Management Assistent | (Semi) Overheid
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie |
Den Haag, 's-Gravenhage |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Desi Mulder 030-276 71 87 |
Informatie
Voor een toonaangevende organisatie in Den Haag die de belangen vertegenwoordigt van regionale overheden, zoeken wij een ervaren Management Assistent die zich thuis voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je komt te werken binnen een afdeling waar beleid, inhoud en proces samenkomen.
In deze parttime functie ben jij de onmisbare schakel binnen het team. Je biedt hoogwaardige ondersteuning aan één afdelingsmanagers, en zorgt er met jouw overzicht en betrokkenheid voor dat alles op rolletjes loopt. Je beweegt je moeiteloos tussen interne collega's en externe stakeholders, van beleidsadviseurs tot partners uit het overheidsnetwerk.
Wat ga je doen?- Je beheert complexe agenda's en stemt zorgvuldig af met interne en externe gesprekspartners
- Je organiseert bijeenkomsten, (commissie)vergaderingen en events van A tot Z, inclusief locaties, genodigden en documentatie
- Je notuleert vergaderingen en zorgt voor heldere en tijdige verslaglegging
- Je bewaakt de planning van lopende acties, afspraken en stukken
- Je onderhoudt contacten met externe relaties, van gemeentelijke vertegenwoordigers tot samenwerkingspartners
- Je signaleert verbetermogelijkheden in ondersteunende processen en komt zelf met oplossingen
- Je bent aanspreekpunt en sparringpartner voor je collega's op het gebied van ondersteuning, prioritering en proces
Je bent iemand die stevig in de schoenen staat en met gemak schakelt tussen formele situaties en informele teamdynamiek. Je voelt aan wat er speelt, begrijpt de gevoeligheden binnen een overheidscontext en weet hierin op het juiste moment te handelen. Tegelijkertijd ben je praktisch ingesteld (je draait je hand niet om voor een kop koffie), denk je vooruit en bied je rust en structuur in een omgeving waar veel beweegt.
Je werkt graag in een team waarin ruimte is voor samenwerking, humor en initiatief, en waarin jouw bijdrage écht gezien wordt.
Ben jij die dienstverlenende, proactieve en communicatief sterke managementassistent die met overzicht en flair ondersteunt? Dan maken we graag kennis met jou!
Omschrijving
Voor een toonaangevende organisatie in Den Haag die de belangen vertegenwoordigt van regionale overheden, zoeken wij een ervaren Management Assistent die zich thuis voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je komt te werken binnen een afdeling waar beleid, inhoud en proces samenkomen.
In deze parttime functie ben jij de onmisbare schakel binnen het team. Je biedt hoogwaardige ondersteuning aan één afdelingsmanagers, en zorgt er met jouw overzicht en betrokkenheid voor dat alles op rolletjes loopt. Je beweegt je moeiteloos tussen interne collega's en externe stakeholders, van beleidsadviseurs tot partners uit het overheidsnetwerk.
Wat ga je doen?- Je beheert complexe agenda's en stemt zorgvuldig af met interne en externe gesprekspartners
- Je organiseert bijeenkomsten, (commissie)vergaderingen en events van A tot Z, inclusief locaties, genodigden en documentatie
- Je notuleert vergaderingen en zorgt voor heldere en tijdige verslaglegging
- Je bewaakt de planning van lopende acties, afspraken en stukken
- Je onderhoudt contacten met externe relaties, van gemeentelijke vertegenwoordigers tot samenwerkingspartners
- Je signaleert verbetermogelijkheden in ondersteunende processen en komt zelf met oplossingen
- Je bent aanspreekpunt en sparringpartner voor je collega's op het gebied van ondersteuning, prioritering en proces
Je bent iemand die stevig in de schoenen staat en met gemak schakelt tussen formele situaties en informele teamdynamiek. Je voelt aan wat er speelt, begrijpt de gevoeligheden binnen een overheidscontext en weet hierin op het juiste moment te handelen. Tegelijkertijd ben je praktisch ingesteld (je draait je hand niet om voor een kop koffie), denk je vooruit en bied je rust en structuur in een omgeving waar veel beweegt.
Je werkt graag in een team waarin ruimte is voor samenwerking, humor en initiatief, en waarin jouw bijdrage écht gezien wordt.
Ben jij die dienstverlenende, proactieve en communicatief sterke managementassistent die met overzicht en flair ondersteunt? Dan maken we graag kennis met jou!
Functie eisen
Wat neem jij mee?Je bent een servicegerichte en toegankelijke professional die moeiteloos schakelt tussen verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie. Of het nu gaat om een complex agendavraagstuk, het voorbereiden van een bestuurlijke vergadering of het ontvangen van een externe relatie: jij houdt het overzicht, blijft vriendelijk en denkt altijd een stap vooruit.
Je voelt je thuis in een omgeving waar integriteit, vertrouwen en discretie vanzelfsprekend zijn. Tegelijkertijd vind je het belangrijk dat samenwerken prettig is: met een positieve instelling en een vleugje humor draag jij actief bij aan een fijne werksfeer.
Wat we graag bij je zien:- Een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting
- Meerdere jaren ervaring in een ondersteunende secretariële functie met complex agendabeheer en vergaderorganisatie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Ervaring in een (semi)overheids- of not-for-profit omgeving is een pré
- Beschikbaarheid van 32 tot 36 uur per week, in overleg met het team plan je je thuiswerkdagen in
- Goede beheersing van digitale systemen (zoals Outlook, Teams, Word en Excel); ervaring met documentbeheer of CRM-systemen is mooi meegenomen
Jij werkt gestructureerd, denkt vooruit en hebt oog voor detail. Je voelt je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van processen, weet prioriteiten te stellen en kunt schakelen als plannen onverwacht veranderen. Je begrijpt de dynamiek van een bestuurlijke organisatie en weet daarin jouw rol professioneel en met vertrouwen te pakken.
Herken jij jezelf hierin? Dan kijken we met plezier uit naar jouw reactie!
