Interim Officemanager | 8 - 16 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | ZZP |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Amsterdam |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Voor een kleinschalige en maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij per direct een ervaren, parttime Interim Office Manager voor 8 tot 16 uur per week.
In deze veelzijdige opdracht zorg jij ervoor dat de organisatie achter de schermen soepel blijft draaien. Je ondersteunt de directeur en het bestuur en bent verantwoordelijk voor een combinatie van secretariaat, kantoororganisatie, financiële administratie en administratieve processen.
Omdat de organisatie klein is, is jouw bijdrage direct zichtbaar. Je werkt grotendeels zelfstandig, houdt overzicht en ziet wat er nodig is. Geen uitgebreid team waarin werkzaamheden over verschillende functies zijn verdeeld, maar juist een brede rol waarin jouw ervaring goed van pas komt.
De opdracht duurt in eerste instantie 3 maanden, met een optie tot verlenging.
Wat ga je doen?Als Interim Office Manager krijg je een breed pakket aan verantwoordelijkheden. Je bent het organisatorische en administratieve aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd en opgevolgd.
Secretariaat en kantoororganisatie- Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mail;
- Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken;
- Beheren en bijhouden van het deels digitale archief;
- Bewaken van administratieve en organisatorische processen;
- Onderhouden van contact met leveranciers;
- Regelen van praktische zaken rondom kantoor, vergaderingen en voorraad;
- Ondersteunen bij het beheer en actualiseren van de website via een CMS.
- Plannen en voorbereiden van vergaderingen;
- Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken;
- Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
- Bewaken van actiepunten en afspraken;
- Ondersteunen van het bestuur en verschillende commissies;
- Bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur.
- Voorbereiden en klaarzetten van betalingen;
- Controleren van rekeningafschriften en saldi;
- Aanleveren van financiële stukken aan de administrateur en accountant;
- Ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van begrotingen en financiële overzichten.
- Verwerken en registreren van aanvragen en dossiers;
- Bijhouden en actualiseren van de database;
- Verzorgen van bijbehorende correspondentie;
- Bewaken van deadlines en zorgen voor tijdige opvolging.
Met slechts 8 tot 16 uur per week krijg je een behoorlijk brede verantwoordelijkheid. Juist binnen deze kleine organisatie ben jij degene die ervoor zorgt dat veel verschillende zaken achter de schermen goed geregeld blijven.
Je werkt rechtstreeks samen met de directeur en ondersteunt daarnaast het bestuur. Daardoor zijn de lijnen kort en kun je zelfstandig handelen. Er wordt vertrouwd op jouw ervaring en vermogen om snel te zien wat aandacht nodig heeft.
De combinatie van secretariaat, bestuursondersteuning, administratie en financiële werkzaamheden maakt dit een interessante opdracht voor een ervaren Office Manager die graag breed inzetbaar is.
Een compacte parttime interim-opdracht waarin jouw ervaring vanaf de eerste dag direct van waarde is.
InteresseJe stapt tijdelijk in, creëert snel overzicht en zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie professioneel blijft draaien.
Een mooie opdracht voor een ervaren Office Manager die op korte termijn beschikbaar is en graag zelfstandig werkt binnen een maatschappelijk betrokken organisatie.
Omschrijving
Voor een kleinschalige en maatschappelijk betrokken organisatie in Amsterdam Centrum zoeken wij per direct een ervaren, parttime Interim Office Manager voor 8 tot 16 uur per week.
In deze veelzijdige opdracht zorg jij ervoor dat de organisatie achter de schermen soepel blijft draaien. Je ondersteunt de directeur en het bestuur en bent verantwoordelijk voor een combinatie van secretariaat, kantoororganisatie, financiële administratie en administratieve processen.
Omdat de organisatie klein is, is jouw bijdrage direct zichtbaar. Je werkt grotendeels zelfstandig, houdt overzicht en ziet wat er nodig is. Geen uitgebreid team waarin werkzaamheden over verschillende functies zijn verdeeld, maar juist een brede rol waarin jouw ervaring goed van pas komt.
De opdracht duurt in eerste instantie 3 maanden, met een optie tot verlenging.
