hoofdtaken
- Verantwoordelijk voor het contractmanagement van facilitaire soft services;
- Bewaken van kwaliteit, prestaties en naleving van contractafspraken;
- Aansturen, begeleiden en coachen van de medior facilitair coördinatoren;
- Sparringpartner voor coördinatoren bij complexe vraagstukken en klantverzoeken:
- Regie voeren op contracten zoals: schoonmaak, catering, koffievoorzieningen, mobiliteit, multifunctionele printers etc.
- Zorgen voor optimale samenwerking met leveranciers en interne medewerkers;
- Signaleren van verbetermogelijkheden en doorvoeren van optimalisaties binnen deze dienstverleningen;
- Ondersteunen bij werkzaamheden als gevolg van de fusie;
- Inrichten BHV organisatie o.b.v. geactualiseerd BHV beleidsplan, organiseren BHV informatiebijeenkomsten, maandelijkse oefeningen, invullen Hoofd BJV rol na inzetten etc.
Tijdelijke aanvullende taken (tijdens zwangerschapsverlof, mei t/m oktober):
- Overnemen van medior contractmanagementtaken binnen het team;
- Beheer van onder andere het post- en drukwerkcontract;
- Uitvoeren van operationele werkzaamheden binnen safety & security contract;
- Coördineren van praktische zaken voor de BHV‑organisatie, waaronder:
- BHV middelenbeheer;
- Planning en registratie trainingen;
- Afstemming met interne teams en BHV organisatie.
- Ondersteunen bij dag dagelijkse operationele facilitaire vraagstukken waar nodig.
De gesprekken bij de gemeente worden gepland op donderdag 12 februari 2026 .
Functie eisen
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
- Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.
Wensen:
- Beschikbaar per 1 maart 2026 voor minimaal 24 tot 36 uur per week;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv);
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling.
