Programmamanager / Omgevingsmanager Programma Maaldrift

Opdracht

Het doel van de opdracht is om binnen een afgebakende periode te komen tot:

• Een bestuurlijk vastgesteld Programma Maaldrift;
• Een werkende programmatische sturing;
• Een duidelijke governance;
• Inzicht in benodigde capaciteit en middelen;
• Een uitvoeringsagenda voor de komende jaren;
• Samenhang tussen projecten, dossiers en ontwikkelingen;
• Een overdraagbare organisatievorm voor de uitvoeringsfase.

Tegelijkertijd wordt gedurende de opdracht actief gestuurd op voortgang, samenwerking en realisatie binnen de lopende opgave.

Specifieke opgave

De gemeente bevindt zich in een overgangsfase. Enerzijds wordt gewerkt aan de verdere inrichting van het Projectenbureau en programmatisch werken. Anderzijds lopen de ontwikkelingen rondom Maaldrift onverminderd door en vragen zij om bestuurlijke aandacht, afstemming en besluitvorming.

Van de programmamanager wordt verwacht dat hij of zij beide sporen gelijktijdig organiseert:

• Bouwen aan Programma Maaldrift;
• Sturen op de actuele gebiedsopgave.

De programmamanager moet zich comfortabel voelen in een omgeving waarin niet alle processen, rollen en capaciteit reeds volledig zijn ingericht en in staat zijn om juist onder die omstandigheden structuur, overzicht, tempo en resultaten te realiseren.

Werkzaamheden

Programmatische regie

De programmamanager:

• Voert regie op de totale opgave Maaldrift;
• Organiseert samenhang tussen projecten en ontwikkelingen;
• Bewaakt voortgang en resultaten;
• Bereidt bestuurlijke besluitvorming voor;
• Zorgt voor afstemming tussen betrokken disciplines;
• Bewaakt afspraken en acties;
• Signaleert risico's, afhankelijkheden en knelpunten;
• Organiseert tijdige escalatie waar nodig;
• Stimuleert voortgang en uitvoeringskracht.

De programmamanager is het centrale aanspreekpunt voor de programmatische voortgang van Maaldrift.

Opzetten Programma Maaldrift

De programmamanager bouwt voort op reeds beschikbare documenten, analyses, bestuurlijke gesprekken en ambtelijke verkenningen.

Het programma beschrijft onder andere:

• De opgave;
• De ambitie;
• De programmadoelen;
• De samenhang tussen ontwikkelingen;
• Bestuurlijke keuzes;
• Prioriteiten;
• Fasering;
• Risico's;
• Afhankelijkheden;
• Uitvoeringsstrategie.

Het betreft een uitvoeringsprogramma binnen het Projectenbureau, gericht op sturing, samenhang en realisatie.

Capaciteitsanalyse en financiële claim

Eerste prioriteit binnen de opdracht is het inzichtelijk maken van de middelen die nodig zijn om de bestuurlijke ambities daadwerkelijk waar te maken. Binnen de eerste twee maanden levert de programmamanager:

• Programmascope
  • Welke projecten, initiatieven en opgaven onderdeel zijn van Programma Maaldrift;
  • Welke projecten zelfstandig blijven;
  • Hoe de samenhang is georganiseerd.
• Capaciteitsanalyse: Per project en werkstroom inzicht in:
  • Projectleiding;
  • Ambtelijke capaciteit;
  • Specialistische expertise;
  • Omgevingsmanagement;
  • Programmasturing;
  • Projectondersteuning;
  • Opdrachtgeverschap.
• Organisatievoorstel
  • Programmasturing;
  • Eigenaarschap;
  • Overlegstructuren;
  • Governance;
  • Besluitvorming.
• Financiële claim: Vertaling van de benodigde capaciteit en expertise naar:
  • Incidentele middelen;
  • Structurele middelen;
  • Externe inhuur;
  • Specialistische ondersteuning;
  • Programmakosten.

Doel is om op korte termijn bestuurlijke besluitvorming mogelijk te maken over capaciteit en middelen.

Omgevingsmanagement: De programmamanager:

• Ontwikkelt een omgevingsstrategie;
• Organiseert interne en externe afstemming;
• Ondersteunt bij bestuurlijke belangenafwegingen;
• Verbindt partijen, belangen en ontwikkelingen;
• Brengt kansen, risico's en gevoeligheden in beeld.

De programmamanager werkt hierbij nauw samen met de strategisch adviseur regionale positionering en lobby.

Governance en implementatie

De programmamanager ontwikkelt en implementeert voorstellen voor:

• Programmagovernance;
• Opdrachtgeverschap;
• Overlegstructuren;
• Voortgangsrapportages;
• Monitoring;
• Besluitvorming;
• Sturing op resultaten.

Uitgangspunt is een werkende structuur die na afloop van de opdracht duurzaam binnen de organisatie kan worden voortgezet.

Governance en positionering

Programma Maaldrift wordt ondergebracht binnen het Projectenbureau van de gemeente Wassenaar. De programmamanager opereert zelfstandig binnen de kaders, werkwijze en ontwikkellijn van het Projectenbureau en levert een actieve bijdrage aan de verdere professionalisering van programmatisch werken binnen de organisatie. De ambtelijk opdrachtgever voor deze opdracht is de kwartiermaker Projectenbureau. De programmamanager rapporteert aan de ambtelijk opdrachtgever, heeft geen lijnverantwoordelijkheid, en functioneert als regisseur van de gebiedsopgave en als aanjager van de verdere ontwikkeling van Programma Maaldrift.

Op te leveren resultaten

• Binnen 2 maanden
  • Afbakening Programma Maaldrift;
  • Overzicht projecten en werkstromen;
  • Capaciteitsanalyse;
  • Organisatievoorstel;
  • Eerste financiële claim;
  • Governance op hoofdlijnen.
• Binnen 6 maanden
  • Concept Programma Maaldrift;
  • Uitvoeringsagenda;
  • Omgevingsstrategie;
  • Werkende programmasturing.
• Eindresultaat
  • Bestuurlijk vastgesteld Programma Maaldrift;
  • Ingerichte programmagovernance;
  • Vastgesteld capaciteits- en investeringsvoorstel;
  • Operationele programmatische sturing;
  • Overdrachtsplan naar de structurele organisatie.

9 maanden - 24 uur - 0.67 fte