Wat ga je doen?Als Interim Office Manager krijg je een breed pakket aan verantwoordelijkheden. Je bent het organisatorische en administratieve aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig worden uitgevoerd en opgevolgd.
Secretariaat en kantoororganisatie- Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mail;
- Beantwoorden en afhandelen van telefoongesprekken;
- Beheren en bijhouden van het deels digitale archief;
- Bewaken van administratieve en organisatorische processen;
- Onderhouden van contact met leveranciers;
- Regelen van praktische zaken rondom kantoor, vergaderingen en voorraad;
- Ondersteunen bij het beheer en actualiseren van de website via een CMS.
- Plannen en voorbereiden van vergaderingen;
- Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken;
- Voorbereiden en notuleren van bestuursvergaderingen;
- Bewaken van actiepunten en afspraken;
- Ondersteunen van het bestuur en verschillende commissies;
- Bieden van organisatorische en administratieve ondersteuning aan de directeur.
- Voorbereiden en klaarzetten van betalingen;
- Controleren van rekeningafschriften en saldi;
- Aanleveren van financiële stukken aan de administrateur en accountant;
- Ondersteunen bij het opstellen en bijhouden van begrotingen en financiële overzichten.
- Verwerken en registreren van aanvragen en dossiers;
- Bijhouden en actualiseren van de database;
- Verzorgen van bijbehorende correspondentie;
- Bewaken van deadlines en zorgen voor tijdige opvolging.
Met slechts 8 tot 16 uur per week krijg je een behoorlijk brede verantwoordelijkheid. Juist binnen deze kleine organisatie ben jij degene die ervoor zorgt dat veel verschillende zaken achter de schermen goed geregeld blijven.
Je werkt rechtstreeks samen met de directeur en ondersteunt daarnaast het bestuur. Daardoor zijn de lijnen kort en kun je zelfstandig handelen. Er wordt vertrouwd op jouw ervaring en vermogen om snel te zien wat aandacht nodig heeft.
De combinatie van secretariaat, bestuursondersteuning, administratie en financiële werkzaamheden maakt dit een interessante opdracht voor een ervaren Office Manager die graag breed inzetbaar is.
Een compacte parttime interim-opdracht waarin jouw ervaring vanaf de eerste dag direct van waarde is.
InteresseJe stapt tijdelijk in, creëert snel overzicht en zorgt ervoor dat de dagelijkse organisatie professioneel blijft draaien.
Een mooie opdracht voor een ervaren Office Manager die op korte termijn beschikbaar is en graag zelfstandig werkt binnen een maatschappelijk betrokken organisatie.
Functie eisen
Waarom is deze opdracht interessant?Een veelzijdige opdracht waarin je binnen een kleine organisatie direct van betekenis bent. Je werkt nauw samen met de directeur en hebt veel zelfstandigheid. Omdat het team klein is, zie je snel wat er moet gebeuren en krijg je de ruimte om zaken zelfstandig op te pakken.
Deze parttime opdracht vraagt om iemand die snel overzicht creëert, zorgvuldig werkt en zich nieuwe processen gemakkelijk eigen maakt.
Dit breng jij meeVoor deze interimopdracht zijn we op zoek naar een ervaren Office Manager die snel zelfstandig kan instappen.
Je beschikt over:- Minimaal MBO+ werk- en denkniveau;
- Ruime rvaring als Office Manager, Management Assistant, Directiesecretaresse of in een vergelijkbare brede ondersteunende functie;
- Een zelfstandige en proactieve werkhouding;
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden;
- Goede schriftelijke en mondelinge beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van het Engels;
- Uitstekende kennis van Microsoft Office, ervaring met een CMS is mooi meegenomen;
- Beschikbaarheid voor 8 tot 16 uur per week;
- Beschikbaarheid op korte termijn.
Je bent nauwkeurig, integer en betrouwbaar en voelt je prettig in een kleine organisatie waarin je veel zelfstandig werkt. Je houdt het overzicht, ook wanneer verschillende zaken tegelijk aandacht vragen.
Ben jij de ervaren Office Manager die snel kan instappen en zelfstandig de organisatie ondersteunt? Dan horen we graag van je!
