Executive Assistant | De Kindertelefoon | 32 - 36 uur
| Branche | zakelijke dienstverlening |
| Dienstverband | Direct bij werkgever |
| Uren | Zie onder |
| Locatie | Utrecht |
| Salarisindicaties | 0-5.000 |
| Opleidingsniveau | Zie onder |
| Organisatie | Pienk |
| Contactpersoon |
Marjolein Zents 030-276 71 87 |
Informatie
Voor De Kindertelefoon in Utrecht zoeken we een Executive Assistant (Directiesecretaresse) (parttime of fulltime, 32 of 36 uur per week) die zowel de Directeur-Bestuurder als het MT gaat ondersteunen!
In deze rol combineer je de klassieke verantwoordelijkheid van een Directiesecretaresse met de moderne invulling van een Executive Assistant. Je bent binnen deze maatschappelijk betrokken organisatie een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de Directeur haar werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Daarnaast fungeer je als de spin in het web tussen directie, MT-leden, interne teams en externe stakeholders.
Een mooie én uitdagende functie voor een Executive Assistant met een hart voor de wereld van kinderen en jongeren.
Je werkt op zowel secretarieel, administratief als organisatorisch niveau samen met verschillende managers en collega's. Deze veelzijdigheid maakt de rol uitdagend: het is aan jou om overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en optimale ondersteuning te bieden. Bovendien is de organisatie volop in ontwikkeling, waardoor jij de ruimte krijgt om mee te denken en de rol verder vorm te geven.
Wat ga je doen?Hoe zien jouw dagen als Executive Assistant | Directiesecretaresse eruit? Tot jouw verantwoordelijkheden behoren:
Secretariële ondersteuning:
- Beheer van de algemene mailbox en die van de Directeur-Bestuurder;
- Complex agendabeheer en e-mailbeheer voor de Directeur-Bestuurder;
- Beheer van de algemene mailbox en telefoon;
- Alle overige voorkomende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.
Vergaderingen en planning:
- Voorbereiden en organiseren van OR-, RvT- en MT-vergaderingen (3 leden);
- Opstellen van agenda's en indien nodig notuleren;
- Opstellen van het centrale organisatieoverzicht van alle afdelingsoverleggen.
Procesondersteuning:
- Faciliteren van diverse interne werkprocessen;
- Bewaken van deadlines, signaleren van knelpunten en schakelen met stakeholders;
- Ondersteuning op het gebied van HR, Office Management, Facilitair en Financieel;
- Meewerken aan interne projecten zoals teamdagen, optimalisatietrajecten en organisatiebrede initiatieven.
Naast het feit dat je werkt voor een maatschappelijk betrokken organisatie, bevind je je in een dynamische omgeving die volop in ontwikkeling is. Jij vervult hierin een sleutelrol als betrouwbare rechterhand van de directie. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, bewaart overzicht en voelt je sterk betrokken bij je werk en de organisatie.
Interesse?Wil jij jouw organisatorische talent inzetten in een rol waarin je echt impact maakt als Executive Assistant | Directiesecretaresse? Reageer dan vandaag nog, ik vertel je graag meer over deze rol en het team!
Omschrijving
Voor De Kindertelefoon in Utrecht zoeken we een Executive Assistant (Directiesecretaresse) (parttime of fulltime, 32 of 36 uur per week) die zowel de Directeur-Bestuurder als het MT gaat ondersteunen!
In deze rol combineer je de klassieke verantwoordelijkheid van een Directiesecretaresse met de moderne invulling van een Executive Assistant. Je bent binnen deze maatschappelijk betrokken organisatie een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de Directeur haar werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Daarnaast fungeer je als de spin in het web tussen directie, MT-leden, interne teams en externe stakeholders.
Een mooie én uitdagende functie voor een Executive Assistant met een hart voor de wereld van kinderen en jongeren.
Je werkt op zowel secretarieel, administratief als organisatorisch niveau samen met verschillende managers en collega's. Deze veelzijdigheid maakt de rol uitdagend: het is aan jou om overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en optimale ondersteuning te bieden. Bovendien is de organisatie volop in ontwikkeling, waardoor jij de ruimte krijgt om mee te denken en de rol verder vorm te geven.
Wat ga je doen?Hoe zien jouw dagen als Executive Assistant | Directiesecretaresse eruit? Tot jouw verantwoordelijkheden behoren:
Secretariële ondersteuning:
- Beheer van de algemene mailbox en die van de Directeur-Bestuurder;
- Complex agendabeheer en e-mailbeheer voor de Directeur-Bestuurder;
- Beheer van de algemene mailbox en telefoon;
- Alle overige voorkomende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.
Vergaderingen en planning:
- Voorbereiden en organiseren van OR-, RvT- en MT-vergaderingen (3 leden);
- Opstellen van agenda's en indien nodig notuleren;
- Opstellen van het centrale organisatieoverzicht van alle afdelingsoverleggen.
Procesondersteuning:
- Faciliteren van diverse interne werkprocessen;
- Bewaken van deadlines, signaleren van knelpunten en schakelen met stakeholders;
- Ondersteuning op het gebied van HR, Office Management, Facilitair en Financieel;
- Meewerken aan interne projecten zoals teamdagen, optimalisatietrajecten en organisatiebrede initiatieven.
Naast het feit dat je werkt voor een maatschappelijk betrokken organisatie, bevind je je in een dynamische omgeving die volop in ontwikkeling is. Jij vervult hierin een sleutelrol als betrouwbare rechterhand van de directie. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, bewaart overzicht en voelt je sterk betrokken bij je werk en de organisatie.
Interesse?Wil jij jouw organisatorische talent inzetten in een rol waarin je echt impact maakt als Executive Assistant | Directiesecretaresse? Reageer dan vandaag nog, ik vertel je graag meer over deze rol en het team!
Functie eisen
Dit breng jij meeWe zijn op zoek naar een parttime of fulltime (32 - 36 uur) die graag binnen een maatschappelijk betrokken organisatie aan de slag gaat. Daarnaast ben je pro-actief, stressbestending en werk je gestructureerd. Je hebt oog voor kwaliteit en verder voldoe je aan de volgende functie eisen:
- HBO werk- denkniveau;
- Recente ervaring in een soortgelijke secretariële functie zoals (directie) secretaresse, management assistent, executive assistant;
- Ervaring met zeer complex agendabeheer;
- Goede kennis van het Microsoft Office pakket;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de procedure);
- Je bent 32 of 36 uur per week beschikbaar (op locatie, als de planning het toelaat kun je 1 dag per week vanuit huis werken);
- Je bent woonachting in de omgeving van Utrecht.
Daarnaast ben je communicatief vaardig, maak je gemakkelijk verbinding en ben je goed in staat overzicht te behouden en processen te stroomlijnen!
Wat maakt deze rol bijzonder?Bij deze organisatie maak je écht impact. Je ondersteunt niet alleen de dagelijkse gang van zaken, maar draagt ook bij aan een organisatie die zich inzet voor het welzijn van anderen. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en je betrokkenheid te laten zien, er is ruimte om processen te optimaliseren en de rol uit te bouwen!
Klaar voor een nieuwe stap in een rol waar jouw werk telt? Solliciteer nu!
