Interim Receptionist(e) | 40 uur

Voor een landelijke kennis- en ondersteuningscentrum in Den Bosch, die zich dagelijks bezighoudt met ingrijpende en levensbepalende vraagstukken, zijn wij per direct op zoek naar een betrokken en professionele interim receptionist(e) voor 40 uur per week.

In deze opdracht ben jij het eerste gezicht en de eerste stem die bellers en bezoekers ervaren. Je krijgt mensen aan de telefoon met uiteenlopende vragen, waarbij soms sprake is van een kwetsbare of emotionele situatie. Jij weet daarin goed te luisteren, de juiste vragen te stellen en op een rustige en respectvolle manier te bepalen wie de vraag het beste kan beantwoorden.

Je hoeft de inhoudelijke hulpvraag niet zelf op te lossen. Juist jouw vermogen om goed te luisteren, de kern van de vraag te herkennen en vervolgens op een zorgvuldige manier door te verwijzen is van grote waarde.

Naast het telefonische contact ontvang je bezoekers persoonlijk, verzorg je correspondentie en post en pak je verschillende administratieve en facilitaire werkzaamheden op. Je bent daarmee een belangrijke spil binnen het kantoor.

Als receptionist(e) ben je het eerste aanspreekpunt voor mensen die telefonisch contact opnemen met de organisatie. Je luistert aandachtig naar hun verhaal en vraag en zorgt ervoor dat zij bij de juiste collega of afdeling terechtkomen.

Je werkt vanuit het secretariaat op de begane grond. Omdat de organisatie het belangrijk vindt dat bezoekers zich welkom en gezien voelen, zorg jij ervoor dat iedereen die binnenkomt persoonlijk wordt ontvangen.

Daarnaast draag je bij aan een prettige, professionele en verzorgde werkomgeving. Je ziet zelf wat er moet gebeuren en wacht niet af totdat iemand je hierop aanspreekt.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken en mensen professioneel en betrokken te woord staan; 
• Luisteren naar de vraag en bepalen naar welke collega of afdeling je iemand doorverwijst; 
• Opstellen van duidelijke terugbelnotities; 
• Ontvangen en persoonlijk welkom heten van bezoekers; 
• Verzorgen van inkomende en uitgaande post; 
• Verzenden van aangetekende en vertrouwelijke correspondentie; 
• Verzorgen van verschillende administratieve werkzaamheden; 
• Verzorgen van facilitaire werkzaamheden en zorgen voor een nette en verzorgde werkomgeving; 
• Signaleren wanneer iets geregeld, aangevuld of opgepakt moet worden; 
• Beantwoorden van telefoongesprekken in het Nederlands én Engels; 
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie. 

Deze functie is meer dan een reguliere receptiefunctie. Mensen die contact opnemen kunnen zich op een belangrijk kruispunt in hun leven bevinden. Juist daarom zijn rust, aandacht en een professionele benadering in deze rol zo belangrijk.

Het betreft een interim opdracht ter vervanging wegens ziekte, voor een periode van minimaal drie maanden. Je zorgt voor continuïteit in de ondersteuning totdat de vaste medewerker is gestart.

Het is belangrijk dat mensen zich vanaf het eerste contact gehoord, serieus genomen en welkom voelen. Je bent geen hulpverlener en geeft geen inhoudelijk advies, maar zorgt ervoor dat iemand op een prettige en zorgvuldige manier bij de juiste professional terechtkomt.

Je blijft rustig wanneer iemand belt met een persoonlijke of emotionele vraag en weet met aandacht te luisteren. Daarbij bewaak je op een natuurlijke manier de juiste grenzen en zorg je tegelijkertijd voor een warm en professioneel eerste contact. Werken binnen een organisatie met een duidelijke maatschappelijke betekenis geeft deze functie voor jou nét dat beetje extra. Dan is dit jouw volgende opdracht! Ik maak graag kennis met je.