Managementassistent gemeente
| Branche | Openbaar bestuur |
| Dienstverband | Uitzenden en detacheren |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Heemskerk |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Driessen |
| Contactpersoon |
Driessen Helmond Flexcenter 0644165523 |
Informatie
Als managementassistent ondersteun je de collegeleden, gemeentesecretaris en domeinmanagers van gemeente Heemskerk. Jij zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer een agenda onverwacht verandert.
Je werkt veel digitaal en bent sterk in het beheren van complexe agenda's. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, notuleer je afspraken duidelijk en zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Zie je dat een planning, informatiestroom of werkproces slimmer kan? Dan denk je proactief mee en kom je met verbetervoorstellen.
Een greep uit jouw taken:
- Beheren van complexe agenda's van collegeleden, de gemeentesecretaris en domeinmanagers.
- Voorbereiden, agenderen en notuleren van MT-overleggen en portefeuillehouderoverleggen.
- Ondersteunen bij collegevergaderingen wanneer de bestuursadviseur afwezig is.
- Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoontjes op een representatieve en servicegerichte manier.
- Verwerken van inkomende en uitgaande digitale post, correspondentie en uitnodigingen.
- Maken en afstemmen van verschillende planningen.
- Signaleren van knelpunten in werkprocessen en informatiestromen en hiervoor verbetervoorstellen doen.
- Ondersteunen bij de instroom en uitstroom van medewerkers namens het managementteam.
- Zorgen voor cateringassistentie bij bestuurlijke afspraken.
Je werkt 28 uur per week. Dinsdag en donderdag zijn verplichte werkdagen. Je start op 30 augustus 2026 en de opdracht loopt tot uiterlijk 30 december 2026.
Omschrijving
Als managementassistent ondersteun je de collegeleden, gemeentesecretaris en domeinmanagers van gemeente Heemskerk. Jij zorgt ervoor dat zij hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel wanneer een agenda onverwacht verandert.
Je werkt veel digitaal en bent sterk in het beheren van complexe agenda's. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, notuleer je afspraken duidelijk en zorg je dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Zie je dat een planning, informatiestroom of werkproces slimmer kan? Dan denk je proactief mee en kom je met verbetervoorstellen.
Een greep uit jouw taken:
- Beheren van complexe agenda's van collegeleden, de gemeentesecretaris en domeinmanagers.
- Voorbereiden, agenderen en notuleren van MT-overleggen en portefeuillehouderoverleggen.
- Ondersteunen bij collegevergaderingen wanneer de bestuursadviseur afwezig is.
- Ontvangen van bezoekers en beantwoorden van telefoontjes op een representatieve en servicegerichte manier.
- Verwerken van inkomende en uitgaande digitale post, correspondentie en uitnodigingen.
- Maken en afstemmen van verschillende planningen.
- Signaleren van knelpunten in werkprocessen en informatiestromen en hiervoor verbetervoorstellen doen.
- Ondersteunen bij de instroom en uitstroom van medewerkers namens het managementteam.
- Zorgen voor cateringassistentie bij bestuurlijke afspraken.
Je werkt 28 uur per week. Dinsdag en donderdag zijn verplichte werkdagen. Je start op 30 augustus 2026 en de opdracht loopt tot uiterlijk 30 december 2026.
Functie eisen
Als managementassistent ben je iemand die vooruitdenkt en graag zorgt dat alles goed geregeld is. Een agenda die ineens verandert, een overleg dat tussendoor gepland moet worden of verschillende afspraken die tegelijk aandacht vragen? Jij houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en schakelt snel.
Je bent servicegericht, representatief en werkt nauwkeurig. Ook voel je goed aan wat er speelt binnen een bestuurlijke omgeving. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is en pakt werkzaamheden zelfstandig op.
Verder vragen we:
- Een mbo-4 diploma in een administratieve of secretariële richting.
- Meerdere jaren ervaring als secretaresse, managementassistent of bestuursassistent.
- Ervaring binnen een gemeente of politiek-bestuurlijke omgeving is een pre.
- Ervaring met complex agendabeheer en je bent zeer vaardig met Outlook.
- Ervaring met MS Office en digitale systemen. Ervaring met iBabs, Teams en SharePoint is mooi meegenomen.
