Senior Documentalist/ DMS-deskundige

Bedrijfsomschrijving

Deze uitvraag wordt georganiseerd door de Dienst Stedelijke Ontwikkeling, team Mobiliteit van de gemeente Den Haag.

Aanleiding en Context

De Metropoolregio Rotterdam-Den Haag groeit. Tot 2040 komen er 400.000 inwoners bij. Voor al deze mensen moeten er (betaalbare) woningen zijn en banen. Een geschikte locatie voor nieuwe woningen is het Central Innovation District (CID) en de Binckhorst. Hier komen in de periode tot 2040 zo’n 25.000 woningen en 35.000 banen. Meer woningen en banen betekent meer reizigers. Goed, hoogwaardig openbaar vervoer is onmisbaar om ervoor te zorgen dat al deze mensen makkelijk, comfortabel en snel kunnen reizen. Van en naar hun werk en thuis, binnen en buiten Den Haag. CID-Binckhorst ligt centraal in de stad en de regio en er zijn al veel voorzieningen binnen loop- en fietsafstand. Ook zijn er verschillende treinstations in het gebied, waardoor er een goede basis is om de bereikbaarheid met het openbaar vervoer te verbeteren.

De gemeenten Den Haag, Leidschendam-Voorburg en Rijswijk hebben samen met de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH), de provincie Zuid-Holland en het Rijk onderzocht waar in de CID- Binckhorst een nieuwe openbaar vervoerverbinding kan komen. Daarbij is ook gekeken naar meer ruime voor duurzame en schone vormen van mobiliteit: lopen, fietsen en openbaar vervoer (mobiliteitstransitie).

Tramverbinding

De voorlopig voorkeursvariant is een snelle tramverbinding, die rijdt van Den Haag Centraal via de Lekstraat, Binckhorstlaan en Maanweg naar station Voorburg. En met een aansluiting vanaf de Binckhorstlaan via de Prinses Mariannelaan en de Geestbrugweg richting Rijswijk en Delft. Bij de voorkeursvariant hoort ook een pakket maatregelen om ervoor te zorgen dat het gebied leefbaar, duurzaam en verkeersveilig is. De voorkeursvariant is inmiddels bestuurlijk goedgekeurd en de planfase de voorkeursvariant uit te werken naar VO is inmiddels gestart.

Daadwerkelijke uitvoering van de conditionerende werkzaamheden zijn gepland in de periode van 2027-2028.

Doel van de opdracht

Binnen het project worden duizenden documenten geproduceerd. Al deze documenten moeten gestructureerd worden opgeslagen, makkelijk terugvindbaar zijn, voorzien zijn van de juiste metadata en eenvoudig kunnen worden geselecteerd op relevantie of status en op basis van bepaalde criteria gebundeld kunnen worden voor de overdracht naar een volgende projectfase.

Het doel van deze opdracht is het aanstellen van een deskundige professional die het inrichtings- en migratieproces van een Document Management Systeem (DMS) kan aansturen en begeleiden. De inzet is gericht op het realiseren van een gestructureerde, toegankelijke en toekomstbestendige informatiehuishouding, waarbij zowel de implementatie van een documentmanagementproces als de adoptie door gebruikers ervan centraal staan. Voor het proces zijn al uitgangspunten opgesteld, maar deze moeten eerst nog verfijnd worden, voor ze kunnen worden geïmplementeerd.

De opdracht richt zich niet alleen op een succesvolle implementatie van het proces, maar ook op het creëren van draagvlak binnen de organisatie, het trainen van gebruikers en het borgen van kwaliteit en compliance. De documentalist speelt hierbij een proactieve rol, door de projectgroep actief mee te nemen in het traject en hen te begeleiden tijdens de verschillende fasen.

Op deze manier draagt de opdracht bij aan een duurzame verbetering van zowel de digitale werkomgeving als de informatieveiligheid binnen de organisatie.

Gevraagde Werkzaamheden betreffen o.a. (maar niet uitsluitend)

• Adviseren over systeem- en procesoptimalisaties en nieuwe functionaliteiten;
• Herinrichten van de huidige of inrichten van een nieuwe omgeving;
• Opschonen van de huidige DMS omgeving, of reeds aanwezige relevante documenten goed laten landen in een nieuwe omgeving;
• Leveren support, uitvoeren controles, ondersteuning bij oplevering en bij faseovergangen;
• Indien noodzakelijk: Ontwikkelen van trainingsmateriaal en geven van (introductie) trainingen en instructies;
• Pro actief aanspreken van gebruikers om kwaliteitsverbetering bij het vastleggen van documenten te stimuleren;
• Inrichten en periodiek uitvoeren van kwaliteitscontroles en integriteitscontroles;
• Opstellen, aanpassen en bewaken van richtlijnen voor documentbeheer en metadata.

• Ruime ervaring (5 jaar+) op het gebied van documentbeheer.
• Relevante ervaring m.b.t. het waarborgen van de kwaliteit van grote en complexe projecten.
• Ervaring met het inrichten en opzetten van een DMS-omgeving.
• Ervaring in Infrastructurele projecten.
• Minimaal 1 dag/deel aanwezigheid op projectlocatie.

De looptijd van deze overeenkomst betreft een initiële periode van 1 juli 2025 tot 31 mei 2026, met een verlengingsoptie van drie (3) keer een (1) jaar.