Kwartiermaker financiële informatievoorziening en advisering

Voor de VNG is FlexIntens op zoek naar een Kwartiermaker financiële informatievoorziening en advisering voor 36 uur per week. Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Over Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering binnen VNG Bureau en VNG Realisatie is per 1 januari 2025 gecentraliseerd. Deze eenheid is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan zowel interne klanten als aan partners binnen het VNG-concern. De herinrichting beoogt meer uniformiteit, transparantie en doelmatigheid in de bedrijfsvoering. De opdracht speelt zich af binnen de aandachtsgebieden Finance & Control, Planning & Control en Business Intelligence. De ambitie is om te komen tot een toekomstbestendige informatievoorziening en procesinrichting. Dit vereist harmonisatie van processen en systemen, betere benutting van data en dashboards en een samenwerking tussen control, advisering en management. Omschrijving van opdracht

De opdracht bestaat uit het ontwikkelen, begeleiden en (deels) realiseren van een verbeter- en harmonisatietraject op het gebied van financiële informatievoorziening, procesinrichting en control binnen de centrale bedrijfsvoering van VNG. Doel van de opdracht is:

• Het definiëren en realiseren van concrete verbetermaatregelen;
• Het borgen van samenhang tussen financiële processen, systemen en rollen en informatievoorziening;
• Het opstellen van een impactanalyse en heldere businesscases ter onderbouwing van besluitvorming en investeringen;
• Het begeleiden van pilots en implementaties met oog voor draagvlak en effectiviteit.

De opdracht is tijdelijk van aard en resultaatgericht, waarbij specifieke resultaten fasegewijs worden opgeleverd.

• Het uitvoeren van een impactanalyse op basis van de 100-dagenanalyse en input van stakeholders;
• Het opstellen van Business Case en aanpak voor verbetering van FC/P&C/BI-processen;
• Het formuleren en onderbouwen van businesscases inclusief kosten/baten, afhankelijkheden en scenario's;
• Het begeleiden van besluitvorming over FC/P&C/BI-inrichting (tools, processen, KPI's);
• Het begeleiden van één of meerdere pilots (bijv. inrichting verplichtingenadministratie volgens lean-principes);
• Het adviseren over borging van resultaten binnen lijnorganisatie en informatievoorziening;
• Het formuleren van risico's en mitigerende maatregelen.

Fase 1 Q4 2025 t/m Q2 2026 In bovenstaande periode worden onderstaande resultaten opgeleverd. Deel A: Drie gerichte opdrachten/resultaten (Q4 ‘25-Q1'26)

• De opdrachtnemer herijkt, verbetert en richt het Verplichtingenproces voor VNG en Bedrijven in.
• De opdrachtnemer verbetert de huidige projectrapportages VNGR via PowerBI en richt dit in.
• De opdrachtnemer zorgt voor een integrale bedrijfsvoeringsrapportage via PowwerbI en richt dit in.
• Opdrachtnemer maakt per gewenst resultaat eerst een korte impact analyse en business case waarin de wensen van de opdrachtgever en klant zijn meegenomen.
• De resultaten moet uiterlijk Q1 '26 werkend zijn. Deel B: Impactanalyse Q4 '25-Q2 ‘26 De opdrachtnemer levert een impactanalyse op basis van de 100-dagenanalyse en input van stakeholders. De impactanalyse vormt de basis voor het opstellen van 1 of meerdere business case in fase 2. Onderdelen van de impactanalyse zijn minimaal:
• Beschrijving van huidige situatie en knelpunten
• Inventarisatie van benodigde verbeteringen en quick wins
• Risico-inventarisatie en afhankelijkheden
• Relatie met de bredere bedrijfsvoeringsstrategie
• Thema's: o.a. financiële processen, systemen, Informatievoorzieining/Business Intelligence, rollen/verantwoordelijkheden. Deel C: Opstellen concept overall Business Case(s)/PVA Q1'26 - Q2'26 Op basis van de impactanalyse wordt een plan van aanpak (overall Business Case) opgesteld.
• Stappenplan per thema
• Fasering op basis van prioriteit, capaciteit en haalbaarheid
• Aandachtspunt voor verankering binnen de bredere bedrijfsvoeringsstrategie
• Aandacht voor communicatie Deel D: Decharges van deel A, B en C'aan opdrachtgever
• Uiterlijk Q2 2026. Op basis van de decharge zal fase 2 starten Fase 2 Uitwerken business cases Q2 26-Q2 27 Op basis van de impactanalyse en de overall business case is duidelijk welke business case uitgewerkt moeten gaan worden. Onderdelen daarvan zijn, o.a.
• Oplevering per deelonderwerp
• Financiële en kwalitatieve onderbouwing op hoofdlijnen
• Besluitvormingsadvies en Communicatie
• Het adviseren over borging van resultaten binnen lijnorganisatie en informatievoorziening;
• Het formuleren van risico's en mitigerende maatregelen. Decharge fase 2: Decharge zal naar verwachting per business case plaatsvinden. Als de 1e business case gereed is gaat fase 3 voor dat onderdeel in. Vandaar dat fase 2 en 3 simultaan kunnen gaan lopen. Fase 3 Implementatie, borging en eind advies Q2 '26 – Q2‘ 28 In deze fase worden de geaccordeerde business cases uit fase 2 geïmplementeerd en geborgd. Het kan zijn dat, zoals bij fase 2 vermeld, fase 3 parallel gaat lopen met fase 2 omdat een business case die gereed is, als geïmplementeerd kan of moet worden. Minimaal 1 business case wordt na een “GO” op het advies in fase 2 door de opdrachtnemer geïmplementeerd. De opdrachtnemer zal bij de implementatie van de business case de rol van begeleider/Coach op zich nemen en een team samenstellen dat bestaat uit de direct betrokkenen uit de organisatie. Indien er geen projectleider beschikbaar is binnen de staande organisatie zal in overleg met de opdrachtgever de opdrachtnemer deze taak op zich nemen. Aandachtspunt is: Integratie in reguliere processen, lijnorganisatie en systemen, governance Risico's Een aantal risico's waar de opdrachtgever en -nemer mee te maken kunnen hebben:
• Wijzigende prioriteiten binnen VNG-organisatie;
• Beperkte capaciteit bij interne teams;
• Technische afhankelijkheden (bijv. systemen);
• Onvoldoende draagvlak bij implementatie. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat hij risico's vroegtijdig signaleren, benoemen en voorzien van benodigde acties. In alle fases wordt stuurt hij op meetbaar resultaat, betrokkenheid van stakeholders en borging in reguliere organisatie. Overige
• De opdrachtnemer werkt resultaatgericht, zelfstandig en in afstemming met de opdrachtgever Directeur Bedrijfsvoering, en andere stakeholders zoals het MT Bedrijfsvoering en relevante stakeholders binnen het VNG-concern.
• De opdrachtgever houdt zich het recht voor om in elke fase tijdens de decharge ervoor te kiezen om de volgende fase via een DAS uit te zetten.
• De opdrachtnemer zorgt in het kader van kennisoverdracht voor een goede vastlegging en archivering van de opdrachtresultaten die: o De opdrachtgever in staat stelt voortgang, resultaat en kwaliteit tussentijds en bij beëindiging van de overeenkomst te testen en te beoordelen; o De opdrachtgever in staat stelt de uitkomsten van de opdracht te integreren in de gerelateerde processen in de organisatie.