Sr. Management Assistent | Hogeschool Utrecht
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Mireille Nunen 030-276 71 87 |
Informatie
Ben jij een betrokken en professioneel organisatietalent dat graag een ander ontzorgt en faciliteert op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de belangrijke ondersteuners van een lid van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.
Wat ga je doen?In deze 1-op-1 rol ligt je belangrijkste focus op het zorgvuldig en proactief beheren van complexe en voortdurend wisselende agenda's van 1 lid van het CvB (ongeveer 70% van je werk). Jij zorgt ervoor dat afspraken optimaal gepland zijn en dat het CvB-lid altijd goed voorbereid en zonder zorgen aan tafel schuift. Daarbij stem je regelmatig af met je collega's binnen het bestuurssecretariaat en de Bestuursdienst, zodat alles soepel verloopt.
Je handelt e-mails efficiënt af, bewaakt overzicht en legt zaken tijdig voor waar nodig. Je bent de verbindende factor die meedenkt, vooruitkijkt en zorgt dat de bestuurder zich kan focussen op de inhoud.
Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden binnen de Bestuursdienst, waardoor je een onmisbare schakel in het team bent. Je werkt in een hecht, collegiaal team waarin samenwerken en elkaar versterken centraal staat. Op vrijdag ben je vast op kantoor aanwezig en op dinsdag neem je deel aan het wekelijks werkoverleg.
Jouw werkzaamheden- Beheren van de mailbox van je bestuurder en de gezamenlijke CvB-mailbox;
- Prioriteren en zelfstandig afhandelen van e-mails, of doorzetten naar de juiste collega's;
- Voorbereiden en afstemmen van de dagplanning;
- Inkomende stukken verwerken in iBabs;
- Vragen uitzetten bij collega's en de opvolging bewaken;
- Ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen en evenementen;
- Voorbereiden van en deelnemen aan overleggen met je bestuurder (geen notuleerwerk);
- Flexibel inspelen op last-minute wijzigingen en spoedoverleggen;
- Actief bijdragen aan een prettige, collegiale werksfeer.
Een veelzijdige functie waarin je dagelijks bijdraagt aan rust, overzicht en structuur voor het CvB-lid. Je bent het vaste aanspreekpunt dat zaken soepel laat verlopen en ervoor zorgt dat de puzzel altijd klopt. De functie is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.
Herken jij jezelf?Krijg jij energie van ontzorgen, structureren en vooruitdenken? En ben jij die professionele managementassistent die met discretie, precisie en een faciliterende houding het verschil wil maken? Solliciteer dan nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!
Omschrijving
Ben jij een betrokken en professioneel organisatietalent dat graag een ander ontzorgt en faciliteert op topniveau? Dan zoeken wij jou! Als Senior Managementassistent ben je één van de belangrijke ondersteuners van een lid van het College van Bestuur (CvB) van Hogeschool Utrecht.
Wat ga je doen?In deze 1-op-1 rol ligt je belangrijkste focus op het zorgvuldig en proactief beheren van complexe en voortdurend wisselende agenda's van 1 lid van het CvB (ongeveer 70% van je werk). Jij zorgt ervoor dat afspraken optimaal gepland zijn en dat het CvB-lid altijd goed voorbereid en zonder zorgen aan tafel schuift. Daarbij stem je regelmatig af met je collega's binnen het bestuurssecretariaat en de Bestuursdienst, zodat alles soepel verloopt.
Je handelt e-mails efficiënt af, bewaakt overzicht en legt zaken tijdig voor waar nodig. Je bent de verbindende factor die meedenkt, vooruitkijkt en zorgt dat de bestuurder zich kan focussen op de inhoud.
Daarnaast ondersteun je bij bredere werkzaamheden binnen de Bestuursdienst, waardoor je een onmisbare schakel in het team bent. Je werkt in een hecht, collegiaal team waarin samenwerken en elkaar versterken centraal staat. Op vrijdag ben je vast op kantoor aanwezig en op dinsdag neem je deel aan het wekelijks werkoverleg.
Jouw werkzaamheden- Beheren van de mailbox van je bestuurder en de gezamenlijke CvB-mailbox;
- Prioriteren en zelfstandig afhandelen van e-mails, of doorzetten naar de juiste collega's;
- Voorbereiden en afstemmen van de dagplanning;
- Inkomende stukken verwerken in iBabs;
- Vragen uitzetten bij collega's en de opvolging bewaken;
- Ondersteunen bij het organiseren van vergaderingen en evenementen;
- Voorbereiden van en deelnemen aan overleggen met je bestuurder (geen notuleerwerk);
- Flexibel inspelen op last-minute wijzigingen en spoedoverleggen;
- Actief bijdragen aan een prettige, collegiale werksfeer.
Een veelzijdige functie waarin je dagelijks bijdraagt aan rust, overzicht en structuur voor het CvB-lid. Je bent het vaste aanspreekpunt dat zaken soepel laat verlopen en ervoor zorgt dat de puzzel altijd klopt. De functie is in te vullen voor 32, 36 of 40 uur per week.
Herken jij jezelf?Krijg jij energie van ontzorgen, structureren en vooruitdenken? En ben jij die professionele managementassistent die met discretie, precisie en een faciliterende houding het verschil wil maken? Solliciteer dan nu en versterk het team van Hogeschool Utrecht!
Functie eisen
Resultaatgerichtheid, samenwerken en initiatief zijn drie kerncompetenties van de HU – en precies de pijlers waar jij jezelf in herkent. Als ervaren managementassistent ben jij iemand die stevig in je schoenen staat, overzicht bewaart en ervoor zorgt dat zaken soepel verlopen. Met jouw eigenaarschap en organisatietalent ontzorg je op topniveau, ook wanneer de hectiek groot is.
Jouw profiel- Minimaal een secretariële opleiding op MBO 4-niveau;
- HBO werk- en denkniveau;
- Aantoonbare ervaring in de ondersteuning van een directie, MT of bestuur binnen een complexe organisatie, bijvoorbeeld als (directie)secretaresse, managementassistent of executive assistant;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (een taaltest maakt onderdeel uit van de procedure);
- Beschikbaar voor (parttime) 32 tot 40 uur per week;
- Ervaring met MS Office;
- Ervaring met iBabs is een pré.
- Een écht ontzorger: aan een half woord heb jij genoeg;
- Communicatief sterk: je weet ideeën en meningen helder, correct en professioneel over te brengen;
- Efficiënt en zorgvuldig: je schakelt snel zonder het overzicht te verliezen;
- Een geboren organisatietalent: plannen en structureren zitten in je natuur;
- Stressbestendig: je voelt je thuis in een dynamische omgeving en weet onder (tijds)druk de rust te bewaren.
Voel jij je thuis in een hectische omgeving, vind je het leuk om jouw bestuurder te ontzorgen, kun je snel schakelen in verschillende situaties en blijf je overzicht houden onder grote (tijds)druk? Dan spreken we jou graag!
