Office Manager | De Kindertelefoon | 32 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Marjolein Zents 030-276 71 87 |
Informatie
Voor De Kindertelefoon in Utrecht zoeken wij een parttime Office Manager: de organisatorische spil die structuur, rust én warmte brengt!
De Kindertelefoon zoekt een hands-on, proactieve en warme Office Manager voor de locatie Utrecht. Een collega die energie krijgt van overzicht creëren, mensen ondersteunen en een gastvrije, georganiseerde werkomgeving neerzetten.
Als Office Manager word je verantwoordelijk voor het belbureau van de vrijwilligers. Dit is een rol met veel administratieve taken én aandacht voor de dagelijkse sfeer op de werkvloer: van een opgeruimde omgeving tot goed gevulde voorraden en een gastvrije ontvangst.
Heb jij een scherp oog voor detail, een proactieve werkhouding en affiniteit met De Kindertelefoon? Ben jij een organisatorisch en administratief talent dat graag bijdraagt aan de doelstellingen van De Kindertelefoon?? Dan is deze functie, voor 32 uur per week, iets voor jou!
Wat ga je doen?De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het verzorgen van de volledige administratie rondom instroom: het verwerken van aanmeldingen, het plannen van trainingen, het verzorgen van materialen en het regelen van alle checks zoals de VOG en toegang tot systemen;
- Ook de onboarding behoort tot het takenpakket, inclusief het aanmaken van accounts, het verzamelen van documenten en het klaarzetten van benodigdheden;
- Daarnaast bewaakt de Office Manager de roosters, controleert of alle vrijwilligers zijn ingeroosterd en spreekt hen waar nodig aan. Roosterwijzigingen komen binnen bij de Office Manager, net als vragen over systemen, declaraties en praktische zaken;
- Je beheert een mailbox, neemt de algemene telefoon van locatie Utrecht op en ondersteunt waar nodig;
- Ook heb je facilitaire takebn: inkopen doen, voorraden beheren, zorgen voor een nette werkvloer en een prettige sfeer;
- Verder organiseert de Office Manager uitjes, borrels, Sinterklaas- en kerstcadeaus, zodat vrijwilligers zich gezien en gewaardeerd voelen.
- Jij bent het kloppend hart van het belbureau waar de vrijwilligers werken;
- Je werkt bij een organisatie die kinderen helpt die het moeilijk hebben met diverse vraagstukken, hoe mooi is het om daar een bijdrage aan te mogen leveren!
Klaar om jouw skills in te zetten binnen een organisatie die écht impact maakt? Reageer dan nu en word deze Office Manager!
De Kindertelefoon luistert, helpt en ondersteunt kinderen en jongeren met vragen, zorgen of problemen. Dit belangrijke werk wordt uitgevoerd door ruim 120 betrokken vrijwilligers — en juist zij verdienen iemand die zorgt dat alles achter de schermen soepel en vriendelijk verloopt.
Omschrijving
Voor De Kindertelefoon in Utrecht zoeken wij een parttime Office Manager: de organisatorische spil die structuur, rust én warmte brengt!
De Kindertelefoon zoekt een hands-on, proactieve en warme Office Manager voor de locatie Utrecht. Een collega die energie krijgt van overzicht creëren, mensen ondersteunen en een gastvrije, georganiseerde werkomgeving neerzetten.
Als Office Manager word je verantwoordelijk voor het belbureau van de vrijwilligers. Dit is een rol met veel administratieve taken én aandacht voor de dagelijkse sfeer op de werkvloer: van een opgeruimde omgeving tot goed gevulde voorraden en een gastvrije ontvangst.
Heb jij een scherp oog voor detail, een proactieve werkhouding en affiniteit met De Kindertelefoon? Ben jij een organisatorisch en administratief talent dat graag bijdraagt aan de doelstellingen van De Kindertelefoon?? Dan is deze functie, voor 32 uur per week, iets voor jou!
Wat ga je doen?De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Het verzorgen van de volledige administratie rondom instroom: het verwerken van aanmeldingen, het plannen van trainingen, het verzorgen van materialen en het regelen van alle checks zoals de VOG en toegang tot systemen;
- Ook de onboarding behoort tot het takenpakket, inclusief het aanmaken van accounts, het verzamelen van documenten en het klaarzetten van benodigdheden;
- Daarnaast bewaakt de Office Manager de roosters, controleert of alle vrijwilligers zijn ingeroosterd en spreekt hen waar nodig aan. Roosterwijzigingen komen binnen bij de Office Manager, net als vragen over systemen, declaraties en praktische zaken;
- Je beheert een mailbox, neemt de algemene telefoon van locatie Utrecht op en ondersteunt waar nodig;
- Ook heb je facilitaire takebn: inkopen doen, voorraden beheren, zorgen voor een nette werkvloer en een prettige sfeer;
- Verder organiseert de Office Manager uitjes, borrels, Sinterklaas- en kerstcadeaus, zodat vrijwilligers zich gezien en gewaardeerd voelen.
- Jij bent het kloppend hart van het belbureau waar de vrijwilligers werken;
- Je werkt bij een organisatie die kinderen helpt die het moeilijk hebben met diverse vraagstukken, hoe mooi is het om daar een bijdrage aan te mogen leveren!
Klaar om jouw skills in te zetten binnen een organisatie die écht impact maakt? Reageer dan nu en word deze Office Manager!
De Kindertelefoon luistert, helpt en ondersteunt kinderen en jongeren met vragen, zorgen of problemen. Dit belangrijke werk wordt uitgevoerd door ruim 120 betrokken vrijwilligers — en juist zij verdienen iemand die zorgt dat alles achter de schermen soepel en vriendelijk verloopt.
Functie eisen
De ideale kandidaat is iemand die overzicht bewaart, werkprocessen volgt en werkt volgens duidelijke afspraken. Deze persoon staat stevig in de schoenen en spreekt vrijwilligers of werkbegeleiders op een vriendelijke maar duidelijke manier aan wanneer zaken anders moeten. Communicatieve vaardigheid, ook via Teams en WhatsApp, is cruciaal.
Tegelijkertijd is warmte en toegankelijkheid belangrijk: vrijwilligers moeten zich welkom voelen. Een combinatie van structuur en hartelijkheid past perfect bij deze rol.
De Office Manager werkt zelfstandig, handelt proactief, laat zich niet snel afleiden en voelt zich thuis in een omgeving waar veel gebeurt. Daarnaast is het iemand die enthousiast wordt van regelen, schakelen en ondersteunen.
- Opleiding en ervaring: MBO+ of HBO werk- en denkniveau, met minimaal enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol als office manager, secretaresse of management assistent, etc.;
- Talen: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Tools: Je bent handig met systemen, je pakt deze snel op en kunt ook anderen helpen hiermee (je werkt met Sharepoint, MS Office en Excel);
- Beschikbaarheid: Je bent (parttime) 32 uur per week inzetbaar op kantoor (maandag, woensdag en donderdag zijn verplichte werkdagen);
- Locatie: Je woont in de regio Utrecht.
Verder ben je pro-actief, kun je zelfstandig werken én ben je een echte teamplayer. Uiteraard ben je communicatief vaardig en heb je tact en gevoel voor situaties!
Wat maakt deze rol bijzonder?Bij deze organisatie maak je écht impact. Je ondersteunt niet alleen de dagelijkse gang van zaken, maar draagt ook bij aan een organisatie die zich inzet voor het welzijn van anderen. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en je betrokkenheid te laten zien.
Klaar voor een nieuwe stap in een rol waar jouw werk telt? Solliciteer nu!
